Registrering af oplysninger fra eksterne aktører vedrørende navngivne / identificerbare medarbejdere

Når der fra eksterne aktører tilgår regionen oplysninger om konkrete navngivne / identificerbare medarbejdere, skal regionen vurdere, om disse oplysninger bør registreres på medarbejderens personalesag og i givet fald sikre, at dette sker.

Samtidig skal den modtagende part vurdere, om det skal undersøges om der i personalesagen er oplysninger, der kan være relevante at inddrage i behandling af det modtagne.

Disse retningslinjer vedrører alene oplysninger, der kan henføres til én eller få konkrete navngivne / identificerbare medarbejdere.

Oplysninger der vedrører afdelinger eller systemer skal i udgangspunktet ikke registreres på personalesager. Læs mere herom i de cases der er opstillet i blokken nedenfor.

Ved modtagelse af klager vedrørende konkrete navngivne / identificerbare medarbejdere vurderes, om der er tale om en klage over funktionen eller personen. En klage over funktionen (f.eks. en klage over en beslutning truffet af direktionen eller en hospitalsledelse eller andre) skal ikke behandles som en klage over en konkret person.

Når det besluttes, at en oplysning skal registreres på en personalesag, orienteres den berørte medarbejder.

Medarbejdernes synspunkter og bemærkninger til de registrerede oplysninger registreres ligeledes.

Regionen modtager oplysninger om navngivne / identificerbare medarbejdere fra en række eksterne aktører.

Henvendelser om navngivne / identificerbare medarbejdere kan komme fra forskellige aktører. Der kan være tale om:

• Oplysninger / afgørelser fra Styrelsen for Patientsikkerhed, Tilsynet vedrørende autorisationsforhold.
• Indgivne klager / afgørelser fra Styrelsen for Patientsikkerhed / Sundhedsvæsenets Disciplinærnævn.
• Dom eller kendelse om frakendelse vedrørende autorisationsforhold.
• Oplysninger om (sigtelser om) strafbare forhold fra Rigsadvokaten.
• Oplysninger om strafbare forhold, der fremgår af en indhentet straffeattest og som er behandlet i forbindelse med ansøgning om ansættelse / under ansættelsen.
• Klager (herunder vedrørende adfærd) fra borgere / patienter.
• Oplysninger / afgørelser i patienterstatningssager - hvis oplysningerne vedrører afgørelser efter specialistreglen og kan henføres til en eller få navngivne / identificerbare personer.
• Andre.

For den konkrete behandling af henvendelserne henvises til de udarbejdede sagsgange.

Disse oplysninger kan tilgå flere forskellige afdelinger / postkasser i regionen. Det kan være:

• Hovedpostkassen i Region Midtjylland.
• Det enkelte områdes hovedpostkasse.
• Regionssekretariatet, Juridisk Kontor.
• Regionssekretariatet, klager til regionsrådsformanden.
• Hospitalsledelser.
• Afdelingsledelser.
• Kvalitetsafdelinger.
• Koncern HR.
• De enkelte områdes HR afdeling.
• Andre.

Det enkelte område fastlægger sagsgange, der sikrer journalisering af henvendelsen på den relevante personalesag under delforløbet ”fortroligt”.

Journalisering omfatter alle relevante sagsakter i forbindelse med behandling af en oplysning / afgørelse.

Der er udarbejdet en række fælles administrative sagsgange vedrørende forskellige typer af sager, der vedrører konkrete navngivne eller identificerbare medarbejdere i regionen.

Disse sagsgange vedlægges som bilag til retningslinjerne.

De administrative sagsgange vil efter behov løbende blive ajourført.

Det er en konkret vurdering om oplysninger fra eksterne aktører er omfattet af retningslinjerne.

Nedenfor er en række eksempler, der kan belyse, hvornår retningslinjerne gælder – og hvornår ikke:

1. Henvendelse fra patient, der klager over forplejningen i forbindelse med en indlæggelse.

Behandles ikke efter retningslinjerne.

2. Henvendelse fra pårørende vedrørende utilsigtede negative følger af en operation.

Behandles ikke efter retningslinjerne – medmindre klagen går på en navngiven medarbejder.

3. Henvendelse fra patient over for lang ventetid i forbindelse med henvendelse på akutafdeling

Behandles ikke efter retningslinjerne.

4. Henvendelse fra borger, der er utilfreds med, at den praktiserende læge ikke vil udskrive hash olie.

Behandles ikke efter retningslinjerne.

5. Henvendelse fra borger, der har følt sig "uforskammet behandlet" af navngiven medarbejder.

Behandles efter retningslinjerne.

6. Henvendelse fra patient, der mener sig seksuelt forulempet af navngiven medarbejder.

Behandles efter retningslinjerne.

7. Henvendelse fra patient, der føler, at der var dårlig og mangelfuld kommunikation.

Behandles efter retningslinjerne, hvis der i henvendelsen peges på dårlig og mangelfuld kommunikation fra konkret navngiven / identificerbar medarbejder.

Behandles ikke efter retningslinjerne, hvis der i henvendelsen peges på dårlig og mangelfuld kommunikation fra afdelingen / afsnittet under et.

• Fælles sagsgange A - oplysninger fra indhentet børne-/straffeattest
• Fælles sagsgange B - oplysninger om strafbare forhold fra Rigsadvokaten
• Fælles sagsgange C - klagesager
• Fælles sagsgange D - oplysninger om ændring af autorisationsforhold
• Fælles sagsgange E - patienterstatningssager