(Mette Flemming, personalejurist, Koncern HR, og Sabina Bjørn Vinther, jurist, Juridisk Kontor, deltager under behandling af punktet).
Region Midtjylland har siden den 17. december 2021 haft en lovpligtig whistleblowerordning. Ordningen giver medarbejdere, samarbejdspartnere og leverandører mulighed for i god tro at indberette begrundet mistanke eller viden om alvorlige fejl eller forsømmelser i regionens administration og borgerbetjening. Forretningsudvalget orienteres årligt om antallet af indberetninger i regionens whistleblowerordning. Orienteringen offentliggøres på Region Midtjyllands hjemmeside.
Organisering af whistleblowerordningen
Region Midtjylland samarbejder med advokatfirmaet Bech-Bruun om ordningen. Indberetning sker således gennem deres internetportal, og Bech-Bruun vurderer indledningsvist, hvorvidt indberetningerne falder inden for ordningens anvendelsesområde. Hører en indberetning til i ordningen, sendes den videre til regionen for en realitetsbehandling af indberetningen. I 2022 har Bech-Bruun vurderet, at en enkelt indberetning faldt uden for ordningens anvendelsesområde. De øvrige indberetninger er blevet realitetsbehandlet.
Når en sag videresendes til realitetsbehandling i regionen, er det regionens vurderingskomité, som sørger for den videre behandling. Vurderingskomitéen består af vicedirektøren for Regionssekretariatet, økonomidirektøren og vicedirektøren fra Koncern HR, (løn og personale). Vurderingskomitéen sekretariatsbetjenes af jurister fra Regionssekretariatet og Koncern HR. En nærmere beskrivelse af regionens rammer for ordningen kan findes her.
Erfaringer fra whistleblowerordningen
Region Midtjylland har i 2022 modtaget ni indberetninger. En enkelt sag blev afvist, da den ikke var omfattet af whistleblowerordningen.
Der er to af de indberettede sager, som har givet anledning til yderligere undersøgelser med henblik på at ændre procedurer og sagsgange. De to sager har begge omhandlet de tematikker på Mave-Tarmkirurgisk afdeling på Aarhus Universitetshospital, som for nyligt også har været genstand for meget medieomtale.
Der er indtil videre ikke foretaget ansættelsesretlige skridt i anledningen af indberetninger i ordningen.
Temaet for de færdigbehandlet sager i whistleblowerordningen har, ud over ovenstående på Mave-Tarmkirurgisk afdeling, indtil videre været: Mistanke om en medarbejders fortielse af helbredsmæssige forhold, privat brug af et af regionens køretøjer, brud på tavshedspligten på sociale medier, samarbejdspartners misligholdelse af kontrakt, vagtplanlægning, misvisende regnskab og dårligt arbejdsmiljø.
Til sammenligning havde Region Hovedstaden 29 indberetninger i 2022. Region Nordjylland havde 3 indberetninger i 2022. Region Sjælland havde 16 indberetninger pr. 16. maj 2022. Region Syddanmark havde 13 indberetninger i 2022. Det formodes, at regionen fremadrettet vil modtage flere indberetninger i whistleblowerordningen.
Opmærksomhedspunkter
I forbindelse med realitetsbehandlingen af sagerne i whistleblowerordningen er der opstået nogle opmærksomhedspunkter, som ikke er beskrevet i regionens ordning i dag, men som Vurderingskomitéen i denne indledende fase har taget stilling til fra gang til gang.
1) Orientering af medarbejdere, der nævnes direkte i en indberetning
2) Kommunikation om ordningen og herunder også kommunikation til direktion og regionsråd
3) Kontakt til indberetter
4) Opmærksomhed på hvordan den bedste undersøgelse af sagen sikres i et tilfælde, hvor et medlem af koncernledelsen er under anklage
5) Indledende sundhedsfaglig screening
Ad 1) Ved realitetsbehandling af sagerne kan der opstå situationer, hvor der på den ene side er en lovbestemt beskyttelse af indberetterens anonymitet og på den anden side et hensyn til den person, som bliver undersøgt i forbindelse med realitetsbehandlingen af sagen. Der vil i den kommende periode blive forsøgt udarbejdet en generel ramme for, hvornår en medarbejder, der konkret er nævnt i en indberetning, orienteres om indberetningen.
Ad 2) Det kan konstateres, at der er indberettet sager til whistleblowerordningen, som kan undersøges bedre og hurtigere i det ordinære kvalitetssystem. På den baggrund vil kommunikationen om ordningen på hjemmesiden blive tilpasset – og herunder vil det blive fremhævet, at medarbejderne altid er velkomne til at henvende sig direkte til direktionen, såfremt de ikke føler sig hørt af lederne i egen del af organisationen, eller der er opmærksomhedspunkter, som man ønsker at videregive.
Det vil herunder også blive tydeliggjort, hvem der informeres om hvad i forbindelse med håndteringen af sagerne.
Vurderingskomiteen anbefaler, at det fremover vil være sådan, at direktionen får en mundtlig orientering i forbindelse med førstkommende direktionsmøde efter Vurderingskomiteens indledende behandling af sagen, når der kommer nye sager i ordningen. I forbindelse med orienteringen vurderer direktionen i de konkrete sager, om der er behov for en indledende orientering af regionsrådet.
Ad 3) På grund af den anonymitet, der er forbundet med ordningen, så kan kommunikation med indberetter kun ske gennem portalen, og det er ikke muligt at give en påmindelse, når der er nyt i portalen. Indberetter skal derfor aktivt tilgå portalen for at se, om der er nyt. Det betyder, at sagsbehandlingen ofte bliver forsinket, da det ofte sker, at indberetter ikke ser, hvis der fx er stillet uddybende spørgsmål.
Det er uhensigtsmæssigt, og Region Midtjylland vil på den baggrund gå i dialog med Bech-Bruun med henblik på at afsøge, om systemet kan sættes op til, at der sendes en påmindelse på mail eller sms, når der er ny besked i portalen til indberetter. Er det ikke muligt, vil vi afsøge, hvorvidt det i forbindelse med indberetningen kan tydeliggøres, at det er nødvendigt at indberetter løbende logge ind på portalen og tjekker, om der er nyt.
Ad 4) Det er afgørende for Vurderingskomitéen, at realitetsbehandlingen grundigt belyser sagen, og at det sker på et objektivt grundlag. Vurderingskomitéen skal sikre, at det ikke er den anklagede, som undersøger sig selv. Der kan opstå sager, hvor dem der normalt vil være nærmest til at belyse en sag selv anklages i en indberetning eller på anden måde vil kunne anses for ikke at være upartisk. I disse tilfælde vil Vurderingskomitéen skulle tage stilling til, hvordan sagen skal undersøges, når den ikke kan følge den normale procedure.
Udfordringen kan i den forbindelse være, at det kan være vanskeligt at foretage en tilstrækkelig dybdegående og kvalificeret undersøgelse af fx Vurderingskomitéens sekretariat suppleret med fagpersoner fra relevante centrale stabsfunktioner, da de ikke vil have det lokale kendskab – eller måske tilstrækkelig indsigt i de forhold, der indberettes i forhold til. En anden problemstilling kan være, at det, for at sikre indberetterens anonymitet, ikke vil være muligt at undersøge sagen tilstrækkeligt konkret.
Vurderingskomiteen har opmærksomhed på vigtigheden af, at der hurtigt skal nedsættes et team af medarbejdere, som tilsammen har kompetencer til at vurdere problemstillingerne. Vurderingskomiteen vil, ved nedsættelse af et fagligt team, være ekstra opmærksomme på at sikre, at det faglige team frigøres tilstrækkeligt fra andre opgaver, så de kan fokusere på at gennemføre undersøgelsen hurtigst muligt.
Ad 5) Vurderingskomiteen vil fremover sikre, at der ved sager omhandlende patienter indledningsvist foretages en sundhedsfaglig vurdering af, om der er risiko for patientsikkerheden (eller andre alvorlige forhold), som gør, at sagen skal prioriteres og behandles særligt hurtigt.
Vurderingskomiteen er løbende opmærksom på at udvikle procedurer og rammer for ordningen, så den opfylder sit formål bedst muligt. Ordningen er fortsat meget ny og har kun realitetsbehandlet få og meget forskellige sager, hvorfor det må forventes, at der også i den kommende periode vil vise sig behov for at videreudvikle rammerne omkring håndtering af ordningen.
