Dagsordner-referater

Referat fra møderne 25. juni og 25. august 2015 er vedlagt som bilag

Referat fra det ordinære møde 25. juni og det ekstraordinære møde 25. august 2015 er vedlagt som bilag

Christian Boel varetog ifølge aftale med næstformandskabet mødelederrollen i Jacob Stengaard Madsens fravær.

Det blev fra medarbejderside tilkendegivet, at de i referatet fra 25. juni 2015 ønsker tilføjet, at de fortsat ønsker at bibeholde en 2-årig kadence omkring gennemførelsen TULE og APV.

Det blev endvidere tilkendegivet, at fejlen påpeget 25. september 2015 om differencen på 20 mio. kr. i de slides, som blev præsenteret på mødet, er gentaget i referatet.

Referaterne blev herefter godkendt.

• Referat25062015_Endeligt inkl. rettelse170915
• Referat temadrøftelser 260615_ENDELIG
• Referat250815_endeligt inkl rettelse170915

Dagsordenen godkendes

Dagsordenen godkendes

 Dagsordenen blev godkendt.

Der orienteres om de indkomne høringssvar fra HMU'erne til forslag til budget 2016 og status for processen. Det afklares på mødet, om medarbejdersiden ønsker at afgive en supplerende udtalelse til 2. behandlingen i regionsrådet, og eventuelle input hertil drøftes. Fristen for en eventuel supplerende udtalelse er 16. september 2015. Forberedelsen af mødet med forretningsudvalget 20. oktober 2015 drøftes.

Der orienteres på mødet om de indkomne høringssvar fra HMU'erne til forslag til budget 2016 og status for processen. Det afklares på mødet, hvorvidt medarbejdersiden ønsker at afgive en supplerende udtalelse til regionsrådets 2. behandling, og eventuelle input hertil drøftes. Fristen for en eventuel supplerende udtalelse fra medarbejdersiden til 2. behandlingen i regionsrådet den 22. september er 16. september 2015.

Forberedelsen af mødet med forretningsudvalget 20. oktober drøftes. På mødet mellem forretningsudvalget og RMU 19. maj 2015 blev det fra politisk side foreslået, at få sundhedsplanen og konsekvenserne af de politiske beslutninger i fokus på mødet 20. oktober samt få en drøftelse af, hvordan vi kommer videre efter spareplanen.

Medarbejdersiden har ønsket at henlede opmærksomheden på de data, som er udsendt pr. mail 25. august 2015 om Arbejdstilsynets reaktioner i Region Midtjylland i perioden januar 2012 - juli 2015. Den fremsendte oversigt er vedlagt som bilag.

Høringssvar fra HMU'erne til forslag til budget 2016 vil blive eftersendt samt en eventuel udtalelse fra medarbejdersiden i RMU efter det ekstraordinære møde 25. august 2015.

Økonomidirektør Per Grønbech redegjorde indledningsvis for budgetforliget. Budgetforliget har afsæt i spareplanen, der blev vedtaget i foråret. Det har ikke været muligt at undgå nogle af besparelserne, og de tal som blev oplyst på det ekstraordinære møde 25. august 2015 passer - bortset fra, at regionen vil modtage 4 mio. kr. mindre i bloktilskud. Derfor er der tilsvarende færre midler til stigende medicinudgifter.

Der er en bred anerkendelse af, at der er tale om en meget stram økonomi, og hospitalerne er udfordret af bl.a. kræftpakker. Medarbejderne i Regional Udvikling og administrationen bliver også udfordret, idet en stor del af spareplanen går på administrative besparelser. Vi forventer, at der kommer yderligere midler til sundhedsvæsenet i forbindelse med indgåelse af Finansloven, formentlig i omegnen af 700-800 mio. kr., men hvor mange midler, der vil tilfalde regionen, vides ikke.

Udfordringen på længere sigt er øget pres på vores investeringsplan, og hvad det vil komme til at betyde for anlægsrammen.

Der er lavet en række hensigtserklæringer i budgetforliget om bl.a. revision af regionens kvalitetsmål i foråret 2016, temamøde i regionsrådet om kompetenceudvikling, udvikling af nye samarbejdsformer med kommunerne om fælles forløb for patienter mv.
 

Christian Boel oplyste, at der i forhold til investeringsplanen skal lægges en analyse frem for politikerne til oktober, og at der på den baggrund kan opstilles nogle forskellige handlemuligheder.

Bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

Budgetforlig 2016
Der blev fra medarbejderside givet udtryk for, at den hurtige høring har været en skueproces. Det er uanstændigt, at der meldes et budgetforlig ud så hurtigt efter høringsfristens udløb. Medarbejdersiden ønsker i det lys ikke at bruge tid på at lave en supplerende udtalelse til 2. behandlingen af budgettet. Det blev endvidere stillet spørgsmål vedrørende fordelingen mellem Region Midtjyllands og de øvrige regioners finansiering af partikelterapien.  

Christian Boel sagde, at medarbejdersidens synspunkter omkring de stramme deadlines er noteret og henviste til, at kritikken kan bringes op på mødet med forretningsudvalget. Med hensyn til partikelterapi skal hele takstgrundlaget på plads, og der er lagt et forslag frem for de andre regioner. Det er en forudsætning, at de øvrige regioner skal betale for den behandling, som deres egne borgere får.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at det er vigtigt, at få tydeliggjort, at nogle af de penge der investeres, og de udgifter der er til at finansiere behandlingen til andre regioners borgere ”kommer ind igen” - så medarbejderne ikke oplever det som om, at vi fyrer nogle for at få råd til funktionen. Christian Boel foreslog, at der om et års tid laves en kort orientering om økonomien omkring partikelterapien.
(o)

Der blev fra medarbejderside spurgt til, om der på et tidspunkt udarbejdes et overblik over de samlede besparelser. Personalet har brug for, at de alvorlige konsekvenser tydeliggøres. Per Grønbech sagde, at der ses på det hen over efteråret.

Der blev fra medarbejderside henvist til oversigten over påbud fra Arbejdstilsynet, som de havde ønsket at få vedlagt punktet, da det er vigtigt at se tingene i en sammenhæng. Det er aftalt, at RMU løbende får oversigter over påbuddene.

Christian Boel henviste til, at regionsrådet også har fokus på påbud og strakspåbud. Ditte Hughes bemærkede, at RMU får tallene hvert kvartal, og at der følges op på de enkelte påbud lokalt.  

Økonomidirektør Per Grønbech redegjorde indledningsvis for budgetforliget. Budgetforliget har afsæt i spareplanen, der blev vedtaget i foråret. Det har ikke været muligt at undgå nogle af besparelserne, og de tal som blev oplyst på det ekstraordinære møde 25. august 2015 passer - bortset fra, at regionen vil modtage 4 mio. kr. mindre i bloktilskud. Derfor er der tilsvarende færre midler til stigende medicinudgifter.

Der er en bred anerkendelse af, at der er tale om en meget stram økonomi, og hospitalerne er udfordret af bl.a. kræftpakker. Medarbejderne i Regional Udvikling og administrationen bliver også udfordret, idet en stor del af spareplanen går på administrative besparelser. Vi forventer, at der kommer yderligere midler til sundhedsvæsenet i forbindelse med indgåelse af Finansloven, formentlig i omegnen af 700-800 mio. kr., men hvor mange midler, der vil tilfalde regionen, vides ikke.

Udfordringen på længere sigt er øget pres på vores investeringsplan, og hvad det vil komme til at betyde for anlægsrammen.

Der er lavet en række hensigtserklæringer i budgetforliget om bl.a. revision af regionens kvalitetsmål i foråret 2016, temamøde i regionsrådet om kompetenceudvikling, udvikling af nye samarbejdsformer med kommunerne om fælles forløb for patienter mv.

Christian Boel oplyste, at der i forhold til investeringsplanen skal lægges en analyse frem for politikerne til oktober, og at der på den baggrund kan opstilles nogle forskellige handlemuligheder.

Bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

Budgetforlig 2016

Der blev fra medarbejderside givet udtryk for, at den hurtige høring har været en skueproces. Det er uanstændigt, at der meldes et budgetforlig ud så hurtigt efter høringsfristens udløb. Medarbejdersiden ønsker i det lys ikke at bruge tid på at lave en supplerende udtalelse til 2. behandlingen af budgettet. Det blev endvidere stillet spørgsmål vedrørende fordelingen mellem Region Midtjyllands og de øvrige regioners finansiering af partikelterapien.  

Christian Boel sagde, at medarbejdersidens synspunkter omkring de stramme deadlines er noteret og henviste til, at kritikken kan bringes op på mødet med forretningsudvalget. Med hensyn til partikelterapi skal hele takstgrundlaget på plads, og der er lagt et forslag frem for de andre regioner. Det er en forudsætning, at de øvrige regioner skal betale for den behandling, som deres egne borgere får.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at det er vigtigt, at få tydeliggjort, at nogle af de penge der investeres, og de udgifter der er til at finansiere behandlingen til andre regioners borgere ”kommer ind igen” - så medarbejderne ikke oplever det som om, at vi fyrer nogle for at få råd til funktionen. Christian Boel foreslog, at der om et års tid laves en kort orientering om økonomien omkring partikelterapien.

(o)

Der blev fra medarbejderside spurgt til, om der på et tidspunkt udarbejdes et overblik over de samlede besparelser. Personalet har brug for, at de alvorlige konsekvenser tydeliggøres. Per Grønbech sagde, at der ses på det hen over efteråret.

Der blev fra medarbejderside henvist til oversigten over påbud fra Arbejdstilsynet, som de havde ønsket at få vedlagt punktet, da det er vigtigt at se tingene i en sammenhæng. Det er aftalt, at RMU løbende får oversigter over påbuddene.

Christian Boel henviste til, at regionsrådet også har fokus på påbud og strakspåbud. Ditte Hughes bemærkede, at RMU får tallene hvert kvartal, og at der følges op på de enkelte påbud lokalt.  

Møde med forretningsudvalget

Christian Boel henviste til, at der på mødet i foråret fra politisk side blev foreslået at sætte sundhedsplanen – og konsekvenserne af de politiske beslutninger - i fokus på næste møde 20. oktober 2015 mellem RMU og forretningsudvalget og herunder drøfte, hvordan vi kommer videre efter spareplanen.  

Temadrøftelsen kunne omhandle den del, der vedrører ”på patientens præmisser”. Hvordan er det omsat på vores driftsenheder, og hvordan arbejder vi med det set i relation til spareplanen? Kan der genereres noget læring/videndeling? Der kunne evt. holdes oplæg herom. Et tema kunne evt. også være, hvordan vi arbejder med forenkling.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at medarbejdersiden på formødet havde talt om, at det også kunne være relevant at fokusere på temaet kvalitet, og hvordan det hænger sammen med ”på patientens præmisser”.

Christian Boel tilkendegav, at der er et nyt kvalitetsparadigme på vej, og at det er meget relevant at få drøftet i RMU-sammenhæng. Der er dog brug for først at få det operationaliseret. En drøftelse heraf kunne evt. være på mødet i RMU til december eller først i det nye år. Der er også behov for en forenklingsdrøftelse med RMU. Dette kunne afføde en efterfølgende drøftelse med forretningsudvalget i foråret 2016.

Der blev fra medarbejderside udtrykt forståelse for, at man endnu ikke kan drøfte det nye kvalitetsparadigme, men medarbejdersiden vil gerne drøfte med politikerne, hvad vi forstår ved kvalitet som henholdsvis politikere og fagprofessionelle?

Christian Boel tilkendegav, at han ikke er i tvivl om, at kvalitetsdrøftelsen vil komme, men det bør ske på rette tidspunkt. Han foreslog, at der eventuelt nedsættes en lille planlægningsgruppe, som kan snakke sammen om, hvordan temadrøftelsen bedst mulig kan strikkes sammen.

(o)

Konklusion

Orienteringen om budgetforliget blev taget til efterretning. Medarbejdersiden i RMU ønsker ikke at afgive en supplerende udtalelse til regionsrådets 2. behandling.

• Påbud i Region Midtjylland januar 2012 - juli 2015
• Høringssvar budget 2016 AUH
• Høringssvar budget 2016 HEH
• Høringssvar budget 2016 HEV
• Høringssvar budget 2016 Præhospitalet
• Høringssvar budget 2016 RHR
• Høringssvar budget 2016 stabe
• Høringssvar Budget 2016 P&S
• RMU medarbejderside udtalelse budget 2016

Der orienteres om den foreløbige status vedrørende implementeringen af spareplan 2015-2019 med fokus på de personalemæssige konsekvenser, herunder antallet af varslede medarbejdere til afskedigelse eller omplacering med væsentlig stillingsændring pr. 31. august 2015.

De enkelte enheder er i gang med at implementere spareforslagene i henhold til de aftalte tidsplaner og processer. Koncern HR og de lokale HR-funktioner opgør løbende status over opsagte, omplacerede og afskedigede medarbejdere.

Der orienteres på mødet om den foreløbige status vedrørende implementeringen af spareplan 2015-2019 med fokus på de personalemæssige konsekvenser, herunder antallet af varslede medarbejdere til afskedigelse eller omplacering med væsentlig stillingsændring pr. 31. august 2015.

Der eftersendes/udleveres på mødet en oversigt med en foreløbig status vedr. antallet af opsagte, omplacerede og afskedigede medarbejdere i forbindelse med spareplanen. Oversigten vil senere blive opdateret og suppleret af en opgørelse over, hvor mange stillinger der skønnes nedlagt som følge af spareplanen.

Der kan i øvrigt henvises til, at Koncern HR stiller et beredskab til rådighed som supplement til det lokale HR-beredskab i forbindelse med afskedigelse af medarbejdere og ledere. Med dette beredskab kan både ledere og medarbejdere individuelt få støtte til her og nu at drøfte de dilemmaer og udfordringer, der måtte være i forhold til den konkrete opsigelse, og til at drøfte omstilling til fremtiden. Desuden rummer beredskabet en række tilbud til støtte for grupper af ledere og medarbejdere, afsnit og afdelinger i at håndtere omstillingsprocesserne både før, under og efter opsigelserne. Støtteforanstaltningerne i beredskabet er beskrevet på hjemmesiden: http://link.rm.dk/1EaooUF

Christian Boel orienterede kort om den eftersendte oversigt pr. 31. august 2015. Det er vigtigt at understrege, at det er en foreløbig oversigt. Psykiatri og Social går først i gang med at implementere spareplanen senere, og AUH er heller ikke i mål med at iværksætte alle de nødvendige varslinger mv. Oversigten viser alene medarbejdere, som er varslet omplaceret til anden stilling eller varslet påtænkt afskediget – ikke antallet af nedlagte stillinger. Den suppleres i løbet af efteråret med et samlet skøn over antallet af nedlagte stillinger. Det er ledelsens vurdering, at ansættelsesstoppet har haft stor effekt. Spørgsmålet er, hvornår det skal ophæves. HR-/personalechefkredsen mødes i september og drøfter dette, og på den baggrund udformes en indstilling til direktionen.

Bemærkninger fra mødedeltagerne:

• Det er vigtigt, at de tal der meldes ud til pressen giver et retvisende billede af spareplanens konsekvenser. Det er også meget vigtigt at kunne følge udviklingen i tallene fremadrettet.

• Det ville være ønskværdigt, at det ved nedlæggelser af stillinger skriftligt beskrives, hvad man så ikke skal lave - eller hvad der er kommet af nyt fx udstyr som bevirker, at der ikke længere er behov for stillingerne.  

• Kan der i forbindelse med spareplanen søges midler til uddannelse til de afskedigede medarbejdere i lighed med ved besparelserne i 2011?  
  
• Høringssvarene tilkendegiver, at opmærksomheden på arbejdsmiljøet skal skærpes, men hvordan skal det ske, og hvem skal konkret gøre det? Det giver et øget tryk på arbejdsmiljøorganisationen, og der bør være opmærksomhed omkring MEDaftalens § 29, stk. 6 om medarbejderrepræsentanternes vilkår.

• Er der et samlet overblik over situationen? Det vil være uhensigtsmæssigt at ophæve ansættelsesstoppet nu og begynde at ansætte, hvis der om kort tid kommer flere afskedigelser.
   
• Der ønskes en anden opbygning af oversigten, så faggruppe og ledelsesenhed også fremgår. Den enkelte enhed og RMU vil dermed bedre kunne se sammenhængen.

• Der efterlyses et overblik over, hvor mange der er sat ned i tid. Der er eksempler på, at diætister er sat voldsomt ned i tid.  

Christian Boel sagde opsummerende, at der kan laves en opgørelse over faggrupper fordelt på enheder samt skøn over hvor mange stillinger, der er nedlagt. Nogle af spørgsmålene om, hvor langt man er kommet med besparelserne, henhører under det enkelte HMU. Med hensyn til en beskrivelse af, hvad der ikke skal løses af opgaver i forbindelse med stillingsnedlæggelser, så er det en ledelsesopgave at anvise, hvordan opgaverne skal løses i forhold til de ressourcer, der er til rådighed. Det er vigtigt at sikre arbejdsmiljøet i pressede perioder. Det kom RMU godt omkring på døgnseminaret, og det vil også være i fokus på arbejdsmiljøkonferencen 8. oktober 2015. Måske er der noget, som skal ændres i formuleringen i MED-og Arbejdsmiljøaftalen i forbindelse med den kommende evaluering.

Med hensyn til at søge midler til uddannelse til afskedigede, oplyste Ditte Hughes, at der er sket en lovændring i december 2014, således at dagpengemodtagere kan bevilges uddannelse til områder, hvor der er jobåbninger (mulighederne, inkl. mulighederne for at søge varslingsmidler, vil blive drøftet med HR-cheferne).

Jakob Olesen henviste til, at opgørelsen kan drøftes i Den Regionale Omplaceringsgruppe (RGO) og personalechefkredsen, hvor problemstillinger for enkelte faggrupper også kan drøftes. Der udarbejdes en oversigt for hver måned indtil udgangen af 2015.

Konklusion

Opgørelsen over antallet af varslede medarbejdere til afsked eller omplacering udbygges med faggrupper fordelt på HMU-områder og der udformes et overblik (skøn) over hvor mange stillinger, der er nedlagt.

(o)

Orienteringen blev taget til efterretning.

• Foreløbig status antal varslet omplaceret eller afskediget

Der er gennemført Trivsels Undersøgelse og Ledelses Evaluering i alle driftsenheder, fællesfunktioner og stabe i Region Midtjylland i 2014. Resultaterne fremgår af vedlagte rapport, der giver et samlet overblik over TULE i 2014 og viser udviklingen fra sidste Trivsels Undersøgelse og Ledelses Evaluering, gennemført i 2010 – 2012.

De samlede resultater for TULE, gennemført i hele organisationen i 2014, viser et fald i scoren for to overordnede spørgsmål for trivsel og ledelse. Region Midtjylland ligger marginalt bedre (1 til 2 pct. points) end landsgennemsnittet på samtlige spørgsmål, der stilles i ”Trivselsmeter”.

Der lægges op til, at RMU - bl.a. på baggrund af det samlede billede fra TULE - drøfter, hvad der fremadrettet kan gøres for at understøtte de ansattes trivsel på Region Midtjyllands arbejdspladser, og herunder hvad RMU/MED-systemet kan bidrage med.

Det fremtidige koncept for TULE vil blive drøftet på et af de førstkommende RMU-møder.

Grundlaget for regionens TULE-rapporter er indsamling af data og består af en lang række spørgeskemaundersøgelser, som er gennemført i alle driftsenheder, fællesfunktioner og stabe, og som beskriver trivsel og ledelse. Rapporterne sendes til de lokale ledelser til lokal opfølgning.

I kraft af baggrundsvariable som driftsenhed, stillingskategori, køn og alder kan datamaterialet aggregeres og bruges til at vise tilfredsheden med trivsel og ledelse på et samlet regionalt niveau.

Der er i alle Region Midtjyllands driftsenheder, fællesfunktioner og stabe udarbejdet Trivsels Undersøgelse og Ledelses Evaluering (TULE) i 2014. Det overordnede materiale er samlet i en række tabeller, som fremgår af vedlagte rapport ”Overblik over Region Midtjyllands TULE-resultater i 2014” og præsenteres mere uddybende i vedlagte notat ”Notat om TULE resultater i Region Midtjylland 2014”.

Om de overordnede resultater kan følgende fremhæves:

I alt har 20.065 medarbejdere besvaret et spørgeskema. Det svarer til en svarprocent på 74. Samlet set er svarprocenten for hele regionen faldet lidt fra 76% i sidste undersøgelsesperiode (gennemført i 2010 – 2012) til 74% i 2014.

I forhold til det helt generelle billede er det værd at bemærke, at de samlede resultater for TULE, gennemført i hele organisationen i 2014, viser et fald i scoren for de to overordnede spørgsmål for trivsel og ledelse:

”Hvor tilfreds er du alt i alt med trivslen på din arbejdsplads?” og

”Hvordan vurderer du alt i alt den ledelse, du modtager fra din(e) leder(e)?”.

Faldet i score for begge disse overordnede spørgsmål er på 3 points.

Tilfredshed inden for trivsel ud fra Regions Midtjyllands TULE-undersøgelse fordelt på enheder

Den gennemsnitlige tilfredshed i Region Midtjylland inden for trivsel er på 72 målt på en skala på 0-100.

Enheder med den højeste tilfredshed ligger i intervallet 73–87.

Enheder med den laveste tilfredshed ligger i intervallet 70-71.

Udvikling i tilfredshed med trivsel ud fra Regions Midtjyllands TULE-undersøgelse fordelt på enheder

Den samlede score i Region Midtjylland vedr. tilfredshed med trivsel viser et fald på 3 points siden seneste TULE.

Tilfredshed med ledelse ud fra Regions Midtjyllands TULE-undersøgelse fordelt på enheder

Den gennemsnitlige tilfredshed i Region Midtjylland med ledelse ligger på 71 målt på en skala 0-100.

Enheder med den højeste tilfredshed ligger i intervallet 72 – 86.

Enheder med den laveste tilfredshed” ligger i intervallet 69 – 70.

Udvikling inden for tilfredshed med ledelse ud fra Regions Midtjyllands TULE-undersøgelse fordelt på enheder

Den samlede score i Region Midtjylland i tilfredshed med ledelsen er faldet med 3 points siden seneste TULE.

For en uddybning herunder inddragelse af stillingskategori henvises til vedlagte notat.

Sammenligning med de øvrige regioner

Regionerne er blevet enige om at måle trivsel på arbejdspladserne. Med benchmarking for øje er der valgt otte spørgsmål fra Trivselsmeter, der stilles på alle regionernes arbejdspladser som en del af trivselsundersøgelserne. ”Trivselsmetret” er et måleværkstøj, der er udviklet af Personalestyrelsen, Kommunernes Landsforening og Danske Regioner til brug for måling af trivsel på offentlige arbejdspladser. I følge en endnu ikke offentliggjort rapport ”Trivsel på regionernes arbejdspladser” viser tallene:

At svarprocenten i Region Midtjylland på 74% ligger marginalt lavere end landsgennemsnittet på 76%.

At Region Midtjylland ligger marginalt bedre (1 til 2 pct. points) end landsgennemsnittet på samtlige spørgsmål, der stilles i ”Trivselsmeter”.

Udgangspunktet for TULE-undersøgelserne er, at god trivsel og god ledelse primært skabes på den enkelte arbejdsplads og i relationerne mellem ledelse og medarbejdere og medarbejdere og ledere imellem.

Det giver sig udslag i store forskelle i de enkelte undersøgelser, og mellem afdelinger/afsnit. Forskellene udlignes i et vist omfang, når flere afsnit bliver lagt sammen i resultaterne for større enheder, f.eks. afdelinger, centre og driftsenheder. Det samme gør sig gældende, når svar for baggrundsvariable tilsvarende bliver lagt sammen.

Der kan udarbejdes datamateriale for de enkelte driftsenheder, fællesfunktioner og stabe, og dermed kan der foretages en mere præcis analyse af tilfredshed med trivsel og ledelse, samt af udviklingen heri på et decentralt og dermed mere detaljeret grundlag.

I relation til den opfølgning på TULE der sker lokalt, anbefales det, at der følges op i ledelsessystemet på den enkelte enhed (driftsenheder fællesfunktioner og stabe) i forhold til problemstillinger i TULE vedr. tilfredshed med ledelse, og at der følges op i MED- og Arbejdsmiljøorganisationen i forhold til de problemstillinger, som bliver påpeget i forhold til trivsel og psykisk arbejdsmiljø.

Relevante organisatoriske sammenhænge og opmærksomhedspunkter

Udviklingen i svarscorer på spørgsmålet om ”Sammenhængen mellem dagligt arbejde og værdier/mål” viser et fald på alle enheder på sundhedsområdet (Tabel 2. Der er et samlet fald i hele regionen på -2 fra sidste TULE), der er større end det regionale (undtagen Hospitalsenhed Midt).

Der kan endvidere registreres tilsvarende tilbagegang på sundhedsområdet (undtagen Hospitalsenheden Vest) på spørgsmålet ”Jeg ved, hvad der forventes af mig i mit arbejde” (Tabel 2. Der er samlet set status quo for hele regionen fra sidste TULE).

Tilsammen understøtter det en styrkelse af indsatsområdet omkring sammenhæng mellem krav og ressourcer, som drøftet på RMU den 26. juni 2015.

Afslutningsvis henledes opmærksomheden på konkrete aktiviteter og indsatsområder, der allerede er igangsat for at imødekomme resultaterne af TULE 2014.

Der lægges op til, at RMU - bl.a. på baggrund af det samlede billede fra TULE - drøfter, hvad der fremadrettet kan gøres for at understøtte de ansattes trivsel på Region Midtjyllands arbejdspladser, og herunder hvad RMU/MED-systemet kan bidrage med.

Det fremtidige koncept for TULE vil blive drøftet på et af de førstkommende RMU-møder.

Christian Boel orienterede kort om TULE-undersøgelsen i 2014. Den overordnede tendens er et lille fald i scoren for de to overordnede spørgsmål om trivsel og ledelse. Regionen ligger fortsat pænt i forhold til landsgennemsnittet. Det understreger dog behovet for, at vi har et skarpt blik på arbejdsmiljøet. Det er værd at drøfte, hvad RMU kan bidrage med for fremadrettet at understøtte de ansattes trivsel. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som har set på det fremtidige koncept for TULE, hvor RMU også er repræsenteret. Konceptet vil blive drøftet på et af de førstkommende RMU-møder.  

Der fulgte herefter en drøftelse af TULE-undersøgelsen i 2014. Hovedbudskaberne er opsummeret nedenfor.

• Det giver det ikke mening at se på hele HMU-området. Det interessante er den enkelte arbejdsplads. TULE er et godt værktøj og bestemt ikke spild af tid.
  
• Det inspirerer at se muligheden for detaljerede tal på fx alder og køn. Det får man ikke altid lokalt. Det tværgående perspektiv er således væsentligt.
  
• Vilkårene for en god opfølgning er en udfordring. Enhederne er pressede, og derfor er et vigtigt budskab, at der skal være tid til opfølgning.
  
• Hvor mange år kan en afdelingsledelse få et rigtig dårligt resultat uden det ændrer sig? Hvordan får man en hospitalsledelse ind over?
  
• Det er vigtigt med tydelighed om, hvilke opgaver der skal løses. Ubalancen mellem krav og ressourcer er gennemgående, og det kalder på handling.
  
• Fremadrettet er vigtigt at få lavet TULE-processerne så komprimerede som muligt, så tallene er aktuelle.
  
• Er vores organisation er i stand til at løfte opgaven omkring opfølgning - eller er en hurtig opfølgning ikke mulig på grund af de mange opgaver ude i enhederne?
  
• En forklaring på en ikke altid hurtig opfølgning kan være, at man har fået mere metodefrihed. Fx at man kan arbejde med delen om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med APV.
  
• Der foreligger altid en aftalt procesplan op til TULE-spørgeskemaerne afleveres. Efterfølgende kan der gå noget tid, hvor man arbejder med de indkomne svar, og hvor medarbejderne intet hører. Som LMU og HMU bør man være opmærksom på, at procesplanerne følges helt til dørs.  En anbefaling fra RMU kunne være, at tidsplanen er tydelig og klar for enhver.
  

Det blev fra ledelsesside gjort opmærksom på, at der på nogle hospitaler ikke er problemer med kadencen, og resultaterne behandles tids nok i HMU’erne og LMU’erne. Med hensyn til opfølgningen på gentagne dårlige TULE-resultater i en afdeling, så følges der ledelsesmæssigt op på forskellig vis, men det er ikke sikkert, at medarbejderne altid hører herom. TULE skal bruges i hverdagsdialogen, og det giver god mening at arbejde med det. Jo længere væk man er i forhold til det her, jo sværere er det at drøfte.

Christian Boel bemærkede, at med hensyn til opfølgningen på dårlige TULE-resultater, så er det vigtigt med en lokal dialog om resultaterne og hvordan der følges op.

Ditte Hughes oplyste, at data leveres 3-4 uger efter spørgeskemaet er besvaret. Dataene RMU sidder med er fra 2014. Hvis nogle afdelinger har dårlige resultater i flere omgange, kan det tages op i LMU. Det er netop organiseret på denne måde, at TULE resultater og opfølgning er et fælles anliggende mellem ledelse og medarbejdere.

Konklusion

Christian Boel opsummerede, at en anbefaling kunne være en klar forventningsafstemning omkring hele tidsforløbet, herunder hvornår man forventer at resultaterne foreligger, og hvornår de sættes i spil. Det fremtidige koncept for trivselsmålinger og ledelsesevalueringer drøftes på et af de førstkommende RMU-møder.
 

• Overblik over TULEresultater 2014 - samlet rapport
• Notat endelige resultater af TULE

Ifølge hensigtserklæring nr. 27 fra Budget 2015 skal der udarbejdes en strategi for udbygning af frivillighedsindsatsen.

På baggrund af drøftelser med det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog og en række interviews med repræsentanter fra regionens arbejdspladser, frivillige og frivillige organisationer samt bruger- og pårørende råd mv. er der udarbejdet et udkast til strategi for udbygningen af frivillighedsindsatsen. Udkastet til strategi vil blive eftersendt efter 7. september 2015, hvor der er møde i det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog.

Ifølge hensigtserklæring nr. 27 fra Budget 2015 skal der udarbejdes en strategi for udbygning af frivillighedsindsatsen. En udbygning af frivillighedsindsatsen skal bygge på Region Midtjyllands principper og gode råd for samarbejdet med frivillige og frivillige organisationer (aftalt med RMU og godkendt af regionsrådet i september 2013).

Det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog (nedsat af regionsrådet) tiltrådte den 16. januar 2015 et forslag fra administrationen om, at udvalget følger arbejdet med udbygning af frivillighedsindsatsen. Endvidere blev det aftalt med udvalget, at arbejdet med at udforme strategien skulle tage afsæt i en behovstilgang med interview af repræsentanter for patienter/brugere/pårørende, de frivillige og regionens ansatte.

Der er siden gennemført en række interviews, hvor der er præsenteret og drøftet mange gode input til strategien fra repræsentanter for ovennævnte interessenter, inklusiv leder- og medarbejderrepræsentanter udpeget via HMU-formandskaberne. På den baggrund er der udarbejdet et udkast til en frivillighedsstrategi.

7. september 2015 er der møde i det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog, hvorefter udkast til strategi for samarbejdet med frivillige i Region Midtjylland vil blive eftersendt.

Jakob Olesen, Koncern HR, vil på mødet kort præsentere og motivere det foreliggende udkast til strategi.

Overblik over interviews/sparringspartnere, tidsplan samt Region Midtjyllands principper og gode råd for samarbejde med frivillige og frivillige organisationer er vedlagt som bilag.

(Anders Kristensen, mangfoldighedskonsulent, Koncern HR, deltog under punktet)

Jakob Olesen, Koncern HR, motiverede kort udkastet til en frivillighedsstrategi. Strategien er udformet ud fra en behovstilgang og med tidlig involvering af en bred gruppe af interessenter, herunder medarbejdere og ledere med konkrete erfaringer fra samarbejde med frivillige. Der er inddraget blandt andet repræsentanter for brugere/patientgrupper, pårørende, frivillige og regionens ansatte.

Strategien er formuleret som nogle pejlemærker med fokus på, hvad der har værdi for patienterne, de frivillige og de ansatte/arbejdspladsen. Der er mange eksempler på, at patienter har stor glæde af muligheden for dialog med en frivillig. F.eks. hvis man har en alvorlig sygdom kan man have stort udbytte af at tale med en frivillig som selv har personlige erfaringer med en lignende livssituation. Andre eksempler kan være patienter uden pårørende og patienter, som er nervøse eller hare svært ved at finde rundt på et stort hospital.

Det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog har været involveret fra tidligt i processen og har taget godt imod det foreliggende udkast til strategi. Det er planen, at udkastet til strategien efter dagens møde i RMU skal i høring i HMU’erne, hvorefter RMU orienteres om og drøfter høringssvarene på mødet 7. december 2015. Udkastet til strategi skal herefter drøftes i regionsrådet.

Der fulgte herefter en drøftelse af udkastet til frivillighedsstrategien. Hovedbudskaberne er opsummeret nedenfor.

• Det bør indledningsvist formuleres, at arbejdet på regionens hospitaler til enhver tid skal være organiseret, så hospitalet ville fungere lige så godt, hvis alle frivillige en dag ikke mødte op på hospitalet. De frivilliges indsats må aldring blive en nødvendighed.
  
• Alle patienter bør ved indlæggelsen spørges om, hvorvidt de ønsker at blive kontaktet af en frivillig eller ej.
  
• Patienterne er ofte er i krise, og vi skal passe på, at vi ikke pådutter dem en frivillig indsats, som i virkeligheden udspringer af de frivilliges behov.
  
• kke alle borgere er i stand til at sige fra fx indenfor socialområdet.
  
• Timingen ikke er god. Hvis frivillighedsstrategien introduceres samtidigt med spareplanen, kan medarbejderne føle, at den frivillige indsats er en form for ”gratis arbejde”. Nogle medarbejdere er dybt provokeret af, at strategien kommer midt i en spareperiode.
  
• Der står en del om mulighed for supervision og uddannelse i strategien. Mange medarbejdere ønsker de samme muligheder, og formuleringen kan hurtigt få en utilsigtet signalværdi.
  
• Blandt DSR-faggruppen fylder pejlemærke 3 en del. Hvis det er en leder, som skal organisere den frivillige indsats, så går der ressourcer fra ledelse af medarbejderne.
  
• Der blev spurgt til, hvordan medarbejderrepræsentanterne, som er blevet interviewet i forbindelse med udarbejdelse af strategien, er udpeget? Udpegningen er, som aftalt, sket gennem kontakt til HMU’erne. Mange af de udpegede er medarbejdere og ledere, som har konkrete erfaringer vedrørende samarbejdet med frivillige
  
• Det ville evt. have været godt med nogle konkrete eksempler på, hvordan den frivillige indsats fungerer i praksis.
  
• Timingen måske ikke er heldig, men der samarbejdes allerede med frivillige mange steder, og de aftalte principper har været her længe. Det særligt positive ved strategien er, at der tages afsæt i patientens præmisser.
  
• Det er vigtigt, at vi får informeret om, at de frivillige faktisk har været her længe, og at strategien ikke er et led i spareprocessen.
  
• Jo mere man professionaliserer de frivillige, jo mere presser man på grænserne i forhold til de fagprofessionelle.  
  
• Principperne bør evt. tages op igen i HMU- og LMU’erne, da mange af dagens tvivlsspørgsmål allerede er beskrevet heri.
  
• De frivillige kan hjælpe med meget, men der er også nogle opmærksomhedspunkter. På et af hospitalerne har man haft en klagesag vedrørende patientsamtykke.
  

Jakob Olesen konstaterede, at bekymringen for timingen deles, og den er drøftet med det politiske udvalg. Derfor blev processen omkring høring af strategien også udskudt fra foråret til efteråret. Det er fra politisk side besluttet, at der skal udarbejdes en strategi, og der er fra politisk side henvist til at borgere/patienter kan have stor glæde af samspillet med frivillige. Mange af de rejste problemstillinger på dagens møde er der taget højde for i de tidligere aftalte principper. Når strategien sendes i høring, vil principperne være det første bilag, som vedlægges.

Christian Boel tilkendegav afslutningsvist, at debatten afspejler, at det er vigtigt med fokus på, hvordan vi håndterer de mange forskellige balancer i forhold til den frivillige indsats. Det står tydeligt i udkastet til strategien, at den frivillige indsats skal ses som et supplement, og at patienterne kan takke nej. Dagens drøftelse kan betragtes som en 1. behandling af udkastet. Udkastet til strategien sendes nu i høring i HMU’erne og strategien drøftes igen i RMU på decembermødet. Fremlæggelsen af strategien for regionsrådet udskydes til starten af 2016.

Konklusion

RMU drøftede udkastet til en frivillighedsstrategi for Region Midtjylland. Der gennemføres en høringsproces med inddragelse af HMU’erne i henhold til tidsplanen. Strategien drøftes på RMU igen 7. december 2015 og behandles politisk primo 2016.  

• Overblik over interview_frivillighedstrategi
• Tidsplan for udarbejdelse af Frivillighedsstrategi 2015_2016_final
• Frivillighedsprincipper final_okt2013
• frivillighedsstrategi udkast RMU 14092015

Registreringsudstyr i regionens biler kan i nogle situationer anvendes til at konstatere, hvor bilen har kørt, hvornår og hvor hurtigt. En anvendelse af sådanne typer registreringsudstyr vil falde ind under aftalen om kontrolforanstaltninger.

Der foretages ikke en konstant registrering af og opfølgning på data vedrørende kørsel, men data kan anvendes i forbindelse med en konkret situation, hvor der er et sagligt behov for at undersøge kørslen.

Der vil på mødet kort blive orienteret om registreringsudstyr i regionens biler og aftalen om kontrolforanstaltninger.

I en række af de biler, som regionen ejer eller leaser, er der registreringsudstyr, som kan anvendes til at konstatere, hvor bilen har kørt, hvornår og hvor hurtigt. Der kan f.eks. også være en elektronisk "sladrehank, som giver besked, hvis farten overstiger 150 km/t. Det må forventes, at denne type registreringsudstyr vil blive mere og mere almindeligt ”standardudstyr”.

En anvendelse af sådanne typer registreringsudstyr vil falde ind under aftalen om kontrolforanstaltninger. Denne aftale er vedlagt. Som det fremgår af aftalen skal de ansatte orienteres, hvis der anvendes registreringsudstyr.

Der foretages ikke i regionen en konstant registrering af og opfølgning på data vedrørende kørsel, men data kan anvendes i forbindelse med en konkret situation, hvor der er et sagligt behov for at undersøge kørslen.

Lokalt skal der ske en orientering i de relevante MEDudvalg, indenfor de afdelinger/områder, hvor det kan blive aktuelt at anvende de data, der tilvejebringes af registreringsudstyret i biler ejet eller leaset af regionen/arbejdspladsen.

Nina Skarum, personalejurist, Koncern HR, vil deltage under punktet og orientere nærmere om registreringsudstyr i regionens biler og aftalen om kontrolforanstaltninger.

Nina Skarum, personalejurist, Koncern HR, orienterede om registreringsudstyr i regionens biler og aftalen om kontrolforanstaltninger. Baggrunden er en sag, hvor en borger klagede over en medarbejder, som ifølge borgeren havde kørt meget stærkt i en af Midttransports biler. Det viste sig efterfølgende af bilens elektroniske registreringsudstyr, at medarbejderen havde kørt for stærkt. På den baggrund ønsker ledelsen at informere RMU samt skrive til enhederne om, at der eksisterer elektronisk registreringsudstyr, og at de skal informere medarbejderne herom. Det er den centralt indgåede aftale om kontrolforanstaltninger, som regulerer området.

Bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

• Hvor mange sager der har været af denne art?
  
• Der bør gøres en særlig indsats for, at de medarbejdere, som kører i regionens biler, får besked herom.
  
• Der bør orienteres om registreringen på bilernes instrumentbræt.
  
• Det er i orden, at ledelsen kan følge op, hvis der klages over, at man kører ulovligt. Det er dog ikke i orden, hvis ledelsen overvåger registreringerne og sanktionerer, som følge af registreringen. Første skridt i en konkret sag bør altid være en dialog med medarbejderen.
  
• Hvor længe opbevares registreringen, og er regionen dokumentationspligtig? Medarbejderne bør informeres om, hvor længe data gemmes, og hvad de bruges til.
  

Nina Skarum konstaterede, at der foretages elektroniske registreringer i mange forskellige sammenhænge. Når der er noget, som vi tænker, har særlig interesse, så laver vi en konkret retningslinje i MEDsystemet, som fx retningslinjen vedrørende sporbarhed. Hvor længe registreringerne opbevares vides ikke p.t. Vi ved ikke, om der har været andre sager, da det ikke har været afsøgt.

Hensigten med dagens orientering er at gøre opmærksom på, at der er nogle procedurer, man skal følge, hvis man ønsker at benytte sig af registreringsudstyr, herunder at medarbejderne skal informeres. Hensigten er ikke kontrollere medarbejderne. Der skal være et sagligt grundlag for at se på registreringen.

Konklusion
Christian Boel konkluderede, at der til det kommende møde 7. december 2015 vil blive udarbejdet et notat med afsæt i de spørgsmål, som er stillet på mødet. Notatet vil blive behandlet i forbindelse med punktet om evaluering af retningslinjerne vedr. sporbarhed. Der skrives først ud til enhederne om det elektroniske registreringsudstyr efter RMU-mødet 7. december 2015.
(o)   

• Aftale om kontrolforanstaltninger

Region Midtjylland vil – som de foregående år - tilbyde medarbejderne mulighed for at vælge bruttolønsordninger for 2016.

Fremover vil medarbejdere, der har barselsorlov (og anden orlov) kunne indtræde i en eksisterende bruttolønsordning vedr. personaleparkering og bus/togkort, når de vender tilbage til arbejdspladsen efter endt orlov.

Administrationsgebyret sænkes fra 3% til 2% for de bruttolønsordninger, der indgås fremadrettet.

Region Midtjylland vil – som de foregående år - tilbyde medarbejderne mulighed for at vælge bruttolønsordninger for 2016 vedrørende:

• fastnetbredbånd, fiber bredbånd, IP-telefoni,
• aviser
• bus- og togkort.

Desuden tilbydes, efter aftale med de relevante faglige organisationer, bruttolønsfinansieret personaleparkering ved regionshospitalerne Randers, Horsens og Silkeborg samt ved Aarhus Universitetshospital.

På baggrund af skatteregler tilbydes bruttolønsaftaler én gang årligt (september/oktober) gældende fra 1. januar og med en bindingsperiode på 12 måneder. Det er ikke muligt at indtræde i en eksisterende aftaleperiode, og det er kun muligt at udtræde midt i perioden ved fratrædelse og orlov.

Skattereglerne rummer dog en undtagelse vedr. nyansatte medarbejdere, som kan indtræde i en eksisterende aftaleperiode. Dette praktiseres i Region Midtjylland for så vidt angår bruttolønsaftaler om personaleparkering (ikke øvrige bruttolønsordninger).

SKAT har netop tilkendegivet i et bindende svar til Region Midtjylland, at en medarbejder efter endt orlov og tilbagevenden til arbejdspladsen kan indtræde i en eksisterende aftaleperiode.

Derfor tilbydes medarbejdere, der har barselsorlov (og anden orlov), at de fremover kan indtræde i en eksisterende bruttolønsordning, når de vender tilbage til arbejdspladsen efter endt orlov vedr. goderne:

• Personaleparkering
• Bus og togkort.

Som hidtil indregnes et administrationsgebyr i alle bruttopriser (det vil sige før beregning af skat). Gebyret dækker udgifter til administration og tab i forbindelse med fratrædelser m.v. Gebyret har hidtil været 3%, men sænkes til 2%, for de aftaler der indgås fremadrettet.

Det blev fra medarbejderside konstateret, at det er positivt, at medarbejdere efter endt orlov kan indtræde i en eksisterende aftaleperiode.

Der blev spurgt til, hvad sker der, hvis man som følge af personaleoverførsler fx flytter arbejdsplads fra AUH til Regionshospitalet Horsens og man har bruttolønsordninger? Jakob Olesen sagde, at det ikke burde give nogen problemer, men der vil blive fulgt op på, om der kan opstå problemstillinger f.eks. omkring parkeringskort.

(Til orientering kan oplyses, at hvis man fratræder eller flytter til en anden af Region Midtjyllands arbejdspladser, og derfor ikke længere kan anvende personaleparkeringskortet, ophører aftalen. Hvis man overflyttes til en anden arbejdsplads med betalingsparkering, kan man tilmelde sig bruttolønsfinansieret personaleparkering på den pågældende arbejdsplads).

Konklusion
Orienteringen blev taget til efterretning.

Mødeafviklingen drøftes med henblik på videreformidling af relevante informationer fra mødet til HMU'erne mv. De foreløbige punkter til kommende RMU-møder er oplistet i sagsfremstillingen.

Det drøftes, hvilke informationer fra mødet RMU ønsker videreformidler til HMU'erne, Midtnyt mv.

Der er foreløbigt følgende emner udover de faste punkter på de kommende RMU-møder:

7. december:

• Drøfte udkast til Region Midtjyllands Politik for Grunduddannelser
• Status vedr. implementering af Region Midtjyllands akutkoncept
• Evaluering af retningslinjer om sporbarhed og lokalisering af medarbejdere (opfølgning RMU 4. december 2014).
• Oplæg til prioritering af de personalepolitiske puljer i 2016
• Opfølgning på anbefalinger vedr. overbelægning
• Fremtidigt koncept for Trivsels Undersøgelse og Ledelses Evaluering (TULE)

Vedlagt mødeplan for 2016. Der er udsendt særskilt mødeindkaldelse til møderne i Outlook.

 Det blev aftalt, at der skal kommunikeres om følgende fra dagens møde:

• Oversigten over antallet af varslede medarbejdere til afsked eller omplacering pr. 31. august er sendt ud. Oversigten vil blive offentliggjort hver måned og udbygget med faggrupper fordelt på enheder samt suppleret med en opgørelse over, hvor mange stillinger der skønnes nedlagt. Det kan konstateres, at ansættelsesstoppet har haft effekt.

• Der er møde mellem forretningsudvalget og RMU 20. oktober.

• Udkast til frivillighedsstrategien sendes i hørings i HMU’erne og drøftes igen på RMU’s møde 7. december 2015.

De foreløbige punkter til kommende RMU-møder blev taget til efterretning.

• Mødeplan 2016

Ingen bemærkninger

Ingen bemærkninger