Dagsordner-referater

Referat fra mødet 4. december 2014 og 21. januar 2015 er vedlagt som bilag.

Referat fra det ordinære møde 4. december 2014 samt referat fra det ekstraordinære møde den 21. januar 2015 vedlægges som bilag.

• Referat 041214
• Referat 210115

Dagsorden godkendes.

Dagsorden godkendes.

Der gives en kort orientering om sparetemaer i spareplanen samt høringsprocessen for Budget 2016.

På næste møde i RMU 20. april 2015 vil der blive lagt op til en drøftelse af håndteringen af personaleprocesser og andre HR-temaer i forbindelse med implementering af kommende besparelser/sparekatalog.

Sparetemaer til spareplanen

Regionsrådet besluttede på sit møde den 28. januar 2015, at der skal udarbejdes et sparekatalog med følgende sparemål: 386 mio. kr. i 2016, 460 mio. kr. i 2017, 551 mio. kr. i 2018 og 660 mio. kr. i 2019.

Endvidere blev rammerne samt tidsplan og proces for udarbejdelse af sparekataloget for budget 2016 og overslagsår godkendt.

Der er iværksat et arbejde med besparelser, som er organiseret i otte styregrupper:

• Akutområdet

• Planlagte patientforløb

• Praksisområdet

• Psykiatrien

• Klinisk service

• Ikke kliniske områder

• Medicin

• Arbejdsgange og forenkling

Der er udarbejdet kommissorier for de enkelte styregrupper, og der er udpeget formænd samt medlemmer til de enkelte grupper.

Styregruppernes kommissorier er offentliggjort den 6. februar 2015 på hjemmsiden www.spar1519.rm.dk

Styregrupperne skal aflevere spareforslagene den 20. april 2015. Forslagene kommer i høring fra den 27. april til den 8. maj 2015. Forslagene inkl. høringssvar drøftes herefter på regionsrådets budgetseminar den 20. maj 2015.

Høringsproces for Budget 2016

På det ekstraordinære møde den 21 januar blev tidsplanen for spareplanen præsenteret herunder høringsprocessen for spareplanen. Herudover følger Budget 2016 den sædvanlige høringsproces, der er som følger:

På næste møde i RMU 20. april 2015 vil der blive lagt op til en drøftelse af håndteringen af personaleprocesser og andre HR-temaer i forbindelse med implementering af kommende besparelser/sparekatalog, herunder:

1. Status vedr. de fælles retningslinjer for omplacering og afskedigelser og fælles/lokale drejebøger

2. Genopfriskning af scenarier/retningslinjer vedrørende fusioner   

1. Timingen af høringsprocesser i forbindelse med eventuelle omplaceringer/afskedigelser

2. Overvejelser om lokale ansættelsesstop når/hvis det vurderes relevant.

Der kan i øvrigt henvises til, at nyt vedr. spareplanen løbende vil blive lagt på hjemmesiden på: www.spar1519.rm.dk

RMU har i 2014 nedsat en arbejdsgruppe, der skulle drøfte behovet  for ændringer /præciseringer af de eksisterende retningslinjer om omplacering og afskedigelser i forbindelse med strukturændringer og besparelser.

Arbejdsgruppen har på den baggrund udarbejdet et forslag til reviderede retningslinjer.

RMU nedsatte på døgnseminaret i 2014 en arbejdsgruppe, som skulle drøfte behovet for ændringer/præciseringer af retningslinjer om omplacering og afskedigelse af medarbejdere i forbindelse med omstruktureringer og besparelser. Arbejdsgruppen skulle på den baggrund udarbejde forslag til reviderede retningslinjer.

Arbejdsgruppen har udarbejdet vedlagte forslag til retningslinjer.

Selve retningslinjerne består af en beskrivelse af, hvornår retningslinjerne gælder og de 2 områder, hvor regionens retningslinjer går ud over de forpligtigelser regionen som offentlig arbejdsgiver i øvrigt har overfor de medarbejdere, der bliver ramt af besparelser eller omstruktureringer. Disse 2 områder er: Fortrinsret til ledige relevante stillinger og som udgangspunkt bevarelse af nuværende løn.

Herudover består retningslinjerne af

bilag 1: Processen i MED og på den enkelte arbejdsplads,  

• når besparelser eller omstruktureringer kan resultere i, at der skal peges på medarbejdere / ledere, der ikke længere kan fastholde nuværende stilling og

• når det vurderes, at der ikke vil være mulighed for omplacering til en passende stilling indenfor eget HMU område

bilag 1.a Kriterier og begrundelse i forbindelse med udvælgelse til omplacering eller afskedigelse 

bilag 1.b Særlige forhold vedrørende TR beskyttede og medarbejdere omfattet af lige- og forskelsbehandlinglovene

bilag 2 Processen i forbindelse med omplacering af medarbejdere, ifølge retningslinjer om omplacering

bilag 3 Støtteforanstaltninger for medarbejdere og arbejdspladser, der er berørt af omplaceringer

Der i arbejdsgruppen enighed om retningslinjer og bilag til retningslinjer.

• forslag retningslinjer efter arbejdsgruppe møde 9. januar 2015

På baggrund af øget opmærksomhed på Arbejdstilsynets påbud/afgørelser i Region Midtjylland har Administrationen udarbejdet et notat, der indeholder en oversigt over Arbejdstilsynets reaktioner til Region Midtjylland med hovedvægt på perioden 2013-2014. Notatet sætter fokus på, hvor der er behov for særligt fokus samt hvilke forebyggelsestiltag, der er i gang.

I 2011 modtog Region Midtjylland 17 påbud fra Arbejdstilsynet, 140 påbud i 2012, 63 påbud i 2013 og 63 påbud i 2014 frem til 20. november.

Der er en meget stor variation i antallet af påbud som især tilskrives to forhold:

• Arbejdstilsynet indførte i 2012 en ny tilsynsform: ”Risikobaseret tilsyn”, hvor der sættes større fokus på hospitalsbranchen samt psykiatri & social.

• Der gennemføres p.t. (2013-2015) en kampagne omhandlende psykisk arbejdsmiljø, bl.a. målrettet hospitalsområdet og psykiatri- og socialområdet.

Der er generelt udfordringer på de enkelte arbejdspladser i Region Midtjylland på grund af mange omstillinger og forandringer. Det giver nogle steder et pres på det psykiske arbejdsmiljø. I Region Midtjylland gennemføres TrivselsUndersøgelser og LedelsesEvaluering (TULE) og den lovpligtige ArbejdsPladsVurdering (APV) systematisk hvert 2. år – dvs. oftere end den i loven foreskrevne 3 årige kadence. Der iværksættes en række forebyggende tiltag ud fra resultaterne af målingerne, såvel lokalt som koncern tværgående.

Strukturen og det forebyggende systematiske arbejdsmiljøarbejde fremgår af bilag 3.

Der vil blive givet en kort introduktion til punktet.

På baggrund af den øgede opmærksomhed på Arbejdstilsynets påbud/afgørelser i Region Midtjylland, særligt i forhold til det psykiske arbejdsmiljø har Administrationen udarbejdet et notat, der indeholder en oversigt over Arbejdstilsynets reaktioner til Region Midtjylland med hovedvægt på perioden 2013-2014, herunder hvilke behov for særlig fokus, der kan udledes. Endvidere belyser notatet igangværende forebyggelsestiltag.

Der gennemføres p.t. en kampagne fra Arbejdstilsynet, som er målrettet det psykiske arbejdsmiljø, hvilket afstedkommer en større andel af reaktioner på dette område, end det tidligere er set. Der er således ikke nogen entydig sammenhæng mellem antallet af påbud og et godt arbejdsmiljø, da påbuddene også afspejler Arbejdstilsynets indsatser og prioriteringer.

Som led i arbejdsmiljøredegørelsesarbejdet og den løbende erfaringsopsamling og videndeling blandt HR-chefer og arbejdsmiljøkoordinatorerne, udformes løbende oversigt over de påbud, Region Midtjylland modtager fra Arbejdstilsynet. Opsamling af viden herfra indgår bl.a. ved valg af fokusområder i det forebyggende arbejde.

Bilag 2 viser Arbejdstilsynets påbud/reaktioner i Region Midtjylland i perioden 1. januar 2011 – 20. november 2014, herunder varslede påbud, som ikke er endeligt stadfæstede.

Afgørelser i form af vejledninger samt de grønne smileys, rummer ikke lovmæssige krav. Den grønne smiley viser, at arbejdsmiljøet ligger over lovgivningens krav og gælder for 5 år, såfremt, der ikke støder nye arbejdsmiljøproblemer til.

Overblik over vedtagne påbud/reaktioner fremgår af nedenstående tabel:

Oversigt over Arbejdstilsynets reaktioner i Region Midtjylland i perioden 2011-2014

Definitioner på påbud:

Et autoriseret påbud er et påbud til en virksomhed om at bruge en autoriseret rådgivningsvirksomhed på arbejdsmiljøområdet til at bistå sig med at løse og forebygge det eller de arbejdsmiljøproblemer, som virksomheden har fået påbud om. HR Fysisk Arbejdsmiljø i Region Midtjylland har denne autorisation.

Virksomheden kan få et strakspåbud, hvis der er tale om et alvorligt arbejdsmiljøproblem. Et strakspåbud indebærer, at fejlen skal udbedres med det samme. Virksomheder, der får et strakspåbud, kan få lov til at løse problemet midlertidigt, indtil det er muligt at løse problemet permanent.  

Et påbud med frist til afgørelse indebærer, at virksomheden kan fortsætte produktionen, men at den skal finde en permanent løsning på problemet inden fristens udløb. Arbejdstilsynet vil fastsætte en frist, der er lang nok til at sikre, at virksomheden får den fornødne tid til at finde en god og holdbar løsning på problemet.

En afgørelse uden påbud er en afgørelse, der fastslår, at virksomheden har begået en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, men ikke pålægger virksomheden en handlepligt.

Der er en meget stor variation i antallet af påbud, som især tilskrives to forhold:

• Arbejdstilsynet indførte i 2012 en ny tilsynsform: Risikobaseret tilsyn, hvor der sættes større fokus på hospitalsbranchen samt psykiatri & social

• Der gennemføres p.t. (2013-2015) en kampagne omhandlende psykisk arbejdsmiljø, bl.a. målrettet hospitalsområdet og psykiatri- og socialområdet

Der er generelt udfordringer på de enkelte arbejdspladser i Region Midtjylland på grund af mange omstillinger og forandringer. Det giver nogle steder et pres på det psykiske arbejdsmiljø.

I Region Midtjylland gennemføres TrivselsUndersøgelser og LedelsesEvaluering (TULE) og den lovpligtige ArbejdsPladsVurdering (APV) systematisk hvert 2. år – dvs. oftere end den i loven foreskrevne 3 årige kadence. Der iværksættes en række forebyggende tiltag ud fra resultaterne af målingerne, såvel lokalt som koncern tværgående.

Strukturen og det forebyggende systematiske arbejdsmiljøarbejde fremgår af bilag 3.

Region Midtjylland har gennem alle årene udformet en fælles arbejdsmiljøredegørelse, der er offentligt tilgængeligt på nettet:

www.fa.rm.dk (se under "Udgivelser").

Redegørelsen diskuteres hvert år i såvel ledelsesorganisationen som i MED- og arbejdsmiljøorganisationen. Den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse i MED- og Arbejdsmiljøorganisationen gennemføres således med afsæt i redegørelsen med henblik på at understøtte en fokuseret arbejdsmiljøindsats.

På baggrund af drøftelser i ledelsessystem og den overordnede MED- og Arbejdsmiljøorganisation (RMU) i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse blev det med afsæt i arbejdsmiljøredegørelsen det besluttet at fortsætte med tre fokusområder i arbejdsmiljøindsatsen:

• Sundhed og trivsel

• Ergonomi og forflytning

• Ulykkesforebyggelse

Indenfor fokusområdet Sundhed og trivsel er der peget på behov for skærpet opmærksomhed på:

• Omstilling og forandring

• Sygefravær

• Job og Krop

• Systematik og sikkerhedsplaner

Ovenstående fokus går igen i de årlige arbejdsmiljødrøftelser i Hoved-MED-Udvalgene (HMU) på de enkelte områder samt i deres tilrettelæggelse af det forebyggende arbejdsmiljøarbejde.

Der er således fokus på, hvordan man kan tilgodese arbejdsmiljøet under forandringsprocesser og omstillinger på de berørte arbejdspladser.

Viden fra påbuddene fra Arbejdstilsynet understøtter de opmærksomhedspunkter og prioriteringer, der gennemføres i forhold til Region Midtjyllands tre fokusområder i arbejdsmiljøindsatsen. Nedenfor kobles de generelle tendenser fra Arbejdstilsynets reaktioner, der kan udledes af påbuddene i perioden 2013-2014, op på de respektive fokusområder:

Sundhed og trivsel:

• Stor arbejdsmængde og tidspres

• Høje følelsesmæssige krav

• Vold og traumatiske hændelser

Ulykkesforebyggelse:

• Oplæring og instruktion

• Instruktion af nyansatte

• Systematisk registrering og undersøgelse af arbejdsulykker

Ergonomi og forflytning:

• Forflytning

• Indretning af skærmarbejdspladser

• Tunge løft

Koncern HR, Arbejdsmiljø gennemførte en læringsopsamling samt årsagsanalyse af alle reaktioner fra Arbejdstilsynet i 2013. Resultatet er blevet drøftet og videndelt i relevante fora i første halvår 2014. Essensen er, at følgende overordnede områder kan styrke forebyggelsen af påbud i fremtiden:

• Videnopsamling

• Information

• Systematik

• Læring

• Understøtte handling

Med baggrund i Arbejdsmiljøredegørelsen fra 2011, blev der i 2012 udviklet en kulturmodel ”OVAL’en” for arbejdsmiljøindsatsen med henblik på at understøtte en helhedsorienteret forbedringskultur, hvor alle ansatte har en rolle i forhold til at bidrage til et fælles godt arbejdsmiljø. Koblingen mellem kerneopgave, arbejdsmiljø og produktivitet har fået stigende fokus i arbejdsmiljøarbejdet med indførsel af kulturmodellen OVAL’en, der blev vedtaget af RMU den 13. december 2012. Modellen præciserer, at arbejdsmiljø er et fælles ansvar og en del af en helhedsorienteret forbedringskultur herunder de respektive aktørers roller. Modellen har tre målsætninger:

• Styrke handlekraften i arbejdsmiljøarbejdet

• Tænke arbejdsmiljøet ind i det daglige arbejde

• Understøtte kvalitet og patientsikkerhed

Fokusområderne indgår i det systematiske arbejdsmiljøarbejde.

De påbud/afgørelser, Region Midtjylland har fået, tages meget seriøst af den lokale ledelse, driftsområder og Koncern HR. De indgår i de fokusområder, Region Midtjyllands arbejdsmiljøorganisation kontinuerligt arbejder med. Påbud/afgørelser løses der hvor de er givet og drøftes generelt i driftsområderne, og der opsamles viden og læring med henblik på at forebygge lignende problemer andre steder.

Hospitalsenhederne gennemgår i de kommende år store forandringer der skal omorganiseres, effektiviseres og flere enheder står overfor flytninger til nye lokaler.

Dette kan udfordre såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø. Ledelsen og MED- og arbejdsmiljøorganisationen er opmærksom på dette og der gennemføres en lang række tiltag, for at understøtte de mange forandringsprocesser, såvel lokalt som på tværs af koncernen.

(Punktet blev udskudt på RMU-mødet 4. december 2014).

• Bilag 1 Tværgående rådgivningspåbud 2012
• Bilag 2 Reaktioner fra Arbejdstilsynet 2011 - 2014
• Bilag 3 Struktur og forebyggende arbejdsmiljøarbejde

Ledelsen og medarbejderne i Præhospitalet har ønsket, at der i lighed med de øvrige driftsfunktioner - somatiske hospitaler og Psykiatri og Social – bliver etableret en MED-struktur med eget Hoved-MEDudvalg (HMU), som signalerer det ansvar og de beføjelser, som ledelsen i Præhospitalet har.

Organisationsplan

Præhospitalet er i Organisationsplan – for Region Midtjylland - november 2013 indplaceret som en driftsfunktion i lighed med de somatiske hospitaler og Psykiatri og Socialområdet.

”Driftsfunktionerne er Region Midtjyllands kerneydelse og borgerens møde med regionen. Velfærdssporets driftsfunktioner består af de somatiske hospitaler, herunder de to nye hospitaler, som er undervejs, det præhospitale beredskab samt Psykiatri og Socialområdet”.

Præhospitalet har aktuelt knap 100 ansatte medarbejdere. Der er endvidere tilknyttet læger og sygeplejersker, som er ansatte på øvrige hospitaler, men som når de har opgaver/vagt i den præhospitale organisation har reference til ledere på Præhospitalet. Derudover løser tre ambulancefirmaer Falck Danmark, Responce og Samsø Redningskorps samt Norsk Luftambulance deres opgaver for Region Midtjylland med ansvar overfor Præhospitalets ledelse.

Præhospitalet har til huse i regionshusene i Aarhus og Holstebro.

Der er vedlagt organisationsplan for Præhospitalet. 

Vedrørende MED- og Arbejdsmiljøaftale

Præhospitalet har aktuelt et enstrenget MEDudvalg (LMU) under HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling.

Præhospitalet har to arbejdsmiljøgrupper placeret i Aarhus og Holstebro, som arbejder tæt sammen. Der er udpeget én ledelsesrepræsentant, der har ansvaret for Præhospitalets arbejdsmiljøarbejde.

Direktionen har drøftet ønsket fra ledelsen af Præhospitalet og kan på baggrund af Præhospitalets funktioner og størrelse godkende oprettelse af et HMU i Præhospitalet uden etablering Lokal-MEDudvalg, altså en MED-struktur på ét niveau. Drøftelse af lokale arbejdspladsforhold i de syv afsnit vil kunne finde sted inden for rammerne af de ordinære personalemøder i afdelingerne eller andre mødefora.

• Præhospitalets organisationsplan

Dialogforum vedrørende overbelægning drøftede 27. oktober 2014 belægningssituationen på de medicinske- og akutafdelinger og gjorde status for opfølgningen på de 12 anbefalinger. Næstformandskabet for RMU og repræsentanter for direktionen mødtes 19. januar 2015 og drøftede, hvordan der videre skal følges op, og hvem der bør involveres i det videre arbejde.  

Dialogforum vedrørende overbelægning mødtes 27. oktober 2014 og drøftede belægningssituationen på de medicinske- og akutafdelinger og gjorde status for opfølgningen på de 12 anbefalinger, som Dialogforum præsenterede i september 2013.

Konklusionen på mødet var, at leder- og medarbejderside ser meget ens på udfordringerne med hensyn til belægningssituationen. Der opleves fortsat et pres på belægningen på alle hospitaler, og der har været en vækst i antallet af patienter, hvilket skal undersøges nærmere. Der er iværksat mange aktiviteter, som vurderes at have haft en positiv effekt, men der er fortsat store udfordringer, og vi er som region endnu ikke i mål med at følge op på alle anbefalingerne.

Det blev aftalt, at næstformandskabet i RMU skulle mødes med Ole Thomsen og Christian Boel og forholde sig til, hvordan der videre skal følges op, og hvem der bør involveres i det videre arbejde. Dette møde fandt sted 19. januar 2015, og konklusionen på mødet var bl.a., at der fortsat er udfordringer med pres på belægningssituationen, herunder forskellige lokale udfordringer. Der er tiltro til, at anbefalingerne fortsat er valide, og at de opfølgende indsatser har positiv effekt, men også at der fortsat er potentiale for at arbejde videre med indsatserne på forskellig vis. Det forventes, at der lokalt fortsat arbejdes målrettet med de 12 anbefalinger, og derfor lægges der ikke op til at sætte yderligere initiativer i værk fra Dialogforum vedr. overbelægning. Næstformandskabet og Mikkel Senica mødes med Ole Thomsen og Christian Boel igen 25. juni 2015.  

Referat af møderne er vedlagt som bilag.

(Punktet blev udskudt på RMU-mødet 4. december 2014).

• Referat møde Dialogforum vedr overbelægning 271014
• Referat opfølgning på møde i Dialogforum 190115

Mødeafviklingen drøftes med henblik på videreformidling af relevante informationer fra mødet til HMU'erne mv. De foreløbige punkter til kommende RMU-møder er oplistet i sagsfremstillingen.

Det drøftes, hvilke informationer fra mødet RMU ønsker videreformidler til HMU'erne, Midtnyt mv.

Der er foreløbigt følgende emner udover de faste punkter på de kommende RMU-møder:

20. april: 

• Konstituering af nyt RMU

• Håndteringen af personaleprocesser og andre HR-temaer i forbindelse med implementering af kommende besparelser/sparekatalog

• Orientering om status vedr. implementering af sundhedsaftalen og sundhedsplanens spor på patientens præmisser

• Planlægning af RMU´s døgnseminar i juni 
  

12. maj (ekstraordinært møde):

• Drøfte udkast til sparekatalog og høringssvar
  

25.-26. juni:  

• Årlig arbejdsmiljødrøftelse.

• Årlig drøftelse om Det Sociale Kapitel  

14. september:

• Forberedelse af møde med forretningsudvalget 20. oktober

7. december:

• Evaluering af retningslinjer om sporbarhed og lokalisering af medarbejdere (opfølgning RMU 4. december 2014)