Dagsordner-referater

Dagsorden godkendes.

Dagsorden godkendes.

Dagsordenen blev godkendt

Referat fra mødet den 20. februar 2015 er vedlagt som bilag.

Referatet fra mødet den 20. februar 2015 er vedlagt som bilag.

• Referat RMU 200215

Det nyvalgte RMU skal konstitueres på mødet, og i den forbindelse skal der vedtages en forretningsorden. Der vil blive lagt op til en kort drøftelse af RMU’s indsatsområder og arbejdsform de kommende år. Der indledes med en præsentationsrunde.

Punktet indledes med en kort præsentationsrunde.

Det nyvalgte RMU skal konstitueres på mødet, og i den forbindelse skal der vedtages en forretningsorden. Der vedlægges udkast til forretningsorden, som er udformet med afsæt i den hidtidige forretningsorden.

Derudover vedlægges en opgaveoversigt inkl. foreløbig oversigt over aktiviteter i 2015 og 2016, oversigt over arbejds- og styregrupper i RMU-regi, oversigt over RMU-medlemmer og suppleanter samt mødeplan for 2015.

Der bliver lagt op til en kort drøftelse af opgaver, indsatsområder og arbejdsform i den kommende periode. RMU's formelle opgaver fremgår af den vedlagte opgaveoversigt.

MED- og Arbejdsmiljøaftale for Region Midtjylland og andet relevant materiale kan findes på MED-hjemmesiden: http://www.rm.dk/om+os/organisation/koncern+hr/med+hjemmeside.

Bo Johansen gjorde indledningsvist opmærksom på, at der er et udestående problem i forhold til Regional Udviklings repræsentation på medarbejderside i henhold til MED- og Arbejdsmiljøaftalen.

Der blev fra medarbejderside gjort opmærksom på, at der er flere ting i forretningsordenen, som de ønsker at få set nærmere på. De foreslog et møde i RMU-formandskabet inden næste RMU-møde, hvor udkastet til forretningsordenen gennemgås og tilrettes.

Det blev besluttet at følge op på Regional Udviklings repræsentation og forretningsordenen på næste ordinære møde i RMU 25. juni 2015.

Der fulgte en kort summerunde ved bordene om, hvad det er væsentligt, at RMU fokuserer på i den kommende periode.

Opsamling på summerunde:

• Tættere samarbejdet i RMU-formandskabet - formandskabsmøder bør nævnes i forretningsordenen
  

• Vigtigt at holde fast i, at der kan fremsendes orienterede punkter pr. mail, men der bør afsætte tid på mødet til evt. spørgsmål hertil

• God tid til værdibaserede drøftelser

• Mere holdnings- og værdisamtalende – ikke fokus på enkeltsager

• Arbejdsmiljø og trivsel - som følge af spareplanen mv. bør der ofte sættes fokus på dette.

• Tidlig inddragelse af medarbejderrepræsentanter i de kommende organisationsændringer

• Er der noget i TULE og APV-evaluering vi kan bruge fremadrettet?
  

• Kvalitetsarbejdet fremover efter Den Danske Kvalitets Model (temasættes)
  

• Understøtte det tværsektorielle samarbejde (temasættes)

• Arbejde mere med sundhedsaftalen og på patientens præmisser
  

• Huske vores værdier og passe på hinanden - RMU er kendt for sin gode og åbne dialog

• Ambitionsniveauet i kerneopgaverne - vi skal i nogle situationer turde nedsætte vores ambitionsniveau

• Sikre sammenhæng til HMU’erne

RMUs sekretariat vil tage temaerne med i den kommende planlægning.

(o)

Konklusion:

Det blev aftalt, at formandskabet mødes og ser på forretningsordenen inden næste ordinære RMU-møde. Medarbejdersiden arbejder videre med at sikre Regional Udviklings repræsentation og vender tilbage hurtigst muligt. Der følges op på begge dele i forbindelse med døgnseminaret 25.-26. juni 2015. Der er ekstraordinært RMU-møde om spareforslagene 12. maj 2015.

• Udkast til forretningsorden RMU 2015
• Opgaveoversigt RMU 2015-2016
• Arbejds- og styregruppe RMU
• Valg 2015 RMU 20.4.2015
• Mødeplan 2015

Der vil på mødet blive givet en kort orientering om status for arbejdet med spareplanen.

Derudover vil der være en orientering om og drøftelse af håndteringen af personaleprocesser og andre HR-temaer i forbindelse med de kommende besparelser, herunder

1) retningslinjer om omplacering og afskedigelse,

2) scenarier for sammenlægninger, fusioner og besparelser,

3) tidsplan for arbejdet med implementeringen af spareforslagene,

4) overvejelser om ansættelsesstop,

5) tilbud til medarbejdere og ledere i forbindelse med omstruktureringer og besparelser mv., og

6) processer og procedurer i forbindelse med beslutninger om fremtidige ledelser på områder, der berøres af beslutninger om besparelser.

Tidspunktet for offentliggørelse af sparekataloget er ændret fra mandag den 27. april kl. 10.00 til kl. 12.15.

Tidspunktet for offentliggørelse af sparekataloget er ændret fra mandag den 27. april kl. 10.00 til kl. 12.15. Dette er af hensyn til at få informeret de mange ansatte, som berøres af planen, før selve offentliggørelsen.

Regionsrådet og Regions-MEDudvalget får sparekataloget tilsendt kl. 11.00 med fortrolighedsklausul frem til kl. 12.15.

Tidsplanen for offentliggørelse af sparekataloget 27/4:

Kl. 8.00 - 12.00: Early warning - infomøder på hospitaler/psykiatri/administration. Mundtlig fremlæggelse via dias. Sparekataloget udleveres ikke.
Kl. 11.00: Sparekataloget sendes til regionsrådet og Regions-MEDudvalget, med fortrolighedsklausul til kl. 12.15

Kl. 12.00: Offentliggørelse på intranet - med link til www.spar1519.rm.dk

Kl. 12.15: Udsendelse af pressemeddelelse.

Der vil på mødet blive givet en kort orientering om status for arbejdet med spareplanen.

Derudover vil der være en orientering om og drøftelse af en række temaer omkring håndteringen af personaleprocesser mv. i forbindelse med de kommende besparelser. De forskellige temaer er kort beskrevet nedenfor.

1) Retningslinjer om omplacering og afskedigelse ifm strukturændringer og besparelser

Den 20. februar 2015 vedtog RMU de nye retningslinjer om omplacering og afskedigelse i forbindelse med strukturændringer og besparelser. Retningslinjerne er sendt ud via ledelses- og MEDsystemet og kan findes på http://link.rm.dk/1D4KXpG.

2) Scenarier for sammenlægninger, fusioner og besparelser

I 2011 godkendte RMU en række scenarier for processerne i forbindelse med sammenlægninger og fusioner. Disse gælder fortsat, og de kan findes på: http://link.rm.dk/1D4KXpG.

3) Skitse til tidsplan for arbejdet med implementeringen af spareforslagene

I forbindelse med igangsætning af processen omkring besparelser 2015 - 2019 er der udarbejdet et forslag til en tidsplan for processen i 2015, som har været drøftet i Strategisk HR forum. Skitsen til tidsplan er vedlagt.

I oplægget var udgangspunktet at afvente med at iværksætte høringer om omplacering/afsked af medarbejdere indtil august. Der var i Strategisk HR-forum enighed om, at sommerferien naturligvis er en realitet, men at det i mange tilfælde ville være uhensigtsmæssigt, hvis processen ligger helt i dvale indtil 7. august 2015. Enhederne bør derfor kunne indlede processer, hvor det er nødvendigt og muligt under hensyn til regionens generelle spilleregler og kutymer. Det blev fremhævet, at Region Midtjylland fortsat som udgangspunkt ikke sender medarbejdere på ferie med en opsigelse, men at der også er dilemmaer forbundet med at sende medarbejdere på ferie med en uafklaret situation.

4) Overvejelser om ansættelsesstop

Strategisk HR forum har i februar drøftet, om der er behov for at indføre ansættelsesstop. Der var her enighed om, at der ikke for nuværende er behov for og ej heller ønskeligt med et generelt ansættelsesstop. Der kan senere vise sig behov for lokale ansættelsesstop eller ansættelsesstop inden for specifikke fagområder.

Der er blevet efterspurgt en opdateret statistik vedr. personaleomsætning, som vedlægges til orientering.

5) Tilbud til medarbejdere og ledere i forbindelse med omstruktureringer og besparelser mv

Koncern HR har i flere år stillet et beredskab til rådighed som supplement til et lokalt HR-beredskab i forbindelse med afskedigelse af medarbejdere og ledere. Med dette beredskab kan både ledere og medarbejdere individuelt få støtte til her og nu at drøfte de dilemmaer og udfordringer, der måtte være i forhold til den konkrete opsigelse, og til at drøfte omstilling til fremtiden. Desuden rummer beredskabet en række tilbud til støtte for grupper af ledere og medarbejdere, afsnit og afdelinger i at håndtere omstillingsprocesserne både før, under og efter opsigelserne. Støtteforanstaltningerne i beredskabet er beskrevet på http://link.rm.dk/1EaooUF/a> 

6) Orientering om processer og procedurer i forbindelse med beslutninger om fremtidige ledelser på områder, der berøres af beslutninger om besparelser

Der vedlægges en procesplan vedrørende de ledere, der bliver berørt af spareplan 2015 - 2019.  

(Nina Skarum, personalejurist, Koncern HR, Stab, deltog under punktet). 

Ole Thomsen orienterede om, at der er 108 spareforslag. Der arbejdes med at holde overblik over de mange forslag og sikre sammenhængen i spareplanen, og at der ikke tælles de samme besparelser med flere gange. Man har besluttet at anskue de stigende medicinudgifter som en fordel i stedet for en ulempe, da de er til patienternes fordel. Der sker en vurdering af, om spareforslagene modarbejder sundhedsplanen. De fleste forslag modarbejder den ikke, nogle understøtter den, men der er også enkelte, som er udfordrende i forhold til sundhedsplanen.

De nedsatte temagrupperne ser blandt andet på, hvor vi kan spare uden at det går ud over patienterne og personalet fx indkøbsaftaler, forsyning af varer, medicinbrug mv. Men der vil også være en række forslag, som vil få personalepolitiske konsekvenser, og som vil virke hårde og kontante.

Den seneste gennemgang af regionens økonomi viser, at udgifterne til især hospitalsmedicin, praksissektoren og tilskudsmedicin siden de oprindelige sparemål blev vedtaget i januar er steget mere end forventet. Det bevirker, at det første udspil på 660 mio. kr. er ændret til, at der laves spareforslag for 735 mio. kr. Det er tanken, at der skal være en buffer på 35 mio. kr. til prioritering.

Bo Johansen påpegede, at besparelserne er meget anderledes end i 2011. Denne gang er der kun få strukturelle besparelser, men mange forskellige forslag, hvor man er rundt i alle hjørner og kroge af organisationen. Der er ikke overblik over de personalemæssige konsekvenser endnu, men det er man i gang med at skabe. Der må forventes afskedigelser, og vi vil få brug for de netop reviderede retningslinjer om omplacering og afskedigelse. Erfaringen fra sidste gang var, at det heldigvis var langt færre end frygtet, som reelt endte med at blive afskediget.

Der var efterfølgende en længere drøftelse af udfordringerne i forbindelse med den kommende proces omkring spareplanen. Drøftelsen er i det følgende opsummeret under en række emne-overskrifter.

Kadance i orientering om spareforslagene  

Det blev fra medarbejderside påpeget, at det virker underligt, at spareforslagene offentliggøres 27. april, men nogle ledere ved allerede nu, at de er i spil. Hvad med høringsprocessen?

Bo Johansen svarede, at det er et dilemma. Den formelle proces kan ikke sættes i gang, før spareforslagene er politisk besluttet. Men det er uetisk, hvis vi fx arbejder med at nedlægge en afdeling, og de, der har den daglige ledelse, ikke ved det. De ved, hvad konsekvenserne af en lukning vil være. I processen med at udarbejde spareforslag har temagrupperne haft behov for at søge råd hos centerchefer og afdelingsledelser.

Det blev fra ledelsesside bemærket, at lederne skal kunne håndtere både sig selv og deres egne medarbejdere, og derfor er det nødvendigt at fremrykke processen for deres vedkommende. Det duer ikke, hvis de først hører om det i medierne eller i forbindelse med offentliggørelse af sparekataloget.

Høringsperioden  

Der blev fra medarbejderside udtrykt forståelse for behovet for denne kadance i orienteringen, men det skaber usikkerhed om, hvorvidt beslutningen reelt er truffet, og om høringsprocessen er reel. Det kan virke som en pseudoproces.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at den korte høringsperiode har været påtalt tidligere. Processen er koncentreret om LMU og HMU, men hvad med RMU?

Det blev fra ledelsesside understreget, at ingen ledere er varslet. De berørte ledere har fået information om, at der kommer et forslag for deres område, og hvordan det ser ud. Det, der er orienteret om, vil fremgå af sparekataloget. Der skal først foreligge en politisk godkendelse, før man går i gang med selve implementeringen af spareforslagene.

Der blev fra medarbejderside opfordret til at bruge tillidsrepræsentanterne i forhold til håndteringen af de kommende udfordringer fx i forhold til drejebogen. Der er tale om nogle lange processer med besparelser over flere år. Det handler om at komme hurtigt i gang. For den enkelte handler det også om jobsikkerhed, så man tør blive i sit job. Hvordan skaber vi tryghed og trivsel i den kommende periode?

Retningslinjer for omplacering og afskedigelse 

Der blev fra medarbejderside gjort opmærksom på, at der er kommet en henvendelse fra en fællestillidsrepræsentant fra AUH på Nørrebrogade, hvor de nye retningslinjer tolkes som en forringelse. Hvis man få et omplaceringstilbud og takker nej, så får man ikke flere tilbud.

Nina Skarum oplyste, at de reviderede retningslinjer på det punkt er som de tidligere. Takker man nej til et relevant tilbud om omplacering, og den faglige organisation er enig i, at det er relevant, så får man ikke flere tilbud. Sådan var det tidligere, og sådan er det nu.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at nogle af problemstillingerne opstår, når omplaceringen er indenfor samme HMU-område, hvor omplaceringsprincipperne ikke gælder. Her gælder Funktionærloven, men der eksisterer en forståelse af, at der sker en forringelse (stram tolkning) i disse tilfælde.

Nina Skarum opfordrede til at tage de konkrete eksempler med, så man i fællesskab kan se på dem. Der er ikke sket ændringer, men præciseringer.

Vibeke Krøll sagde, at hun ikke kendte til, at der skulle være sket ændringer i tolkningen af retningslinjerne på AUH, men at hun ville følge op på det.

Bo Johansen foreslog, at der nedsættes en regional gruppe vedrørende omplacering (RGO) i lighed med omstillingsplanen i 2011, som kan drøfte og rette op på eventuelle misforståelser mv. Gruppen kunne bestå af næstformandskabet og repræsentanter fra koncern HR og evt. andre relevante personer.

(o)  

Prioritering af behandling/patientgrupper 

Der blev fra medarbejderside spurgt til, om man har forholdt sig til, om der er patientgrupper og behandlingstyper, hvor der kan spares - med henvisning til prioriteringsdebatten i England.

Bo Johansen sagde, at den principielle diskussion om, hvorvidt Danmark skal have et prioriteringsinstitut i stil med NICE er rejst politisk, men flere i Folketinget er meget kritiske. Vi har RADS (Rådet for Anvendelse af Dyr Sygehusmedicin), som vurderer, hvornår et produkt er så godt, at det rulles ud på alle hospitaler. Måske kunne man forestille sig, at de også skeler til økonomi.

Ole Thomsen henviste til et konkret eksempel med gigtmedicin, hvor man ved indkaldelse af patienter til kontrol skifter til et billigere præparat med helt samme effekt. Der sker også sammenlægninger, så behandlingen foregår et sted. Det kan give en ulempe i forhold til transport for patienten, men også en fordel, idet ekspertisen samles et sted.

Det blev fra medarbejderside tilkendegivet, at det handler om landspolitik, og at vi alle vedvarende må understøtte hinanden i at rejse disse spørgsmål.

Der er en udfordring i forhold til tidsplanen. Hvad sker der, hvis HMU’erne afgiver høringssvar, som modarbejder hinanden? Selve offentliggørelsen af spareforslagene den 27. april giver anledning til forvirring – hvem ved hvad, hvornår?

Udfordringer i forhold til tidsplanen 

Jakob Olesen gennemgik kort tidsplanen og forklarede, at man vil se på om der er noget i høringssvarene, som går på tværs eller går imod hinanden. Der er lavet en proces, som netop forsøger at tage hånd om de nævnte problemstillinger.

Det blev fra medarbejderside konstateret, at processen omkring sparekataloget er gået meget stærkt, og at personale og fagpersoner ikke har haft mulighed for at ”stå på toget”. Der er fx indkommet 65 spareforslag fra medarbejdere, som pågældende organisationsrepræsentant ikke har kunnet få adgang til at se.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at den lokale proces er fornuftig med etablering af ekstraordinære HMU-møder, men det er ikke godt, at RMU ikke indkaldes til en orientering 27. april 2015.

Bo Johansen sagde, at der ikke kan afholdes et RMU-møde mandag eftermiddag, da der er temamøde i regionsrådet, men der vil kunne laves et præsentationsmøde med fx Ole Thomsen eller Christian Boel. Et RMU-lignende møde, hvor ledelsen vil stå til rådighed for at besvare spørgsmål. Der er ikke mulighed for at give RMU en orientering før den 27. april.

Det blev fra medarbejderside tilkendegivet, at det var et godt tilbud, men nok ikke særlig realistisk, da planerne for dagen på de enkelte enheder allerede er lagt. I en lignende situation fremover, bør RMU tænkes ind.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at man i RMU i andre sammenhænge løfter opgaverne sammen, og at processen virker meget forhastet. Medarbejdersiden i RMU ville kunne kvalificere spareforslagene, hvis de vidste noget mere om det.

Forskellige muligheder for et RMU-møde blev drøftet bl.a. et tidligt morgenmøde eller en vidiokonference den 27. april, et møde den efterfølgende dag, en mail med sparekataloget 24 timer før offentliggørelsen pålagt tavshedspligt mv.

Bo Johansen understregede, at regionen følger samme kadance som tidligere i forbindelse med omstillingsplanen i 2011. Tidsplanen var på det ekstraordinære RMU-møde 21. januar, og der var kun kommentarer til selve tidspresset i høringen. Det politiske system må respekteres. Det duer ikke, hvis RMU eller MED-systemet er så tidligt ude, at de ved mere end politikerne. Det er vigtigt at sikre, at administrationen med sit system af fagpersoner ligger nogle forslag frem, og politikerne på den baggrund træffer saglige beslutninger. Det er således nødvendigt at køre den proces, som er fastlagt, men medarbejdersidens bemærkninger tages til efterretning og vil blive tænkt ind fremadrettet.

Bo Johansen konkluderede, at medarbejdersiden må overveje, om de har behov for en eller andet form for arrangement i forbindelse med offentliggørelsen af sparekataloget. I så fald skal de kontakte Jakob Olesen, som vil sørge for at få det arrangeret.

Henning Vestergaard og Vibeke Krøll bemærkede, at de forskellige hospitalsenheder afholder stormøder, og at alle er velkomne til komme til disse møder.

Christian Boel tilkendegav, at præsentationsmaterialet i forbindelse med spareforslagene kan offentliggøre kl. 12.00, så RMU kan få et hurtigt overblik over forslagene.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at det er bredden i at være samlet som RMU, som er væsentlig. Ingen tvivl om, at processen er vanskelig, og at den må være lukket og uvildig, men medarbejderrepræsentanterne i RMU har ansvar for deres medlemmer og skal kunne stå på mål for de ting, som kommer op i processen. Bare et døgn havde gjort utrolig meget.

Implementering af spareforslagene  

Bo Johansen konstaterede, at der er et dilemma i, hvornår processen omkring omplacering/afsked kan igangsættes – skal man gå på ferie med en opsigelse eller med en uafklaret situation? Begge situationer er problematiske. På ledelsesside har man talt om, at det bør være op til de lokale HMU’er at afgøre, hvad der passer bedst for dem.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at de fleste medarbejdere formentlig vil foretrække en uafklaret situation og vente til efter sommerferien og dermed have en større chance for omplacering, som er meget lettere i august og september. Der blev argumenteret for, at der vel bør være en vis samtidighed i tingene af hensyn til omplaceringsmulighederne.

Der blev fra ledelsesside advaret mod at lave alt for firkantede regler. Der bør være mulighed for at finde lokale løsninger. Der blev udtrykt ønske om mulighed for at kunne starte implementeringsprocessen op før sommerferien, hvis man kan blive enige om det lokalt.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at regionsrådet udmelder de økonomiske rammer 24. juni, og på det tidspunkt er der mange, som går på ferie. Bo Johansen sagde, at man lægger op til at anmode om politisk opbakning i budgetforligskredsen 9. juni 2015 til at kunne arbejde videre med implementeringen af spareforslagene i lighed med sidste gang i forbindelse med omstillingsplanen i 2011.

Det blev fra ledelsesside tilkendegivet, at de kommende besparelser har meget forskellig karakter og tidshorisont. Forudsat politisk opbakning vil der være nogle uger i juni, hvor der vil være mulighed for at handle afhængigt af de konkrete forslag. Er der fx en afdeling, som skal lukkes eller en ambulancebil, der skal opsiges, så vil man naturligvis ikke vente. HR skal i øvrigt være til stede, og det er klart, at der vil være uger i sommerferien, hvor der ikke varsles afskedigelser.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at det lyder som om, at alle 700 mio. kr., skal spares lige efter sommerferien. Det skal de ikke, men Bo Johansen understregede, at det i nogle situationer er nødvendigt at minimere usikkerheden hurtigt.

Ansættelsesstop  

Det blev fra medarbejderside anbefalet at indføre et hurtigt generelt ansættelsesstop for medarbejdere på regionsplan, som efterfølgende kan lempes. Dette blev dog blødt op af andre fra medarbejderside, som mente, at det bør være op til de lokale HMU’er at indføre et evt. ansættelsesstop. Det er efterhånden en kendt øvelse, som regionen har procedurer og retningslinjer for.

Bo Johansen tilkendegav, at han godt kunne se en idé i et ”intelligent ansættelsesstop” – dvs. at man opslår internt i regionen i en periode, men ikke eksternt. Alle har Region Midtjylland som ansættelsesområde. Hvornår et evt. ansættelsesstop skal være fra må drøftes i direktionen.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at de ønsker tid til at tænke over forslaget om et evt. ansættelsesstop.

Det blev fra ledelsesside bemærket, at Strategisk HR-forum ikke har ment, at det var en god idé med et generelt ansættelsesstop. Det vil alt for mange komme til at lide under. Der vil være særlige situationer, hvor man må dispensere, da der er mangel på nogle typer medarbejdere.

Bo Johansen konkluderede, at direktionen vil overveje et eksternt ansættelsesstop, således at stillinger først skal opslås internt, inden evt. eksternt opslag. Der vil komme en udmelding herom.

Der blev fra medarbejderside spurgt til de nuværende stillinger, som er i opslag og proces, hvilket direktionen vil overveje.

Der var et spørgsmål fra medarbejderside til bilaget med personaleomsætning, hvor der på side 3 omtales ”før-uddannelsesstillinger”, og hvad det dækker over. Det er blot et begreb, som i det konkrete notat er brugt om unge, der i en periode ansættes som pædagogmedhjælpere, inden de går i gang med en uddannelse. Det er ikke et egentligt fagudtryk.

Konklusion:

Det blev besluttet, at der skal nedsættes en regional gruppe vedrørende omplacering (RGO) i lighed med omstillingsplanen i 2011.

Hvis medarbejdersiden i RMU vurderer, at de har behov for en særlig orientering om sparekataloget, kontakter de Jakob Olesen, som vil sørge for, at der laves et arrangement. Der holdes fast i planen om, at der afholdes ekstraordinært RMU møde med henblik på at drøfte spareplanen og HMUernes høringssvar den 12. maj 2015 kl. 15-17. 

Præsentationsmaterialet vedrørende sparekataloget offentliggøres 27. april 2015 så man kan få et hurtigt overblik over spareforslagene.

(Det er efterfølgende besluttet af direktionen, at der indføres et midlertidigt stop for eksternt opslag af alle stillinger på Region Midtjyllands arbejdspladser fra 1. maj 2015 og indtil videre. RMU fik en mail herom 23. april 2015).

• Tidsplan - drejebog
• Personaleomsætning - opdateret med nov 2014
• Processen ledere der berøres af besparelser

Sundhedsaftalen trådte i kraft pr. 1. februar 2015, og der er lavet en hjemmeside, hvor man løbende kan følge med i implementeringsarbejdet. Der er lanceret en kommunikationspakke, som indeholder en film, dialogkort og PowerPoint plancher. Der lægges på mødet op til en kort orientering fra hospitalerne om, hvad de har gjort og planlægger at gøre i forhold til implementeringen af sundhedsaftalen og sundhedsplanens spor på patientens præmisser.

Sundhedsaftalen 2015-2018 er godkendt af regionsrådet og byrådene og trådte i kraft 1. februar 2015, og formidlings- og implementeringsopgaven er nu påbegyndt.

Sundhedsaftalen har fået sin egen hjemmeside. På hjemmesiden www.sundhedsaftalen.rm.dk kan man løbende følge med i det implementeringsarbejde, der foregår i regi af Sundhedskoordinationsudvalget, Sundhedsstyregruppen og temagrupperne eksempelvis milepælsplaner for konkrete indsatsers implementering.
 
På siden samles alle de oplysninger, som kan være relevante for dem, der arbejder med sundhedsaftalen – både administrativt og i praksis. Man kan blandt andet finde en værktøjskasse med aftaler/rammer til sundhedsfagligt personale fx hjælpemiddelkatalog, oversigt over udvalg og arbejdsgrupper, nøgletal, oplysninger om konkrete samarbejdsprojekter mv.

Der er lanceret en kommunikationspakke om sundhedsaftalen til alle hospitaler og kommuner. Kommunikationspakken har til formål at understøtte den lokale dialog mellem ledere og medarbejdere om sundhedsaftalens betydning og virke for det lokale arbejde og samarbejde. Kommunikationspakken indeholder en kort film om, hvad sundhedsaftalen overordnet set betyder som afsæt for den lokale dialog. Link til film: www.sundhedsaftalen.rm.dk. (Filmen vil eventuelt kunne vises på mødet). Der er desuden udarbejdet dialogkort til brug for dialogen og refleksionerne om, hvad aftalen betyder for det daglige arbejde samt PowerPoint plancher om aftalen.  

Der lægges op til, at der på mødet vil blive givet en kort orientering fra hospitalerne om, hvad de allerede har gjort og planlægger at gøre i forhold til implementering af sundhedsaftalen og sundhedsplanens spor på patientens præmisser.

Herefter vil der være mulighed for at stille spørgsmål og drøfte status og det videre arbejde.

Christian Boel henviste kort til RMU’s temadrøftelse på mødet 4. december 2014, og herunder bl.a. fokuseringen på sundhedsplanens spor på patientens præmisser. Der er udarbejdet en række informationsmaterialer, herunder en film om sundhedsaftalen, som findes på hjemmesiden www.sundhedsaftalen.rm.dk. Akutområdet har været i fokus i dialogen med kommunerne, og man skal sammen blive enige om nogle fælles milepæle, som skal indføres i aftaleperioden. Akutområdet skal løftes gennem aftaler med kommunerne og de praktiserende læger.

Kort orientering fra hospitalerne: 

AUH

Vibeke Krøll orienterede om, at de er i gang med at videreudvikle samarbejde med Aarhus Kommune. Udover akutområdet har de valgt tre indsatsområder: 1) ulighed i sundhed, 2) misbrugere og 3) tilbagevenden til arbejdsmarkedet. Inspireret af et tidligere rotationsprojekt er de i gang med noget lignende på ledelsesområdet for at få bygget relationer. Med hensyn til patientinddragelse er der på AUH fokus på at være Det Brugerinddragende Hospital. AUH har desuden i samarbejde med Aarhus Universitet etableret et professorat indenfor patientinvolvering.

Hospitalsenheden Vest

Henning Vestergaard orienterede om, at Hospitalsenheden Vest på forskellig vis arbejder med patientens præmisser. De har bl.a. valgt et perspektiv, som sætter fokus på, om der også her er kilder til at finde lettelser. Eksempler er byggeriet af DNV-Gødstrup, ansættelse af en antropolog, som er i dialog med både ansatte og patienter, hvilket er yderst givtigt, brugerråd mv. Der er ingen tvivl om, at patienterne gerne selv vil involveres og aktiveres.

Hospitalsenhed Midt

Christian Møller-Nielsen orienterede om, at der er gode traditioner for samarbejde med kommunerne indenfor deres geografiske område. De samarbejder bl.a. om patientdialoger, dialog med klyngebrugerråd, ambulant patientinventering, involvering af pårørende, aktivering af patienter fx gennem bookning af tider, hvilket der er stor tilfredshed med.

Regionshospitalet Randers

Thomas Pazyj orienterede om, at i forhold til klyngesamarbejdet og sundhedsplanen arbejdes der ud fra en række vigtige og udvalgte målsætninger fx. sektorovergange. De forsøger at arbejde på en meget jordnær måde med området.

Hospitalsenheden Horsens

Lisbeth Holsteen Jessen orienterede om, at de er i gang med nogle forskellige projekter sammen med kommunerne og nedsætte en række arbejdsgrupper. I forhold til på patientens præmisser har de bl.a. lavet et initiativ kaldet ”Dialog på patientens præmisser”, hyret patientkonsulenter, nedsat patientpaneler, ”klager der udvikler” – et team som lytter til og reflekterer over, hvad patienter og pårørende siger. De er også i gang med at udvikle et kodeks for god kommunikation, som går på tværs af hele hospitalet.

Psykiatri og Social

Gert Pilgaard orienterede om, at det er et stort spænd, som skal håndteres i Psykiatri og Social. I forhold til sundhedsaftalerne, så arbejder man med alle kommuner på en gang. Der er to temagrupper: 1) børne- ungdomspsykiatrien (inklusion, og hvad der skal til for at børn kan trives i deres almindelige nærmiljø) og 2) voksenpsykiatrien (differentiering af samarbejdsniveauet). I forhold til på patientens præmisser nævnte Gert Pilgaard ”brugerstyrende senge”, som de fik midler til for et år siden, og som har været en stor succes.

Bemærkninger fra mødedeltagerne

Det blev fra medarbejderside bemærket, at det er godt, at man på alle seks hospitaler er i gang med implementeringen. Forhåbentligt kan sundhedsaftalen bevirke, at der stilles flere krav til kommunerne, da det giver en dårlig stemning blandt hospitalspersonalet, hvis man videregiver patienterne til et for lavt kompetenceniveau. I forbindelse med dialogen med patienter og pårørende skal vi være opmærksomme på, at mange patienter har tendens til at se lidt bagud i forhold til behandlingsmetoder. Forskningen er et skridt forud for patienterne, og det bør tænkes ind.

Vibeke Krøll forklarede, at når hun taler om patienter og pleje og patientinvolvering, så handler det om de situationer, hvor der er et valg. Tilfredshed generelt måles via de landsdækkende undersøgelser.

Der blev fra medarbejderside gjort opmærksom på, at når der tidligere blev spurgt til, hvad ”vi” dækker over, skyldes det, at der skal et ændret mindset til hos alle, for at sundhedsaftalen skal komme ud og virke. Lige nu er alle optaget af besparelser, og derfor er det vigtigt at være opmærksom på, at sundhedsaftalens implementering fortsat skal drøftes på alle niveauer. Og ikke alene konkrete spændende projekter, men også de værdier og holdninger der er i tankerne om På patientens præmisser

Vibeke Krøll bemærkede, at AUH er optaget både af spareplanen og patientens vilkår. De har diskuteret sprogbrugen ”patienter og eventuelt pårørende”, da pårørende ikke altid er en ressource.

Gert Pilgaard tilkendegav i forhold til holdninger, at den første reaktion med hensyn til kravet om at reducere tvang med 50 pct. havde været, at det ikke var muligt. Personalet har taget det som en meget vigtig opgave, og det viser sig, at det der er afgørende er de grundlæggende holdninger til patienten.

Konklusion:

Status for implementering af sundhedsaftalen og sundhedsplanens spor på patientens præmisser blev drøftet.

Emnet vil blive taget op igen senere, jævnfør opsamlingen på summerunden om RMU’s fokus i den kommende tid under punkt 3.

(o)

På mødet 20. februar 2015 behandlede RMU et forslag om oprettelse af et selvstændigt HMU i Præhospitalet. RMU ønskede en række forhold og konkrete spørgsmål belyst, inden de tog stilling til forslaget. Der er på det grundlag udarbejdet to notater fra henholdsvis Præhospitalet og Koncern HR.  

RMU behandlede et forslag om oprettelse af et selvstændigt HMU i Præhospitalet på mødet 20. februar 2015. RMU ønskede en række forhold og konkrete spørgsmål belyst, inden de tog stilling til forslaget. På det grundlag er der udarbejdet to notater fra henholdsvis Præhospitalet og Koncern HR, hvor de ønskede forhold og spørgsmål besvares.  

(Nina Skarum, personalejurist, Koncern HR, Stab, deltog under punktet).

Det blev fra medarbejderside konstateret, at de fortsat ser en udfordring i oprettelsen af et selvstændigt HMU for Præhospitalet på trods af de uddybende notater. Ser man forslaget i forhold til den samlede organisationsplan, har medarbejdersiden svært ved at se, at afdelingen bør have et selvstændigt HMU og ingen underlæggende LMU’er. De forstår ikke formålet med et HMU uden LMU’er.

Ole Thomsen tilkendegav, at han ikke opfatter Præhospitalet som en afdeling, men et driftsområde. Personalemæssigt er det så lille et område, at det svarer til en afdeling/et LMU-område, men Præhospitalet har sin helt egen identitet, som kan berettige til et HMU.

Det blev fra medarbejderside påpeget, at andre områder også vil kunne argumentere for et selvstændigt HMU, fx Regional Udvikling, hospitalsapoteket og Indkøb og Medicoteknik. Der bliver sjældent aftalt noget i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling, som kan genere Præhospitalet, men udvalget ønsker ikke at spænde ben for Præhospitalet, hvis de ønsker deres eget HMU.

Christian Boel oplyste, at hospitalsapoteket ikke ser nogen grund til at ændre MED-strukturen for deres vedkommende i øjeblikket.  

Ole Thomsen tilkendegav, at der er en logik i at lave et selvstændigt HMU for Præhospitalet, men udtrykte forståelse for, at forslaget kan ses fra forskellige vinkler.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at regionen for nogle år siden lavede sammenlægninger på hospitalsområdet. Hvorfor skulle man så nu gå i en anden retning og øge kompleksiteten i MEDsystemet? Præhospitalet dækker hele regionen, men det er der også mange andre områder, som gør.

Det blev fra medarbejderside konstateret at, på trods af de besvarede spørgsmål og belyste forhold i notaterne, så kan medarbejdersiden fortsat ikke se fornuften i et selvstændigt HMU for Præhospitalet.

Ole Thomsen konkluderede, at der mangler accept af, at Præhospitalet er tilstrækkelig forskelligt og har en størrelse der berettiger til at oprette et selvstændigt HMU. Der er således ikke tilslutning til forslaget i RMU.

Konklusion:

Forslaget om oprettelse af et HMU i Præhospitalet uden etablering af Lokal-MEDudvalg blev ikke godkendt.

• Notat fra Præhospitalet om oprettelse af HMU
• Notat fra Koncern HR om oprettelse af HMU

På mødet den 19. juni 2014 drøftede RMU adgangen til elektroniske personalesager. Det blev besluttet, at der skulle udarbejdes et overblik over reglerne/retningslinjerne på området, og at emnet skulle tages op i RMU igen på et senere møde.

Der er udarbejdet et notat om adgangen til elektroniske personalesager.

RMU drøftede adgangen til elektroniske personalesager på mødet 19. juni 2014. Det blev besluttet, at der skulle udarbejdes et overblik over reglerne/retningslinjerne på området, og at emnet skulle tages op i RMU igen på et senere møde.

Der er udarbejdet et notat om adgangen til elektroniske personalesager. Notatet vedlægges.

Notatet beskriver:

A. Fakta om personalesager

B. Konkrete spørgsmål og svar om adgang til personalesager

C. Mulighed for videre adgang til personalesager i særlige tilfælde

(Nina Skarum, personalejurist, Koncern HR, Stab, deltog under punktet).

Jørn Mørup henviste kort til det medsendte notat om adgangen til elektroniske personalesager og drøftelsen i RMU på mødet 19. juni 2014.

Der blev fra medarbejderside spurgt til, hvorfor der ikke er en forældelsesfrist for dokumenter i en personalesag som ved forbrydelser, fx på 5 år? Desuden bør medarbejderen have en advis, når nogen har været inde og se på pågældendes personalesag.

Jørn Mørup forklarede, at det i dag ikke er teknisk muligt at sende en advis om, at nogen har været inde på ens personalesag. Det vil være et meget stort arbejde fortløbende at gå tilbage i personalesagerne for at se, om noget er forældet. I tilfælde af, at noget er forældet, bruges det ikke.

Det blev fra medarbejderside gjort opmærksom på, at der ikke eksisterer en forældelsesfrist, og at det derfor er bedre at vente med denne drøftelse til et andet tidspunkt. Det følger de offentlighedsretslige regler.

Der blev fra medarbejderside efterlyst en præcisering af, hvornår der er en saglig begrundelse for at kigge i en personalesag. Eksemplerne på sidste side i notatet giver anledning til voldsom bekymring for, hvad der er en saglig grund (ønske om oplysning af medarbejderens lønmæssige forhold ved tidligere afsnit, medarbejderens tidligere bevilling af kurser og anmeldelse af tillids- eller arbejdsmiljørepræsentant). Det kan lederen spørge medarbejderen om eller se på lønsedlen.

Nina Skarum forklarede baggrunden for de konkrete eksempler i notatet og forklarede at man ser kun på det dokument, som man har valgt at åbne i en elektronisk personalesag. Og der logges på, hvem der har været inde i personalesagen, og hvilke dokumenter, de har set på.

Der blev fra medarbejderside henvist til, at drøftelsen om en advis havde fyldt rigtig meget på drøftelsen på mødet 19. juni 2014 (fx i forbindelse med fusioner og sammenlægninger). Hvis det er muligt at få en advis, ønsker medarbejdersiden det i forbindelse med næste udbud af lønsystemet.

Nina Skarum forklarede, at den nye leder fx i forbindelse med sammenlægninger skal have en saglig grund for at se i personalesagen. Medarbejdere kan til enhver tid spørge om, hvem der har haft adgang til deres personalesag (aktindsigt). Med hensyn til forældelse, så er der nogle gange dokumenter, som medarbejdere gerne vil kunne finde frem til fx i forbindelse med jubilæer. Det kan i nogle sammenhænge også være godt at kunne identificere en systematisk adfærd gennem en årrække.

Det blev fra medarbejderside påpeget, at fx tidligere påtaler og referater i den forbindelse godt kunne fjernes efter 5 år. Der må altid være noget, som glider ud efter nogle år. I sager om samarbejdsproblemer vil det være fint med en forældelsesfrist. Selvom de er forældede, kan de godt påvirke en ny leder, hvis hun eller han læser dem.

Jørn Mørup tilkendegav, at forældelse i givet fald skal være i forhold til den konkrete sag. Er noget forældet, så vil det ikke have betydning, og er noget klassificeret som fortroligt, så har kun de personer, som den sagsbehandler, der har klassificeret dokumentet som fortroligt, adgang hertil. At sætte noget til automatisk sletning efter en given årrække vil ikke give mening.

Konklusion:

Bo Johansen konkluderede, at medarbejdersiden ikke er helt trygge ved den måde, som systemet omkring personalesager fungerer på. Der er ønske om en advis, når nogen har været inde i en personalesag og om muligt også mulighed for markering af forældelsesfrister. Ønsket om en advis tages med i forbindelse af næste udbud af lønsystemet, som er i 2017 (træder i kraft 1. januar 2018).

• Hvem har adgang til personalesager

Mødeafviklingen drøftes med henblik på videreformidling af relevante informationer fra mødet til HMU'erne mv. Forslag til planlægning af RMU's døgnseminar 25.-26. juni drøftes. Punkter til kommende RMU-møder er oplistet i sagsfremstillingen.

Det drøftes, hvilke informationer fra mødet RMU ønsker videreformidler til HMU'erne, Midtnyt mv.

På baggrund af tidligere forslag i RMU, den årlige opgaveoversigt og drøftelse i RMU-formandskabet er der lagt op til følgende temadrøftelser i forbindelse med døgnseminaret 25.-26. juni 2015:

• Den årlige arbejdsmiljødrøftelse, herunder orientering om program for Arbejdsmiljøkonference 2015

• Hvordan arbejder vi med læring på arbejdsmiljøområdet (inkl. opfølgning på påbud fra Arbejdstilsynet, med konkrete eksempler/cases).  

Der er foreløbigt følgende emner på den ordinære RMU-dagsorden:  

• Orientering om budget 2016   

• Årlig drøftelse om Det Sociale Kapitel

• Status vedrørende det nye TULE-koncept
  

Der vil blive lagt op til at afholde ordinært RMU-møde på seminarets første dag og temadrøftelser på seminarets anden dag. Program for døgnseminaret er under udarbejdelse. Døgnseminaret afholdes i år på Best Western Golf Hotel Viborg og slutter kl. 12.00.

Der er foreløbigt følgende emner udover de faste punkter på de kommende RMU-møder:

12. maj (ekstraordinært møde):

• Drøfte udkast til sparekatalog og høringssvar
  

19. maj RMU og forretningsudvalget:

• Budgetudarbejdelse og økonomisk status
  

25.-26. juni:  

• Døgnseminar, inkl. ordinært møde

14. september:

• Forberedelse af møde med forretningsudvalget 20. oktober

• Input til strategi for udbygning af frivillighedsindsatsen i Region Midtjylland

• Opfølgning på anbefalinger vedrørende overbelægning

7. december:

• Evaluering af retningslinjer om sporbarhed og lokalisering af medarbejdere (opfølgning RMU 4. december 2014).

Bemærk, at Region Midtjyllands arbejdsmiljøkonference 2015 finder sted torsdag den 8. oktober i Herning.

Det blev besluttet, at der kort skal videreformidles til HMU’erne om status for processen med de økonomiske spareforslag, nedsættelse af en regional gruppe vedrørende omplacering, evt. ansættelsesstop for medarbejdere, elektroniske personalesager, beslutningen om ikke at oprette et selvstændigt HMU for Præhospitalet samt om, hvordan der er arbejdet med sundhedsplanen.

Ole Thomsen opfordrede til, at der på døgnseminaret 25.-26. juni 2015 også kommer eksempler på de afdelinger, som gør det rigtig godt arbejdsmiljømæssigt i forbindelse med temaet om, hvordan arbejder vi med læring på arbejdsmiljøområdet.  

Der blev fra medarbejderside opfordret til, at nogle af temaerne skal omhandle noget, som alle kan relatere sig til fx stress og udbrændthed.

Gensidig orientering.

Jakob Olesen orienterede om, at regionen skal have lavet en frivillighedsstrategi, som opfølgning på en af hensigtserklæringerne i budgetforlig 2015. Det midlertidige udvalg vedr. borgerdialog har drøftet udformningen af strategien og foreslået at starte strategiprocessen med en behovsafdækning, hvor der gennemføres dialoger med repræsentanter for henholdsvis regionens medarbejdere, patienter og frivillige. Koncern HR har lagt op til at udskyde den oprindelige tidsplan af hensyn til, at det ikke er hensigtsmæssigt at arbejde med strategien midt i arbejdet med besparelserne, herunder den signalværdi, der kan være forbundet med timingen, hvilket udvalget har bakket op om. For ikke at sætte processen helt i stå gennemføres der nogle interviews om bl.a. de hidtidige erfaringer med og input til det fremadrettede samarbejde med frivillige og frivillige organisationer. Koncern HR retter henvendelse til HMU formandskaberne. Drøftelsen i MED-systemet udskydes således til efter sommerferien.

Eventuelt.

Ingen bemærkninger