Dagsordner-referater

Deltagere ved mødet:

Lederside:

Jacob Stengaard Madsen (regionsdirektør), Ole Thomsen (koncerndirektør), Christian Boel (koncerndirektør), Poul Michaelsen (hospitalsdirektør, Hospitalsenheden Vest), Christian Møller-Nielsen (lægefaglig direktør, Hospitalsenhed Midt), Erik Sejersen (afdelingschef, Regional Udvikling), Gert Pilgaard (direktør, Psykiatri- og Social), Marianne Jensen (Sygeplejefaglig direktør, Regionshospitalet Randers), Lisbeth Holsteen Jessen (hospitalsdirektør, Regionshospitalet Horsens), Helle Dybkjær (ledende ergoterapeut, Hammel Neurocenter), Ditte Hughes, (afdelingschef, Koncern HR), Jørn Mørup (afdelingschef, Koncern HR), Jakob Olesen, (sekretariatschef, Koncern HR, Stab), Rachel Mortensen, (HR-konsulent, Koncern HR, Stab). 

Medarbejderside:  

Anja Laursen (kredsformand, DSR), Ulla Warming (deltager som suppleant for Jette Ohlsen), Mette Thomsen (regionsformand, Dbio), Jette Nielsen (regionsformand, Kost og Ernærings- forbundet), Nethe Lunden (faglig sekretær 3F), Rene Lodal Christensen (socialpædagog, Granbakken), Henrik Ørskov (sygeplejerske, Risskov), Elin Randrup (SOSU-assistent, Hospitalsenheden Vest), Helle Engelsen (sygeplejerske, Regionshospitalet Viborg), Lise Lotte Christensen (Regionshospitalet Silkeborg), Pirkko Dinnesen (sygeplejerske, Regionshospitalet Randers), Kirsten Ægidius (fysioterapeut, Aarhus Universitetshospital), Lene Buhl (sekretær, Hospitalsenhed Midt), Vibeke Grusgaard Andersen (ergoterapeut, Psykiatri og Social), Lene Buhl Carstensen (lægesekretær, Regionshospitalet Viborg), , Helle Maibritt Jørgensen (telefonist, Aarhus Universitetshospital), Mikkel Seneca (reservelæge, Aarhus Universitetshospital), Therese Simonsen Straarup (reservelæge, Aarhus Universitetshospital), Peter Hansen (fuldmægtig, Regionshuset Viborg), Kirsten Hansen (sygeplejerske, Aarhus Universitetshospital), Marianne Kirk-Thomsen (oftalmologiassistent, Regionshospitalet Holstebro), Maria Gaden Bjerre (jordemoder, Regionshospitalet Randers), Jens Boe Krag (plejer, retspsykiatrien, Risskov), Ole Echers (konsulent, Regional Udvikling).

Afbud til mødet:

Vibeke Krøll (sygeplejefaglig direktør, Aarhus Universitetshospital), Jette Ohlsen (sektorformand, FOA, Aarhus), Tue Hartmann, (personalepsykolog, Risskov).

Øvrige deltagere:

Hans Peder Graversen, cheflæge, Kvalitet og Sundhedsdata og Helene Bech Rosenbrandt, specialkonsulent, Nære Sundhedstilbud (punkt 5 om strategi/nære og sammenhængende sundhedsvæsen), Nina Skarum, personalejurist, Koncern HR (punkt 8 om evaluering af retningslinjer om omplacering og afskedigelse ifm. strukturændringer).

Program for RMU's døgnseminar 9.-10. juni 2016 og bilag til program er vedlagt.

• Program 9-100616
• Sagsfremstilling - Arbejdsmiljøredegørelse 2015 og årlig arbejdsmiljødrøftelse
• Arbejdsmiljøredegørelse 2015
• Ulykker 1 kvt 2015-2016 i Region Midtjylland
• Påbud i Region Midtjylland januar 2012 - april 2016
• Udvikling PS og erfaringer sikkert arbejdsmiljø Gert Pilgaard_100616
• Fælles somatik og psykiatri M Jensen RMU 100616
• Arbejdsulykker Kent Jacob Nielsen RMU 100616
• Risikofaktorer og indsats Thomas Balle Kristensen RMU 100616
• Arbejdsmiljødrøftelse Jonna Pedersen RMU 100616
• Referat temadrøftelser 10. juni 2016

Dagsordenen godkendes.

Jacob Stengaard Madsen var forsinket på grund af de centrale økonomiforhandlinger og deltog først fra kl. 14.15. Christian Boel fungerede som mødeleder indtil da.

Christian Boel orienterede om, at der var udsendt en tillægsdagsorden vedrørende va-skeriudbud, som blev behandlet efter punkt 13 om arbejdsmiljøkonference 2016.

Dagsordenen blev herefter godkendt.

Referatet fra mødet 28. april 2016 godkendes.

Referat fra mødet 28. april 2016 godkendes.

Referatet blev godkendt.

• Referat 28. april 2016

Der ønskes en drøftelse af og input til "Strategi for Region Midtjyllands indsats i det nære og sammenhængende sundhedsvæsen".

Indledningsvist vil der blive præsenteret et kort oplæg vedrørende de foreløbige interne overvejelser om strategispor og indsatsområder, efterfulgt af gruppedrøftelser og opsamling.

Baggrund

Regionsrådet har med budgetaftale 2016 besluttet, at der skal udarbejdes en Strategi for Region Midtjyllands indsatser i det nære og sammenhængende sundhedsvæsen. Der har været et forberedende arbejde internt i regionen både på administrativt og politisk niveau. Dette arbejde har været styret af en stram tidsplan, men på regionsrådets møde den 27. april 2016 blev processen forlænget bl. a. med henblik på at give den fornødne tid til inddragelse af kommunerne. I den forbindelse er der også åbnet mulighed for at inddrage andre parter, herunder RMU.

Sundhedsaftalen, Sundhedsplanen, Psykiatriplanen og de nationale mål for sundhedsområdet er grundlag for en kommende strategi. Med afsæt i sundhedsaftalen har Region Midtjylland, kommunerne og praksissektoren et overordnet mål om, at 'Vi vil have mere sundhed - og sundheden skal være for alle'. Det indebærer, at kommuner, hospitaler og praktiserende læger arbejder tæt sammen for at give borgeren det bedste forløb med integrerede sundhedsløsninger tæt på borgerens hverdag. Og hvor alle uanset sociale vilkår får samme mulighed for at få et sundt liv og blive behandlet for deres sygdom. Dette er udkrystalliseret i tre fælles visioner:

• Et sundhedsvæsen på borgerens præmisser
• Sundhedsløsninger tæt på borgeren
• Mere lighed i sundhed.

Vedhæftede debatpapir dannede afsæt for en workshop i regionsrådet 27. marts 2016. Med afsæt i denne workshop er der beskrevet fem overordnede spor for en strategi for Region Midtjyllands indsatser i det nære og sammenhængende sundhedsvæsen:

1.    Fælles og integrerende samarbejdsformer på tværs af sektorer

2.    Regional understøttelse af kommunale sundhedsløsninger tæt på borgerne

3.    Regionale sundhedsløsninger tæt på borgerne

4.    Proaktiv og differentieret indsats

5.    Fokus på strukturelle barrierer

(Hans Peder Graversen, cheflæge, Kvalitet og Sundhedsdata og Helene Bech Rosen-brandt, specialkonsulent, Nære Sundhedstilbud deltog under punktet).  

Christian Boel orienterede indledningsvist om baggrunden for punktet.    

De slides, som blev anvendt i forbindelse med orienteringen, er vedlagt som bilag.  

Der fulgte herefter en drøftelse ved bordene af følgende spørgsmål:

- Hvordan ser I den fremadrettede opgaveløsning i det nære sundhedsvæsen?

- Hvilke udfordringer er I optaget af, og hvilke løsninger peger det på?

- Konkrete input til strategien?

Opsummering af bemærkningerne fra mødedeltagerne:

Bord 1

Der blev givet et konkret eksempel på et tidligere kommunalt/regionalt samarbejde i Aarhus, hvor man delte bygninger og derfor havde let ved at samarbejde. Patienterne vil gerne være i eget hjem, men efter at kommunen og regionen er flyttet fra hinanden er det tætte samarbejde om den enkelte patient gået fløjten. De praktiserende lægers samspil med hospitalsvæsenet, kunne tilrettelægges på en mere smart måde.  

Bord 2

Den overordnede vision må være, at man som ansat føler sig ansat i sundhedsvæsenet og ikke i en bestemt sektor, og at patienterne føler, at de behandles af et samlet sund-hedsvæsen. Det kræver faglig inddragelse i de forskellige sundhedsforløb. Inddragelse af patienterne er meget afgørende i ethvert sundhedsforløb.

Bord 3

Opfordring til refleksion over, hvad vi forstår ved det nære sundhedsvæsen – og hvad er det andet så – det fjerne sundhedsvæsen? Alle parter skal tænkes ind i strategiprocessen fra en start, hvis det skal lykkes, og der skal være enighed om, i hvilken overordnet ret-ning man vil gå. Det er fint med det nære sundhedsvæsen, men der er også tids- og ressourcehensyn. Der må være en socioøkonomisk balance i forhold til penge og faglige ressourcer. Gennemgående it-løsninger mellem region, kommune og praktiserende læger er en udfordring i denne proces. De økonomiske incitamenter til at få flyttet borgerne mellem sektorer må opbrydes.  

Bord 4

Der er udvekslet synspunkter, men der er ikke enighed. Hvad sender vi patienterne hjem til – hjem til egen bopæl eller til nye "kommunehospitaler"? Hvad skal der ske, og hvem har ansvaret, når patienterne er "in between" hospital og eget hjem? Der skal være de tilstrækkelige kompetencer. Der er forskellige perspektiver på, hvad det betyder for patienterne. Der var et konkret input til spor 2, hvor det blev foreslået at skrive sundhedsfagligt personale i stedet for læger.  

Bord 5

Overordnet set enighed om at tage afsæt i patienterne – drøftet hvad det betyder for det sundhedsfaglige personale. Hvilke fagligheder kan bidrage med hvad og hvor? It bliver en udfordring. Der bør etableres et rum, hvor vi kan lave nogle 1-1 prøvehandlinger. Det er væsentligt at få synliggjort nogle positive erfaringer.

Christian Boel takkede for de mange gode opmærksomhedspunkter. Han betonede særligt påmindelsen om at inddrage patienterne, som er en helt grundlæggende værdi i vores sundhedsplan, hvilket også skal gennemsyre strategien. Med hensyn til udformningen af strategien er processen blevet forlænget, hvilket giver bedre mulighed for involvering af faglige organisationer og MED-systemet m.fl. En vigtig pointe i forhold til stra-tegiprocesser er, at interessenterne gerne vil involveres tidligt fremfor reaktivt i høringer. Når strategien skal implementeres, er det vigtigt, at det bliver forankret hos sund-hedspersonalet indenfor nogle hensigtsmæssige rammer. De faglige organisationer vil blive indbudt til et møde om strategien.

Konklusion

RMU's input vil blive taget med i det videre arbejde med udarbejdelse af strategien for Region Midtjyllands indsatser i det nære og sammenhængende sundhedsvæsen.

• Debatpapir
• Præsentation af strategispor Christian Boel 090616

De nationale mål for sundhedsvæsenet er siden mødet for RMU og forretningsudvalget den 17. maj 2016 drøftet på regionrådets budgetseminar og efterfølgende bl.a. i Strategisk Sundhedsledelsesforum. Der orienteres fra budgetseminaret samt fra drøftelsen i Strategisk Sundhedsledelsesforum. Vedlagte udkast til tids- og procesplan for kommende arbejde med konkretisering af de nationale mål drøftes.

De nationale mål for sundhedsvæsenet, som blev lanceret i slutningen af april, har siden mødet for RMU og forretningsudvalget den 17. maj 2016 været drøftet på regionrådets budgetseminar den 18. maj 2016 og efterfølgende i en række administrative ledelsesfora, herunder Strategisk Sundhedsledelsesforum. Der orienteres fra budgetseminaret samt fra drøftelsen i Strategisk Sundhedsledelsesforum.
 

Der vedlægges udkast til en tids- og procesplan for det kommende arbejde med konkritisering af de nationale mål i Region Midtjylland samt det "målbillede", som præsenteres for forretningsudvalget 14. juni.

Ole Thomsen orienterede kort om budgetseminaret og drøftelsen i Strategisk Sundheds-ledelsesforum.  Det er tilkendegivet overfor politikerne, at vi kun kan skabe reelle foran-dringer, hvis vi fokuserer på, hvad vi mener er det vigtigste. Vi vil komme til at afrap-portere på alle indikatorer i forhold til regeringen, men vi vil ikke kunne love regionsrådet at skabe forandringer på alle parametre på en gang.  

De slides, som blev anvendt i forbindelse med orienteringen, er vedlagt som bilag.  

Opsummering af bemærkninger fra mødedeltagerne:

• Faglig kvalitet er det vigtigste. Er vi i gang med at fjerne data og opfølgning fra fagpersonerne og lave en magtforskydning i forhold til politikerne og embeds-mænd i administrationen?

• Hvilket råderum har man på hospitalerne? Der er meget, som vi fortsat vil blive målt på - fx skal vi nå tingene til tiden i forhold til de 22 indikatorer, belægningen skal holdes lav, patienterne skal være tilfredse mv. Hvis vi har mod til det, så bli-ver der en række mål, som vi ikke længere behøver måle på.  

• Kan vi forvente, at der kommer færre registreringer? Ole Thomsen bekræftede dette, men vi har en stor oprydningsopgave foran os lokalt.

• Hospitalsenhed Midt er blevet bedt om at vurdere, hvilket elementer i den Danske Kvalitetsmodel vi ikke længere behøver følge op på. Noget er lovpligtigt, mens andet kan udelades eller overlades til andre sammenhænge, og noget er i en grå-zone, som måske kan være lokalt tilvalg/fravalg.

Konklusion

Orienteringen blev taget til efterretning, og tids- og procesplanen blev drøftet. RMU vil blive orienteret om det videre arbejde.

(o)

• Udkast til tids- og procesplan
• Opdateret målbillede 24052016
• Videre arbejde nationale mål Ole Thomsen RMU 090616

Der er udarbejdet et statusnotat til RMU vedrørende Det Sociale Kapitel. Statusnotatet er drøftet i følgegruppen vedrørende Mangfoldighedsindsatsen, Det Sociale Kapitel og Livsfasepolitik og herefter tilrettet på baggrund af drøftelserne. Der vil blive givet en kort orientering fra mødet i følgegruppen.

Som tidligere besluttet i RMU har Koncern HR beskrevet nogle gode historier og eksempler på, hvordan regionens arbejdspladser formår at forene krav om høj produktivi-tet/effektivitet med at være en rummelig arbejdsplads og have ansatte på særlige ordninger.

I henhold til rammeaftalen om Socialt Kapitel § 3 skal der ske en generel og overordnet drøftelse i RMU med henblik på at fremme en fælles forståelse af og holdning til beskæftigelse på særlige vilkår mv.  RMU har tradition for, at denne drøftelse finder sted ved det årlige døgnseminaret i juni. I forbindelse med RMU’s drøftelser vedrørende Det Sociale Kapitel udarbejder Koncern HR, Stab et statusnotat med statistiske opgørelser over antal ansatte på særlige vilkår.

RMU har tidligere besluttet, at Koncern HR skal formidle nogle gode historier og eksempler på, hvordan regionens arbejdspladser formår at forene krav om høj produktivi-tet/effektivitet med at være en rummelig arbejdsplads og have ansatte på særlige ordninger. Koncern HR har beskrevet en række eksempler med bl.a. rummelige arbejdspladser, fleksjob og minifleksjob. Til orientering kan det oplyses, at eksemplerne og de gode historier kan findes på Region Midtjyllands hjemmeside via følgende link: link.rm.dk/1XRwtor

Følgegruppen vedrørende Mangfoldighedsindsatsen, Det Sociale Kapitel og Livsfasepolitik har drøftet statusnotatet vedrørende Socialt Kapitel på et møde 26. maj 2016. Der vil på mødet kort blive orienteret om drøftelserne i følgegruppen.

Vedlagt statusnotat vedrørende Det Sociale Kapitel.

Jakob Olesen introducerede kort hovedbudskaberne i det fremsendte statusnotat. Som det fremgår kan vi fortsat stå på mål for at være en social ansvarlig arbejdsplads. Der er sket et forventet fald i antallet af fleksjobordninger på grund af ændringer i lovgivningen og fokus på de nye typer ordninger. Nogle ordninger kan vi ikke opgøre statistisk, og følgegruppen, nedsat af RMU, har drøftet om vi kan få et mere dækkende billede af, hvor mange medarbejdere vi har ansat på særlige vilkår ved at få adgang til data i kommuner/stat om f.eks. personer i virksomhedspraktik mv. Dette er ved at blive undersøgt.

Følgegruppen har også haft en indledende drøftelse om udformningen af en ny mangfol-dighedspolitik, jf. beslutningen herom i regionsrådet.     

Der er mange eksempler på gode historier om arbejdspladser, som har gode erfaringer med, at social ansvarlighed og rummelighed kan forenes med løbende krav om stigende produktivitet, effektivitet, specialisering mv. Koncern HR har beskrevet en række ek-sempler med fokus på bl.a. fleksjob og minifleksjob, og der er lavet en guide til ledere om, hvordan man konkret kan etablere fleksjobs (Læs mere på link.rm.dk/1XRwtor).

Opsummering af bemærkningerne fra mødedeltagerne:

• Der er mange typer ansættelser på særlige vilkår. Det ville være rart at kunne se nogle af de forskellige typer løsninger mere adskilt. Fx kan man ikke se hvor mange personer, som er gået ned i tid, fordi de ikke længere kan holde til deres job.

• Det er ekstremt vigtigt for personalet, at der findes et Socialt Kapitel. Medarbej-dersiden vil gerne bevare den ånd, der ligger i det Sociale Kapitel, men må nok erkende, at oplevelsen i dagligdagen er, at vi er blevet lidt mindre rummelige. Vores vilkår har ændret sig, og der stilles flere krav og forventninger til medar-bejderne, hvilket vi bør være opmærksomme på.

• Ordningerne er blevet ringere og ringere, og det er svært at følge med i som til-lidsrepræsentant. Der savnes mere viden om, hvad man konkret skal gøre som tillidsrepræsentant og afdeling i forhold til de særlige ordninger. Der blev henvist til, at der løbende er kurser om Det Sociale Kapitel, og konsulenterne kan også komme ud til temadage.

• Nogle medarbejdere er selv begyndt at betale for at gå ned i tid, når de ikke læn-gere kan holde til at arbejde på fuld tid, hvilket medarbejdersiden finder særdeles bekymrende.  

• Det er godt, at vi har et Socialt Kapitel i Region Midtjylland. Det skal vi holde fast i og være stolte af. På det sociale område er det meget vanskeligt, fordi der er tale om så komplekse områder. Tallene burde egentlig være stigende, da vi skal blive længere på arbejdsmarkedet. Det ville være ønskværdigt at få tallene i procenter også.

• Vi bør bevare museet i Risskov, hvor der arbejder mange på særlige vilkår.

• Det er blevet sværere for vores arbejdspladser at rumme personer på særlige vil-kår, da de er så pressede. Kan der etableres ordninger på tværs af afdelinger mv? Løser de frivillige nogle opgaver, som medarbejdere ansat på særlige vilkår kunne have løst? Vi skal blive ved med at kunne se og finde nye muligheder.   

Jakob Olesen bemærkede, at det er væsentligt at sondre mellem, at de ændrede lovgiv-ningsmæssige rammer medfører fald i nogle typer ordninger, men at der fortsat gøres en stor indsats på arbejdspladserne – og er udbredt vilje blandt ledere og medarbejdere – i forhold til at finde løsninger og være rummelige. Det er ikke oplevelsen, at vi generelt er blevet meget mindre rummelige, og vi skal passe på ikke at tale indsatsen ned.

Jacob Stengaard Madsen tilkendegav, at det er vigtigt, at vi har et Socialt Kapitel. Vi gør fortsat en god indsats, også sammenlignet med andre.   

Konklusion

Statusnotatet vedrørende Det Sociale Kapitel blev drøftet, og bemærkningerne fra mødet vil indgå i det fremtidige arbejde. Orienteringen fra mødet i følgegruppen blev taget til efterretning.  

• Notat - årlig drøftelse Det Det Sociale Kapitel

RMU godkendte de reviderede retningslinjer vedrørende omplacering og afskedigelse i forbindelse med strukturændringer 20. februar 2015. Det blev aftalt, at RMU skulle evaluere retningslinjerne efter et års tid og i den sammenhæng vurdere antallet af sager, hvor der har været foretaget nedtrapning af grundløn med henblik på at vurdere omfanget af anvendelsen.

RMU godkendte de reviderede retningslinjer vedrørende omplacering og afskedigelse i forbindelse med strukturændringer 20. februar 2015. Det blev aftalt, at RMU skulle evaluere retningslinjerne efter et års tid og i den sammenhæng vurdere antallet af sager, hvor der har været foretaget nedtrapning af grundløn med henblik på at vurdere omfanget af anvendelsen.

RGO og HR-/Personalechefkredsen er blevet hørt om erfaringerne med de reviderede retningslinjer.

Et notat vedrørende tilbagemeldinger fra RGO og HR-/personalecheferne eftersendes. 

(Nina Skarum, personalejurist, Koncern HR, deltog under punktet).  

Jørn Mørup orienterede om, at man ikke har mødtes i den regionale gruppe vedrørende omplacering (RGO) i forbindelse med Spar1519, men har koordineret de får sager der har været via mail. Der har forud for RMU-mødet været skrevet til RGO og HR-/Personalechefkredsen for at høre om deres erfaringer med retningslinjerne. Generelt er konklusionen, at retningslinjerne er ok, men der er nogle ting, som kan præciseres, hvil-ket evt. kan danne baggrund for at mødes i RGO. Set fra arbejdsgiverside er der nogle ting, som er blevet mere besværlige. Opgørelserne viser, at der relativt set kun er få personer, som er blevet nedtrappet i grundløn. Generelt har meldingerne været, at både retningslinjerne og samarbejdet har fungeret fint.

Opsummering af bemærkningerne fra mødedeltagerne:

• Retningslinjerne er til gavn for alle parter, idet vi har nogle muligheder som  medarbejdere for at blive omplaceret, og arbejdsgiver har nogle muligheder for at beholde dygtige medarbejdere.

• Det er pudsigt, at HR-/personalecheferne har så mange bemærkninger til ret-ningslinjerne, da det var ledelsesside, som ønskede præciseringerne. Jørn Mørup bemærkede, at HR-/personalecheferne er enige i, at retningslinjerne har fungeret godt, men de har oplistet de ting, som de finder uhensigtsmæssige. Retningslin-jerne skulle gerne være mere tydelige nu end tidligere.

• Arbejdsgruppen kan eventuelt mødes og drøfte præciseringer. Måske står vi snart i situationen igen, hvor retningslinjerne skal anvendes. Der mangler noget om, hvordan man håndterer fusioner, som går på tværs af hospitaler. Måske skulle RGO have mødtes nogle gange og drøftet sagerne i stedet for blot at maile, da det ellers let kan blive lidt forvirrende.

• Måske er vi ikke helt klar til at evaluere retningslinjerne endnu i forhold til Spar1519, da vi endnu ikke er i hus med besparelserne. Dette fordrer dog, at le-delsessiden accepterer, at vi fortsætter med de nuværende retningslinjer.  

Konklusion

Retningslinjerne fastholdes, og der er ikke behov for at mødes i RGO.

• Samlede tilbagemeldinger ad evaluering_1

I forbindelse med RMU's drøftelse i juni 2015 vedrørende fokusområder på arbejdsmiljøområdet blev der opfordret til at lægge vægt på bl.a. sygefravær og tidlig indsats under fokusområdet ”Sundhed og trivsel”. HR-/Personalechefkredsen og Strategisk HR-Forum har siden drøftet udviklingen i sygefraværet og besluttet at opdatere beskrivelsen af, hvem der har hvilke roller og ansvar i forhold til at forebygge og følge op på sygefravær. Sygefraværet har ligget på et stabilt niveau siden 2012 og samlet set er der tale om et pænt fald i sygefraværet fra 2007 -2015. Uddrag af personaleredegørelsen 2016 vedrørende sygefravær er vedlagt som bilag.

I forbindelse med RMU's drøftelse i juni 2015 vedrørende fokusområder på arbejdsmiljøområdet blev der opfordret til at lægge vægt på bl.a. sygefravær og tidlig indsats under fokusområdet ”Sundhed og trivsel”.

HR-/Personalechefkredsen og Strategisk HR-Forum har efterfølgende drøftet dels et notat vedrørende udviklingen i sygefraværet og dels besluttet at opdatere beskrivelsen af, hvem der har hvilke roller og ansvar i forhold til at forebygge og følge op på sygefravær.

Med hensyn til udviklingen i sygefraværet i Region Midtjylland har fraværet samlet set ligget på et stabilt niveau siden 2012, og samlet set er der sket et pænt fald i sygefraværet fra 2007-2015. Det samlede sygefravær ligger også pænt sammenlignet med andre regioner og kommuner, og derfor har der hverken i HR-chefkredsen eller i Strategisk HR-forum været lagt op til nye tværgående indsatser vedr. forebyggelse og opfølgning på sygefravær. Der er derimod lagt op til at opdatere og forkorte den beskrivelse af roller og ansvar vedr. sygefravær, som tidligere er godkendt i RMU, og som siden 2008 har fungeret som en fælles overordnet sygefraværspolitik, jf. nedenstående.

Uddrag af personaleredegørelsen 2016, med statistik vedrørende sygefraværets udvikling, er vedlagt som bilag. Den samlede Personaleredegørelse forventes at foreligge ultimo juni 2016.

Opdateret beskrivelse af roller og ansvar vedr. sygefravær

I forlængelse af regionsdannelsen blev der udformet en længere beskrivelse af, hvem der har hvilke roller og ansvar i forhold til at forebygge og følge op på sygefravær. Denne rolle og ansvarsbeskrivelse blev dengang drøftet og godkendt i MEDsystemet, og den har siden fungeret som det fælles afsæt for udformning af de lokale sygefraværspolitikker, og herunder bl.a. de lokale aftaler om, hvordan der følges op på længerevarende og gentaget hyppigt sygefravær (i form af sygesamtaler mv.).

I den opdaterede og forkortede beskrivelse gengives indledningsvist kort intentionen om at være en attraktiv og socialt ansvarlig arbejdsplads, hvor de ansattes sikkerhed, sundhed, trivsel og arbejdsglæde prioriteres højt (jf. MED- og Arbejdsmiljøaftalen, Det Sociale Kapitel mv.). Herefter beskrives kort en række handlinger/formelle forpligtelser i forhold til at forebygge og følger op på sygefravær på den enkelte arbejdsplads. Til sidst henvises til nogle understøttende værktøjer, som fx at den lokale ledelse har mulighed for at få besked om gentaget hyppigt sygefravær eller længerevarende sygefravær hos egne medarbejdere via IT-systemet ”SD-sygefraværspolitikker”.

I øvrigt

Koncern HR og de lokale HR-funktioner følger løbende udviklingen i sygefraværet og bistår organisationen med forebyggende og opfølgende tiltag.   

Vedlagt opdateret beskrivelse af roller og ansvar vedrørende sygefravær.

Jakob Olesen orienterede om, at der som aftalt er udformet en forkortet og opdateret beskrivelse af roller og ansvar vedrørende sygefravær. Beskrivelsen er kortet ned til én side og forsøgt gjort mere overskuelig og præcis, og der er tilføjet, hvad der gælder om-kring arbejdspladsvurderinger ved graviditet, men derudover er der ikke ændret i ho-vedbudskaberne.

Sygefraværsstatistikken ser generelt fornuftig ud. Der er nogle områder, hvor der er udfordringer, særligt inden for Psykiatri og Social, og der er sat initiativer i gang.   

Konklusion

Orienteringen blev taget til efterretning.

• Notat om roller og ansvar ifm sygefravær
• Afsnit om sygefravær til RMU 2016

Forretningsudvalget har besluttet, at der skal udarbejdes et kodeks for de pligter, man har som ansat i Region Midtjylland i forhold til rådgivning og bistand af regionsrådet. I løbet af maj vil der blive afholdt en række fokusgruppeinterview med henholdsvis medarbejdere og ledere i stabe og fællesfunktioner, regionsrådspolitikere, repræsentanter fra hospitalsledelserne og medlemmer af HMU fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling. Udkast til kodeks vil blive sendt i høring i MED-systemet fra slut august til ultimo oktober, hvorefter det skal politisk godkendes. Der vil på mødet blive givet en kort orientering om status og den videre proces vedrørende udarbejdelse af kodeks med centrale pligter for regionens ansatte.

Region Midtjylland afholdt den 22. januar 2016 et debatarrangement for ansatte og regionsrådet, hvor Bo Smith var inviteret til at fortælle om Bo Smidt-udvalgets arbejde med samspillet mellem politikere og embedsmænd. På baggrund af denne debat godkendte forretningsudvalget i februar, at der skal skrives et kodeks for de pligter, man har som ansat i Region Midtjylland i forhold til rådgivning og bistand af regionsrådet. Denne opgave ligger i Regionssekretariatet.

Formålet med kodekset vil være, at:

• sikre en tydelig og let tilgængelig beskrivelse af de centrale pligter, som ansatte i regionen har i relation til rådgivning og bistand af regionsrådet

• bidrage til en kultur, hvor der er fokus på de centrale pligter, og hvor både medarbejdere og ledere ved, hvordan de skal reagere, også hvis de vurderer, at

de centrale pligter ikke følges  

• beskrive rammerne for koncernens betjening af regionsrådet

• styrke offentlighedens tillid til regionen og dermed bidrage til et godt omdømme

• understøtte at der skabes et fælles sprog om de centrale pligter via lokale debatter

• indgå naturligt som en del af regionens værdier om dialog, dygtighed og dristighed.

Der vil i løbet af maj blive afholdt en række fokusgruppeinterview med henholdsvis medarbejdere og ledere i stabe og fællesfunktioner, regionsrådspolitikere, repræsentanter fra hospitalsledelserne og medlemmer af HMU fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling. Pligterne gælder for alle ansatte i regionen, men er særlig relevante for de ansatte, der har samspillet med politikerne i deres daglige arbejde. Derfor vil dette HMU blive særligt hørt. Udkast til kodeks vil blive sendt i høring i MED-systemet fra slut august til ultimo. Kodekset planlægges  herefter sendt til godkendelse i regionsrådet til november.

Som inspiration til Region Midtjyllands kodeks anvendes Bo Schmidt udvalgets udkast til kodeks,  KL's kodeks for forvaltningsrådgivning samt det kodeks, som Region Syddanmark har udarbejdet. Disse er vedlagt sagen til orientering.

Region Midtjyllands kodeks skal efterfølgende ud at leve i organisationen. Derfor vil det også blive drøftet på fokusgruppeinterviewene, hvordan denne opgave bedst løftes, ligesom Regionssekretariatet og Koncern Kommunikation har et tæt samarbejde om denne opgave.

Der vil på mødet blive givet en kort orientering om status og den videre proces vedrørende udarbejdelse af kodeks med centrale pligter for regionens ansatte.  

Jacob Stengaard Madsen orienterede kort om baggrunden for udarbejdelse af et kodeks. Ikke alle er bevidste om, at de er ansat i en politisk styret organisation. Et kodeks vil gælde alle ansatte, men vil i daglig praksis være mest relevant for medarbejderne, der bruger meget tid på det politiske niveau og ledelsessystemet.

Opsummering af bemærkningerne fra mødedeltagerne:

• Målgruppen afhænger af, hvilken form for kodeks vi laver og omvendt. Hvad er det for en lovlighed, vi skal være sandhedsvidner omkring? Hvis kodeks skal være for alle vil det skabe og rumme nogle modsætningsforhold. Det er svært at gen-nemskue, hvad vi vil med et kodeks. Eksemplet fra Region Syd er meget uklart.

• Der er forskel på, hvilket arbejde man har. Begrebet god forvaltningsskik passer ikke godt i forhold til driften, hvor det er faglighed og åbenhed der er mest i fo-kus.  

• Ingen kan undsige sig at være offentlig ansat, men vi har nogle forskellige faglig-heder, og de medsendte kodekser er lavet til embedsmændene.

• Måske kunne man adressere kodekset til ledelseslagene ned til afdelingsledelse. Der er nogle virkeligheder i driften, som er anderledes end i administrationen. Medarbejderne i driften betjener patienterne og ikke politikerne. Der skal være en loyalitetsforpligtigelse for alle.    

• Det kan undre, at der kun er personer fra regionshusene, som har været til fo-kusgruppeinterview. Det bør bredes mere ud.

• Der er bekymring for, at et kodeks vil kunne bevirke, at vi ikke må sige helt så meget. Hvordan sikrer vi mulighederne for, at vi får sagt det, som skal siges?

• Vi har en pligt til at åbne munden for at skabe gode patientforhold og ledelsesfor-hold. Måske skulle vi slå mere på pligt-etikken i et kodeks.

• Hvad skal vi gøre, hvis en politiker siger noget i medierne, som ikke passer? Der er forskellige råderum for forskellige personalegrupper.

• Hvad er det for en fag-faglighed, som er sandheden? Det er meget interessant, og det som gør det uklart.  

• På mødet med forretningsudvalget 17. maj blev ordet tillid brugt meget. Mange har etiske retningslinjer. Vil et kodeks give mere mening for hospitalsledelserne end den enkelte medarbejder? Der blev henvist til drøftelsen om whistleblower-ordninger på mødet med forretningsudvalget. Vi skal passe på, at vi ikke risikerer at få en whistleblowerordning i stedet for et kodeks.

• Ingen har interesse i at undertrykke ytringsfriheden, men der ligger også en loya-litetsforpligtelse. Vi skal som system kunne forvente, at man som leder har en loyalitetsforpligtigelse.

• Selvfølgelig skal man leve op til de omtalte dyder - det behøver vi ikke skrive ned. Vi er som medarbejdere langt fra politikerne, men selvfølgelig skal vi være loyale overfor dem. Det er et grundvilkår. Der er i dag ikke den samme fornemmelse for de politiske lag som tidligere, hvilket er beklageligt.   

• Det væsentlige i et kodeks for Region Midtjylland må være, hvordan vi håndterer dilemmaer. Vi har dilemmaer hver dag, og vi er afhængige af, at vi i hver af vo-res fagligheder er klare og tydelige.

• Udarbejdelse af et kodeks er godt, men det er væsentligt, at der skabes tydelig-hed, og der sendes de rigtige signalværdier, hvis det skal give værdi.

• Jacob Stengaard Madsen bemærkede, at vi bør gå efter et kodeks, som hænger sammen med vores værdier – en mere positiv tilgang. Det kan konstateres, at der er bekymring for relevansen, og hvem et kodeks gælder for. Et kodeks har størst relevans for dem, som sidder i regionshusene, men vi ønsker et generelt kodeks, som dækker alle medarbejdere i regionen. Der er nogle spilleregler, som vi alle skal følge, og det kan der ikke laves om på. Det kan betones, hvem kodekset er mest relevant for, men som udgangspunkt gælder det for alle ansatte.  Det blev understreget, at vi ikke ønsker at knægte ytringsfriheden, og det er heller ikke politikernes intention. Vi er alle offentligt ansat i en politisk styret organisation, og det giver nogle pligter og rettigheder, hvilket vi må forholde os til.

• RMU-medarbejderrepræsentanter ønsker at indgå i det konkrete arbejde, såfremt det bliver besluttet.   

Konklusion

Jacob Stengaard Madsen konkluderede, at det er væsentligt med tydelighed omkring, hvad et kodeks kan bruges til, hvad det skal hjælpe med, og hvem der er omfattet af det. De tre eksempler, som er vedlagt som bilag, er ikke brugbare i forhold til Region Midtjylland. Vi skal gå en anden vej med en mere positiv tilgang, og kodekset skal hænge sammen med vores værdier. Der vil blive iværksat fokusgruppeinterview med repræsen-tanter fra RMU.

(o)

• Kodeks VII, Bo Smith
• Kodeks, KL
• Kodeks, Region Syddanmark

Personalepsykologordningen er et tilbud om psykologhjælp beregnet for ansatte med akkumulerede belastninger (dvs. ikke et akuthjælps-tilbud). Antallet af ansatte, der benytter ordningen var i 2015 på niveau med de foregående år. Ventetiden til ordningen varierer vanligvis over året og søges udlignet ved samarbejde mellem de to leverandører.

Ved en drøftelse i 29. januar 2016 om de personalepolitiske puljer blev konkluderet, at en status for personalepsykologordningen skulle forelægges for RMU i forbindelse med døgnseminaret.

Personalepsykologordningen – et tilbud til ansatte

Hensigten med personalepsykologordningen er at bidrage til at håndtere korterevarende sygemeldinger og at forebygge længerevarende sygemeldinger for ansatte i Region Midtjylland. Ordningen består af psykologhjælp. Psykologhjælpen henvender sig primært til og er målrettet alle ansatte i Region Midtjylland, der er i arbejde, og som udvikler psykiske problemer, symptomer eller reaktioner på belastninger forbundet med arbejdet, som de har svært ved at tackle selv på en hensigtsmæssig måde.

Hjælpen retter sig primært mod stress forbundet med arbejdet, samarbejdsvanskeligheder, konflikter, mobning eller manglende trivsel, der har stået på i længere tid – og desuden mod situationer, hvor alvorlige personlige belastninger, fx sygdom, gør det vanskeligt for en ansat at håndtere de arbejdsmæssige krav. Hjælpen er beregnet for ansatte med akkumulerede belastninger og er dermed ikke et akuthjælps-tilbud.

Ydelsen leveres af Arbejdsmedicinsk Klinik i Herning og Arbejdsmedicinsk Klinik i Aarhus.

Aktivitet

Der var i 2011 et væsentligt større antal ansatte i forløb hos personalepsykologerne end i årene derefter, grundet besparelser og omstillinger. Efterspørgslen blev reguleret med en midlertidig øgning af ressourcerne til ordningen. I hvert af årene 2012, 2013, 2014 og 2015 har været budgetteret med 1.4 mio. kr. fra de personalepolitiske puljer til ordningen.

Nedenfor er et billede af aktiviteten de senere år:  

Derudover har der til og med efteråret 2015 været et mindre antal ansatte i forløb ved personalepsykolog ved Klinik for OCD og Angstlidelser, Risskov.

Aktiviteten i Arbejdsmedicinsk Klinik, Århus er i 1. kvartal 2016 mindre end foregående år forårsaget af ændringer i medarbejderstaben (en personalepsykolog er gået på orlov og en ny er ansat).

Ventetid
Der er konstant søgning til personalepsykologordningen – varierende hen over året, hvorfor de ansatte ikke kan forvente at få tid umiddelbart efter kontakt til leverandørerne. Særligt i sommermånederne er der mulighed for at få hjælp inden for ganske kort ventetid, mens ventetiden i den øvrige del af året over de seneste år har ligget på gennemsnitligt ca. 4-5 uger.

De to leverandører samarbejder om at udligne ventetiderne indbyrdes. Det sker ved, at hvis en ansat oplever, at hun ved kontakt til en leverandør tilbydes en samtale med relativt lang ventetid, vil hun typisk blive opfordret til at tage kontakt til den anden leverandør i tillid til, at ventetiden dér er kortere.

Psykologerne i personalepsykologordningen oplever til tider, at en sygemeldt ansat først henvender sig til ordningen, når hun har været til en rundbordssamtale, hvilket typisk først sker, når hun har været sygemeldt et par måneder. Derfor kan en ansat opleve, at der kan gå flere måneder indtil hun taler med psykologen, men det skyldes primært, at hun først sent i forløbet tager kontakt til ordningen.
 

Ventetiden i Arbejdsmedicinsk Klinik på Aarhus Universitetshospital har været uforholdsmæssigt høj i 1. kvartal 2016 grundet ændringer i medarbejderstaben som nævnt ovenfor.

1. juni 2016 afholdes det årlige møde mellem Koncern HR og leverandørerne til ordningen.  

Ditte Hughes orienterede kort om status. Der er stort set samme søgning som tidligere. Der er lidt større ventetid i Aarhus, hvilket skyldes en medarbejder er gået på orlov. Der er pres på ordningen, men det foregår i god ro og orden ifølge de to ledende overlæger på området.

Opsummering af bemærkningerne fra mødedeltagerne:

Hvis man fx er bisidder ved en vanskelig samtale, og medarbejderen først kan komme til en personalepsykologsamtale to måneder senere, hvad kan vi så tilbyde? I den situation har vi jo også en forpligtigelse. Ditte Hughes oplyste, der er et beredskab i Koncern HR, Udvikling, hvor der er ansat psykologer, og der er også et beredskab på hospitalerne.

I Psykiatri og Social er der nogle andre ordninger, og det er fint. Bagsiden er, at det fx er Falck. Måske kunne regionen selv stå for det. Gert Pilgaard bemærkede, at det har været drøftet flere gange. Det er svært at opretholde et beredskab, som kan agere indenfor gangske få timer, hvilket de private udbydere kan. Hurtighed prioriteres i disse situatio-ner.  

Konklusion

Orienteringen blev taget til efterretning.

I henhold til tidsplanen for medarbejderinddragelse i budgetlægningen skal RMU informeres om og drøfte den centralt indgåede økonomiaftale. På mødet orienteres kort om økonomiaftalen, som forventes indgået i starten af juni.

Direktionen har besluttet at afskaffe 0. behandlingen af budgettet. På mødet orienteres om denne ændring samt betydningen for medarbejderinddragelsen.

Der vil på mødet blive givet en orientering om den indgåede økonomiaftale mellem Danske Regioner og regeringen om regionernes økonomi 2017. (Aftalen forventes at blive indgået i starten af juni og vil blive eftersendt).  

Direktionen har besluttet at afskaffe 0. behandlingen af budgettet. Dette medfører også ændringer i den tidligere udmeldte proces for medarbejderinddragelse.

Da der ikke længere er nogen rammeudmelding i juni, er der ikke høringsfrist for RMU vedrørende rammeudmeldingen den 4 august. I stedet kan RMU afgive høringssvar til 2. behandlingen af budgettet sammen med HMU'erne med frist den 1. september.

Forslag til Budget 2017 fremsendes medio august 2016 til Ledelsesområderne, samt RMU med henblik på drøftelse i HMU’erne og eventuel afgivelse af høringssvar.

Den nye proces for medarbejderinddragelse er angivet i nedenstående tabel.

Jacob Stengaard Madsen orienterede kort om forhandlingerne om økonomiaftalen for 2017.

Det er ikke noget prangende aftale. Det er stort set tale om 0-vækst. Der kommer 200 mio. kr. i realvækst på landsplan, hvorfra der skal trækkes omprioriteringsbidrag. Der er desuden 300 mio. kr. fra finanslovsforhandlingerne 2015/2016, men de er allerede ind-regnet i budgettet. Der kommer formentlig nogle penge i forbindelse med kræftpakke 4 i forbindelse med finanslovsforhandlingerne. Der er tale om en meget stram aftale, som er blevet til under intense forhandlinger. Vi får lov til at beholde det anlægsniveau, som vi har, og det er flot. Region Midtjyllands investeringsplan er god, men finansieret gennem mange forskellige kilder.

Vi havde forudsat en større vækst, så det vil blive en udfordring at få budgettet til at hænge sammen. Den stramme økonomi betyder, at vi ikke kan afvise, at der kommer besparelser, men der bliver ikke behov for at iværksætte en storstilet spareplan.

Jacob Stengaard Madsen understregede, at vi vil gøre hvad vi kan for, at der ikke bliver besparelser i form af afskedigelser, som følge af økonomiaftalen.    

Link til økonomiaftalen for 2017:

https://www.rm.dk/om-os/aktuelt/news-2016/juni/okonomiaftale-satter-snavre-rammer/

Der forventes at sende et budgetforslag ud til ledelsesområderne og RMU 11. august med høringsfrist 1. september. 11. oktober er der den årlige drøftelse med forretnings-udvalget om, hvad der blev vedtaget.

Der har fra politisk side været stor tilfredshed med mødet med RMU 17. maj.

Opsummering af bemærkningerne fra mødedeltagerne:

• Hvad taler vi om med hensyn til kvalitetsfondsbyggerier for Region Midtjyllands vedkommende? Jacob Stengaard Madsen forklarede, at Region Midtjylland har få-et en større andel af kvalitetsfondsbyggerierne og dermed også skal indfri mange af de forudsatte effektivitetsgevinster. Det rammes vi af nu, og det beløber sig til ca. 130 mio. kr. i varige midler. Vi har en lang periode til at fase det ind, men vi bliver presset.

• Det er godt at få nye bygninger, men uanset hvor stærkt medarbejderne løber, vil de 130 mio. kr. ikke kunne tjenes ind ad den vej alene. Jacob Stengaard Madsen sagde, at regionsrådet kommer til at prioritere, hvor der skal sættes ind. Alle muligheder skal forfølges. MED-systemet vil blive inddraget, jf. aftalen om bud-getprocessen.  

Konklusion

Orienteringen om budget 2017 blev taget til efterretning.

Region Midtjyllands fælles tværgående arbejdsmiljøkonference afholdes den 2. november 2016. Titlen på konferencen er: ”Arbejdsmiljø og faglighed – i et stærkt samspil til gavn for borgeren”.

Konferencens form veksler mellem oplæg i plenum og workshops. Deltagerne på konferencen er medlemmer af RMU, HMU, CMU og arbejdsmiljøgrupperne.

Titlen på Region Midtjyllands fælles tværgående Arbejdsmiljøkonference, som afholdes den 2. november 2016 i Herning, er: ”Arbejdsmiljø og faglighed – i et stærkt samspil til gavn for borgeren”.

Medarbejderrepræsentanterne i RMU har været repræsenteret i planlægning af konferencen (v/Ole Echers og Maria Gaden Bjerre). Programmet er under udarbejdelse og vil blive fremsendt efter mødet.
 

Konferencen vil veksle mellem oplæg i plenum og involverende workshops. Disse workshops lægger op til debat og videndeling samt giver inspiration til det videre arbejde. Målgruppen er medlemmer af RMU, HMU, CMU og arbejdsmiljøgrupperne.

Ditte Hughes orienterede kort om arbejdsmiljøkonferencen, hvor der afprøves en ny og anderledes dialogform. Mads Steffensen fra "Mads og Monopolet" styrer et panel af lede-re og medarbejdere fra Region Midtjylland igennem drøftelser af dilemmaer.  

Konklusion

Orienteringen blev taget til efterretning.

Mødeafviklingen drøftes med henblik på videreformidling af relevante informationer fra mødet til HMU'erne mv. Forslag til temaer på døgnseminar drøftes. De foreløbige punkter til kommende RMU-møder er oplistet i sagsfremstillingen.

Det drøftes, hvilke informationer fra mødet RMU ønsker videreformidler til HMU'erne, Midtnyt mv.   

Der foreligger pt. følgende forslag til kommende møder:

- Status vedrørende overvejelserne om ændret arbejdstidstilrettelæggelse, jævnfør Spar1519

- Status vedrørende arbejdet med Akutområdet (speciale eller ej, organisering, HR-tiltag (uddannelse og kompetenceudvikling), rekruttering og fastholdelse)

- Orientering om partikelterapi (mødet 15. september). 

Det blev aftalt, at der skal kommunikeres om følgende fra dagens møde:

- RMU drøftede input til Strategi for Region Midtjyllands indsatser i det nære og sam-menhængende sundhedsvæsen. RMU's input vil blive taget med i det videre arbejde med udarbejdelse af strategien. De faglige organisationer vil blive indbudt til et møde om strategien efter sommerferien.

- RMU drøftede evaluering af de reviderede retningslinjer vedrørende omplacering og af-skedigelse i forbindelse med strukturændringer på grundlag af tilbagemeldingerne fra den regionale gruppe vedrørende omplacering (RGO) og HR-/Personalechefkredsen. RMU vurderede, at der ikke er behov for ændringer.

- Region Midtjyllands sygefraværspolitik/beskrivelse af roller og ansvar i forbindelse med sygefravær er blevet opdateret. Beskrivelsen er kortet ned til én side og forsøgt gjort mere overskuelig og præcis. Der er tilføjet, hvad der gælder omkring arbejdspladsvurde-ringer ved graviditet, men derudover er der ikke ændret i hovedbudskaberne. (Politikken kan ses her: http://link.rm.dk/291TeTk)

- RMU drøftede udarbejdelsen af et kodeks for de pligter, man har som ansat i Region Midtjylland i forhold til rådgivning og bistand af regionsrådet. Der vil blive iværksat fo-kusgruppeinterview med repræsentanter fra RMU. Udkast til kodeks forventes at blive sendt i høring i MED-systemet fra slut august til midt oktober.

- RMU blev orienteret om økonomiaftalen for 2017. Der forventes udsendt et budgetfor-slag til ledelsesområderne og RMU 11. august med høringsfrist 1. september.

Link til økonomiaftalen for 2017: http://link.rm.dk/291WMcF

Konklusion

Der kommunikeres til HMU'erne om de aftalte punkter fra dagens møde.

De foreløbige punkter til kommende RMU-møder blev taget til efterretning.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.