Dagsordner-referater

Lederside

Jacob Stengaard Madsen (regionsdirektør), Ole Thomsen (koncerndirektør), Michael Braüner Schmidt (lægefaglig direktør, Hospitalsenhed Midt), Christian Boel (koncerndi-rektør), Poul Michaelsen (hospitalsdirektør), Hospitalsenheden Vest, AUH, Gert Pilgaard (direktør, Psykiatri- og Social), Jonas Dahl (hospitalsdirektør, Regionshospitalet Randers), Lisbeth Holsteen Jessen (hospitalsdirektør, Regionshospitalet Horsens), Helle Dybkjær (ledende ergoterapeut, Hammel Neurocenter), Ditte Hughes, (afdelingschef, Koncern HR), Jørn Mørup (afdelingschef, Koncern HR), Jakob Olesen, (sekretariatschef, Koncern HR, Stab), Rachel Mortensen, (HR-konsulent, Koncern HR, Stab).

Medarbejderside

Anja Laursen (kredsformand, DSR), Mette Thomsen (regionsformand, Dbio), Nethe Lun-den (faglig sekretær 3F), Elin Randrup (Social- og sundhedsassistent, Hospitalsenheden Vest), Rene Lodal Christensen (socialpædagog, Granbakken), Henrik Ørskov (sygeplejer-ske, Risskov), Helle Engelsen (sygeplejerske, Regionshospitalet Viborg), Lise Lotte Chri-stensen (Regionshospitalet Silkeborg), Pirkko Dinnesen (sygeplejerske, Regionshospitalet Randers), Maj Britt Middelhede Olsen (ergoterapeut, Hospitalsenhed Midt), Tanja Lyth (jordemoder, Aarhus Universitetshospital), Lene Buhl Carstensen (lægesekretær, Regi-onshospitalet Viborg), Helle Maibritt Jørgensen (telefonist, Aarhus Universitetshospital), Mikkel Seneca (afdelingslæge, Aarhus Universitetshospital), Peter Hansen (fuldmægtig, Regionshuset Viborg), Rose-Marie Mollerup (psykolog, Risskov) Gunhild Libach Burup (økonoma, Aarhus Universitetshospital), Britta Ørnfelt Lund (suppleant for Therese Si-monsen Straarup).

Afbud

Inge Pia Christensen (sygeplejefaglig direktør), Jens Boe Krag (plejer, retspsykiatrien, Risskov), Kirsten Hansen (sygeplejerske, Aarhus Universitetshospital), Ole Echers (kon-sulent, Regional Udvikling), Jette Ohlsen (sektorformand, FOA, Aarhus, Kirsten Ægidius (fysioterapeut, Aarhus Universitetshospital), Jytte Gad Lauridsen (vicedirektør), Regional Udvikling.

Dagsorden godkendes.

Dagsorden godkendes.

Dagsordenen blev godkendt.

Der blev budt velkommen til Maj Britt Middelhede Olsen, som indtræder i stedet for Hanne Sloth, og Britta Ørnfeldt Lund, som indtræder som suppleant for Therese Simonsen Straarup i hendes barselsperiode. Jens Bo Krag indtræder i stedet for Maria Gaden Bjerre.  

Referat af mødet  4. december 2017 er vedlagt som bilag.

Referatet af mødet 4. december 2017 er vedlagt som bilag.

Referatet blev godkendt.

• Referat041217_Endelig

Det blev aftalt på sidste møde, at RMU skulle have en uddybende orientering om, hvad der gøres for at håndtere den stigende aktivitet og undgå overbelægning og genindlæggelser. Der er vedlagt en skriftlig orientering om initiativer til imødegåelse af overbelægning, og hospitalsledelserne vil på mødet give en kort orientering om status og de igangværende aktiviteter. Der lægges i forlængelse heraf op til, at eventuelle forslag og perspektiver omkring genindlæggelser af ikke forventede/ikke i forvejen kendte patienter drøftes.   

Det blev aftalt på sidste møde, at RMU på næste møde 1. februar 2018 ville få en uddybende orientering om, hvad der gøres for at håndtere den stigende aktivitet og undgå overbelægning og genindlæggelser.

Der er udarbejdet en skriftlig orientering om initiativer til imødegåelse af overbelægning initiativer (vedlagt). På mødet vil der blive givet en kort orientering fra hospitalsledelserne om status og de igangværende aktiviteter i forhold til overbelægning og genindlæggelser.

Der lægges i forlængelse heraf op til, at eventuelle forslag og perspektiver omkring genindlæggelser af ikke forventede/ikke i forvejen kendte patienter drøftes. Det vil sige patienter, som ikke er kendt af kommunerne og de praktiserende læger - fx ubehandlede KOL-patienter, som fortsat er på arbejdsmarkedet.

Baggrundsinformationer

Målbillede for sundhedsområdet
Regionsrådet får en orientering om målbillede for sundhedsområdet en gang i kvartalet. Koncern Kvalitet er undervejs med indikatoren for belægning og forventer, at den vil komme til at indgå i målbilledet for sundhedsområdet i foråret. Målbilledet er Region Midtjyllands måde at omsætte de nationale indikatorer på, og vi monitorerer på de samme indikatorer, som man gør nationalt. Der har været lidt arbejde med, hvordan den nationale indikator på belægning kan omsættes til målbilledet. Det tidligere "Sundhedsoverblikket" om belægningssituationen laves ikke længere.

Hospitalerne trækker fortsat deres belægningsdata via BI-enheden (time for time), hvilket de også vil gøre fremover. Den nationale indikator på belægning opgøres på et bestemt klokkeslet på dagen.

Den seneste orientering om målbillede kan findes på Region Midtjyllands hjemmeside under regionsrådets dagsorden for mødet 25. oktober 2017, hvor der er mulighed for at abonnere på regionsrådets dagsordener, så man fremover kan følge med i målbillede for sundhedsområdet.

Link til regionsrådets dagsorden 25. oktober 2017:
http://www.rm.dk/politik/regionsradets-moder/dagsordener/?SelectedYear=2017&SelectedMeetingId=2396#Orienteringommålbilledeforsundhedsområdet

Belægningstal via BI-portalen

Det er muligt for alle regionens ansatte at trække belægningstal via BI-portalen (intranettet). Der er udarbejdet en video, som viser, hvordan man kan trække belægningstal og danne rapport over belægning og belastning. (RMU fik tilsendt en orienterende mail herom 25. januar 2017).

På forsiden af rapporten ’Belægning og Belastning’ kan man finde en video på 30 min., hvor rapporten bliver gennemgået. Først en illustration af hvordan belastning og belægning beregnes og derefter en gennemgang af filtreringen samt de forskellige muligheder man har for at få vist data.
 

Rapporten findes på BI-portalen -->"Patient og Borger" -->"Belægning og Belastning" eller ved at følge dette link:

http://bi-portal.onerm.dk/#/site/RM/views/Belgningogbelastning/Forside?:iid=3    

Videoen findes direkte via følgende link: 

https://region-midtjylland.23video.com/video/15276031/bi-direkte-belaegning-og-belastning

Dialogforums anbefalinger

RMU nedsatte i 2013 "Dialogforum vedrørende overbelægning", som opstillede en række anbefalinger vedrørende fremadrettede indsatsområder i relation til overbelægning.

Dialogforums anbefalinger findes via følgende link: http://www.rm.dk/siteassets/om-os/organisation/hr-afdelingen/med-aftale/dialogforum-vedr.-overbelagning/afrapportering-dialogforum-12092013.pdf

De enkelte ledelsesrepræsentanter for hospitalerne orienterede indledningsvist om status og de igangværende aktiviteter i forhold til overbelægning og genindlæggelser.

På Hospitalsenheden Vest har man haft en stigning i henvisninger i 2017 på 6-7 pct. Mange henvisninger ordnes uden indlæggelse, og presset er ikke vokset kraftigt på sen-gekapaciteten i 2017. Der er sengeafsnit, hvor der er overbelægning bl.a. på grund af influenzasæsonen. Hospitalsenheden Vest afholder og videreudvikler kapacitetskonferen-cer og gør brug af lånesenge. Der er et udviklingsfelt i forhold til diagnostik, hvor nogle bliver indlagt på grund af de fysiske rammer, men kunne være klaret uden indlæggelse. Det vil DNV Gødstrup afhjælpe. Nogle dagkirurgiske patienter kunne også klares uden indlæggelse. Der arbejdes med forebyggelige indlæggelser bl.a. gennem fælles regional læring.    

På Hospitalsenhed Midt har man også oplevet pres med mange patienter og mange som indlægges. De arbejder ligesom Hospitalsenheden Vest med lånesenge og kapaci-tetskonferencer og udskrivelser før kl. 12.00. Hospitalsenhed Midt er meget optaget af at se på, hvilke patienter der har brug for at blive indlagt. De prioriterer tilgængelighed af sygeplejersker og speciallæger for hurtig afklaring af det videre forløb. De patienter, som udskrives, får en epikrise med hjem, hvilket giver god mening for den praktiserende læ-ge. En del patienter kommer omkring en seng på grund af de fysiske rammer og ville kunne klares i dagkirurgi. På tegnebrættet arbejdes der med diagnosticering og behand-ling i eget hjem.

På Regionshospitalet Randers har der været en ret kraftig stigning i akutte indlæg-gelser og et lille fald i ambulante patienter i 2017. De sidste tre uger har der været rigtig mange patienter, hvilket formentlig skyldes influenza. De har kapacitetskonferencer morgen og eftermiddag, gør brug af lånesenge og 4-sengsstuerne bruges fuldt ud. Regi-onshospitalet Randers prioriterer samarbejdet med kommunerne højt. De arbejder bl.a. med højrisikopatienter, og her er det væsentligt at få fat i bopælskommunerne. Der blev henvist til et konkret eksempel med en patient, som ofte blev indlagt. Patienten kom fra et botilbud, og da der begyndte at komme en sygeplejerske fra kommunen på botilbud-det, blev patienten ikke længere indlagt.    

Sidste år var meget udfordrende for Hospitalsenheden Horsens. De har udfordringer med døgnvariation, årsvariation og lånesenge og har forskellige indsatser i forhold til de tre områder bl.a. rettidig reaktion på belægningsniveau i alle afsnit og på husniveau, ekstra medicinske senge og reduktion af lånesenge. De arbejder også med en række personalepolitiske tiltag, herunder bl.a. fleksibel vagttilrettelæggelse, solidaritetsprincip på tværs af afdelinger og afsnit, plustidsaftaler og minimering af ferieplanlægning, ud-dannelse og konferencer under vinterberedskabet. Hospitalsenheden Horsens er i år et helt andet sted end sidste år.

Psykiatrien har to problemstillinger. Der er overbelægning på sengeafdelingerne, og i Risskov bevirker de fysiske rammer, at belægningen flyttes ned i modtagelsen. Psyki-atrien arbejder med fire spor: 1) kommunesporet – de får mange patienter ind og har svært ved at komme af med dem, 2) sikkert patientflow, 3) øge fleksibiliteten i Risskov i form af buffersenge, så belastningen flyttes fra aften og nat til dag og 4) der laves 32 nye sengepladser.

Hospitalsledelsen for Aarhus Universitetshospital var ikke repræsenteret på mødet. Ole Thomsen orienterede kort om status. Aarhus Universitetshospital meldte sig ind i sikkert patientflow i 2017, og det har været en stor gevinst i form af kapacitetskonferencer, tav-lemøder mv. Målet i 2018 er, at alle relevante afdelinger holder kapacitetsmøder. De har også et mål om at udskrive patienter inden kl. 12.00. Kommunen har ansat bor-gerkonsulenter, som sikrer at patienter ikke ligger unødigt på hospitalet. Der arbejdes også med en mængde følg-hjem aktiviteter. Der er vedlagt en skriftlig orientering som bilag fra Aarhus Universitetshospital om status.  

Christian Boel bemærkede, at der er stort fokus på forebyggelse af indlæggelse i sund-hedsaftalerne. Dagen forinden havde der været møde i sundhedsstyregruppen, hvor der blev talt om, hvordan man arbejder konkret i Vest. Der er også stor interesse for de bor-gere, som ofte er ved vagtlæge, men ikke kendes af den praktiserende læge og kommu-nerne.

Opsummering af bemærkninger fra mødedeltagerne:

• Rigtig mange fine og gode initiativer. Det er fantastisk godt, at vi har særligt fokus på at gøre noget i forhold til højrisikopatienter.

• De mange initiativer rækker ikke alene. Forskning om buffersenge viser, at det forringer patientsikkerheden. Vi hører stadig meget om overbelægning og om usikkerhed i forhold til, hvordan man skal håndtere patienter fra andre afdelinger. Måske kunne prioritering af mere tid/ressourcer til første møde med patienten have positiv effekt.

• Vi bør arbejde for ligestilling af psykiatri og somatik i sundhedsaftalerne.

• Kommuner i Region Midtjylland ønsker, at den nære psykiatri kommer på som første tema. Vi kan håbe på, at man indenfor socialpsykiatrien kan gøre det samme som akut-somatikken i kommunerne - forebygge indlæggelser og sikre god udslusning.

• Influenzasæson giver en forklaring på overbelægningsudfordringer i korte perioder i løbet af året, men det meste af det pres der opleves skyldes ikke influenza-epidemier.

• Der er stor fluktuation hen over året, og ændringerne i belægningssituationen sker meget dynamisk og til tider uforudsigeligt. Kurven ser ikke nødvendigvis ens ud år fra år. I årets første måneder er der rigtig mange indlæggelser, og personalet er også mere syge.

• Der har været udfordringer med overbelægning gennem mange år, og der er nogle afledte konsekvenser for personalet. Vi kan ikke løse problemet med at si-ge, at det er ”lige nu og her”. Vi må også se det over en årrække.

• Vi bør også fokusere på om der mangler sengepladser, og hvordan vi løbende rammer den kapacitet, som der er behov for?

• Der efterlyses strukturelle tiltag, hvilket er forståeligt. Samtidigt skal vi huske, at vi er underlagt både nogle økonomiske og bygningsmæssige rammer. Vi er nødt til at arbejde smartere fx med risikopatienter. Lige nu er der for mange eksperimenter og for lidt viden. Der gøres meget godt, men vi ved ikke nok om, hvad der virker.  

• Vi må have medarbejdernes arbejdsmiljø med ind i dialogen om overbelægning. Dialogforum vedrørende overbelægning bør overvejes genetableret. Medarbejdersiden vil gerne appellere til at gøre noget sammen.

• Risikoen ved at flytte drøftelserne over i en dialoggruppe er, at der er lokale for-skelle, og det er lokalt der arbejdes med at forebygge og håndtere udfordringerne, og derudover er der allerede eksisterende tværregionale fora, som har fokus på emnet. Ledelsen ønsker derfor, at dialogerne tages lokalt – eventuelt med opsamling i RMU igen på et senere tidspunkt.

• Medarbejderrepræsentanterne vil gerne drøfte udfordringerne ud fra et personaleperspektiv, og mener at en genindkaldelse af dialogforum ville give rigtig god mening.

• Ledelsen anerkender dialogforums arbejde og de resultater der kom ud af det – fx omkring definitioner og beredskab i forhold til forskellige belægningsniveauer med skelnen mellem hvad der på den enkelte afdeling vurderes som rød, gul og grøn belægningssituation. Meget af det, som dialogforum foreslog, er blevet til noget. Vi har allerede tre fora, der har dialog på tværs bl.a. omkring læringsfællesskaber vedr. sikkert flow, som også taler om belastning og arbejdsmiljø.

• Vi drøfter opgaver, belastning og patientsikkerhed, men vi kan ikke undgå også at drøfte arbejdsmiljø, rekruttering og fastholdelse. Det er den lange dagsorden, som er bekymrende og der bør være fokus på rekrutteringsproblemer og den demografiske udvikling. Vi må forholde os til det med et 10 års perspektiv.

• Det bør overvejes på at have et punkt på hvert andet RMU-møde om, hvad vi gør med et langt perspektiv i forhold til at sikre bæredygtigheden på langt sigt

• Vi har fokus på arbejdsstyrkeplanlægningsstrategi med både kort, mellemlangt og langt sigt. Det vanskeligste er at forudsige, hvilke medarbejdere vi har behov for og hvem vi kan få, og hvordan kan vi se de helt store billeder? På et tidspunkt bør vi tale lidt bredere om, hvor mange senge der er behov for. Vi plejer at sige, at arbejdsmiljø løser vi så tæt på det lokale som muligt.

Konklusion

Jacob Stengaard konkluderede, at der er godt fat lokalt omkring overbelægning. Viden-deling er væsentligt, og det er det et regionalt perspektiv bl.a. handler om. I forhold til arbejdsmiljø vi har nogle ”dag-til dag problemer” som vi skal tage hånd om, og vi skal også have fokus på, hvordan vi kan rekruttere og fastholde på længere sigt.

• Notat RMU Indsatser mod overbelægning
• Orientering AUH overbelægning og genindlæggelser

På mødet vil der blive orienteret om den økonomiske status i Region Midtjylland med fokus på regnskab 2017. Derudover er der udarbejdet forslag til en proces for medarbejderinddragelse i budgetlægningen for 2019 (vedlagt).

Der orienteres på mødet om den økonomiske status i Region Midtjylland med fokus på regnskab 2017.

Der lægges op til, at RMU godkender forslag til processen omkring medarbejderinddragelse i budgetlægningen som beskrevet i vedlagte procesplan for behandling af budget 2019.

Vedlagt forslag til tidsplan for dialog og inddragelse af MED-systemet.

Jacob Stengaard Madsen orienterede om regnskab 2017. Han gennemgik herefter forslag til en proces for medarbejderinddragelse i budgetlægningen for 2019.  

Sundhedsområdet kommer ud af 2017 med et overskud på 62,5 mio.kr. Der er et min-dreforbrug på 62,5 mio. kr., som svarer til en afvigelse på ca. en kvart procent. Region Midtjylland har dermed overholdt sin andel af Økonomiaftalen med regeringen. Det er flot styret.  

På Aarhus Universitetshospital er merforbruget ikke så stort som forventet. Det skyldes primært, at der er færre engangsudgifter i 2017 i forbindelse med de nye byggerier – de forskydes til 2018. Der er desuden samlet ca. 10 mio. kr. bedre end forventet i afdelin-gerne. Regnskabsresultatet ændrer ikke på behovet for besparelser, da de primært adresserer fremadrettede udfordringer.

På Regionshospitalet Randes skyldes merforbruget øget patientindtag, især akutte pati-enter og tarmkræftscreening. Merforbruget er blevet mindre end forventet, hvilket skyldes en ændret afregning omkring patologien.

Psykiatrien viser et mindreforbrug på 8,6 mio. kr. Hertil kommer en negativ korrektion som følge af en bevilling til Regionshospitalet Randers til håndtering af akutte patienter, og en negativ korrektion for ejendomskatter. Psykiatriens resultat til overførsel er derfor 6,6 mio. kr. Overskuddet skyldes bl.a. indtægt vedr. færdigbehandlede patienter og satspuljemidler. Korrektionerne opgøres endeligt 5. februar 2018.

Socialområdet og Regional Udvikling har også været præget af flot økonomistyring.

De slides, som blev anvendt i forbindelse med orienteringen, er vedlagt referatet som bilag.

Jacob Stengaard Madsen redegjorde herefter for status for processen omkring medar-bejderinddragelse i budgetlægningen. Forslaget er udarbejdet under forudsætning af, at der ikke laves noget om i forhold til den politiske proces. Den ny regionsformand ligger op til, at de stående udvalg, regionsråd og forretningsudvalg skal spille en anden rolle end tidligere, hvilket formentlig vil kunne ses i budgetprocessen. Den endelige proces for medarbejderinddragelse må derfor afvente resultatet af disse drøftelser. Medarbejdersiden i RMU vil blive inddraget, så snart ledelsen ved noget mere herom. Aftalen om regionernes økonomi for 2019 skal være på plads i starten af juni.  

Opsummering af bemærkninger fra mødedeltagerne:

• Medarbejdersiden drøfter i øjeblikket et ønske om en ændret budgetproces fra deres side.

• Hvad ligger der i "fællesudgifter og – indtægter"? Der ligger alt muligt, fx udgifter til respiratorpatienter i eget hjem. Der kan fint udarbejdes en oversigt over, hvad det indeholder.  

• Foråret – inden budgetseminaret - er det gode tidspunkt at få indflydelse på det kommende års budget.

Konklusion

Orienteringen om den økonomiske status blev taget til efterretning. Plan for medarbej-derinddragelse i budgettet meldes først ud senere, da den eventuelt skal tilrettes i forhold til nogle ønsker fra politikere og medarbejderrepræsentanter.

• Forslag til tidsplan for dialog og inddragelse af MED
• Slides regnskab 2017 budgetproces 2019

RMU og forretningsudvalget mødes 13. marts 2018 for at drøfte ønsker og forventninger til det fremtidige samarbejde.

RMU og forretningsudvalget mødes 13. marts 2018 for at drøfte ønsker og forventninger til det fremtidige samarbejde. Der er afsat en time til mødet.

Der lægges op til, at mødet indledes med en kort præsentationsrunde, og at deltagerne efterfølgende drøfter ønsker og forventninger til det fremtidige samarbejde i grupper med fælles opsamling i plenum. Inden gruppedrøftelserne kan der evt. kort gives et par konkrete eksempler på godt samarbejde med RMU/MEDsystemet ved en eller to medarbejderrepræsentanter.

Jacob Stengaard Madsen orienterede kort om det kommende møde med det nye forretningsudvalg, og forventningerne til, at udvalgets medlemmer vil have stor lyst til at drøfte det kommende samarbejde.

Konklusion

Sekretariatsfunktionen vil i samarbejde med RMU-formandskabet udarbejde en dagsorden for mødet.

Regionsrådet i Region Midtjylland godkendte 26. april 2017 en indstilling om: "At der under direktionens ledelse etableres en midlertidig organisation med inddragelse af alle de somatiske driftsenheder, som i samspil med de relevante faglige organisationer og MED-udvalg skal vurdere handlemuligheder for at ressourceoptimere/konkurrenceudsætte serviceassistentområdet inklusive at gennemføre relevante økonomiske modelberegninger".
På baggrund af denne indstilling er blevet gennemført en analyse af ressourceoptimering af serviceassistentområdet. Analysen forventes præsenteret for regionsrådet i april 2018.   

Regionsrådet i Region Midtjylland godkendte 26. april 2017 bl.a. følgende indstilling:

1) "At der under direktionens ledelse etableres en midlertidig organisation med inddragelse af alle de somatiske driftsenheder, som i samspil med de relevante faglige organisationer og MED-udvalg skal vurdere handlemuligheder for at ressourceoptimere/konkurrenceudsætte serviceassistentområdet inklusive at gennemføre relevante økonomiske modelberegninger".

  
I forlængelse af denne beslutning, blev der nedsat en midlertidig organisation under direktionens ledelses bestående af direktionen repræsenteret ved koncerndirektør Ole Thomsen samt relevante regionale medarbejdere. Projektets styregruppe bestod foruden den midlertidige organisering af 2 repræsentanter fra FOA og 2 repræsentanter fra 3F samt 3 RMU-medlemmer:

• Ole Thomsen, Koncerndirektør (Formand)
• Mette Jensen, Økonomidirektør
• Lars Dahl, Hospitalsdirektør, Hospitalsenhed Midt
• Ditte Hughes, Afdelingschef, Koncern HR
• Dorte Christensen, Afdelingschef, Indkøb og Medicoteknik
• Per Grønbech, Seniorkonsulent, Indkøb og Medicoteknik
• Helle Vadmand, Kontorchef, Koncernøkonomi
• Nina Skarum, Personalejurist, Koncern HR
• Repræsentanter fra RMU: Kirsten Hansen, Nethe Lunden og Jette Ohlsen
• Repræsentanter fra FOA og 3f: Ulla Warming, FOA Århus, Susanne Andersen, FOA Herning, Lone Skov Hansen, 3f Aarhus Rymarken og Jørn Wulff Christensen, 3f Silkeborg
• Henriette Sørensen, AC-fuldmægtig, Koncernøkonomi

Styregruppen har været tæt involveret i arbejdet med analysen, heriblandt beslutningen om hvilke afdelinger, der skulle undersøges samt hvordan processen konkret blev gennemført i de valgte afdelinger.

Derudover har Lederforum for Økonomi fungeret som referencegruppe for arbejdet og der har været nedsat en arbejdsgruppe bestående af servicechefer for hvert af de 5 somatiske hospitaler i Region Midtjylland.

I arbejdet er der taget udgangspunkt i, at serviceassistentkonceptet som det kendes bibeholdes, idet det i sagsfremstillingen fra regionsrådets møde d. 26. april 2017 blev vurderet, at serviceassistentområdet som et samlet koncept ikke er egnet til udbud. Dette skyldes blandt andet områdets kompleksitet, markedets modenhed og de igangværende omfattende hospitalsbyggerier.

Der blev derfor igangsat et ressourceoptimeringsprojekt, hvor der via en analyse foretaget på 7 afsnit på 3 forskellige størrelser af hospitaler er afdækket, hvorvidt det er muligt at ressourceoptimere på serviceassistentområdet. Disse 7 afsnit er undersøgt på følgende parametre, der vurderes at have relevans for opgaveløsningen; økonomi, kvalitet og fleksibilitet.  Analysen er udført af den eksterne konsulentvirksomhed Dansk Servicerådgivning.

Rapporten konkluderer bl.a. at:

• Kvalitet ift. rengøring samt den af brugerne oplevede kvalitet og fleksibilitet ift. de udførte serviceopgaver vurderes som værende god.
• Det økonomiske optimeringspotentiale på de 7 afsnit, ved metoden direkte sammenligning påviser, at der samlet set udføres opgaver svarende til 2.779 timer mere end normeringerne rækker til i dag. Yderligere informationer findes i vedhæftede rapport.
• Der er normeret mere tid til at udføre de ønskede rengørings- og serviceopgaver på de 4 medicinske afsnit, end der anvendes i dag, mens der er normeret mindre tid end nødvendigt til at udføre de ønskede rengørings- og serviceopgaver på de 3 OP-afsnit.
• Det økonomiske optimeringspotentiale på de 7 afsnit ved metoden gennemsnitsberegninger medfører en udligning af forskellen i det samlede beregnede timetal ved den direkte sammenligning, så der samlet beregnes 1.959 timer mindre på de 7 afsnit, end der normeres til i dag. Den samlede opgørelse af det økonomiske potentiale vises i nedenstående tabel 1.
• Der vurderes at være et potentiale for opgaveflytninger.
• Der er i rapporten følgende anbefalinger til overordnede og konkrete tiltag ift. øget ressourceoptimering på området.
  • Etablering af service-/samarbejdsaftaler imellem de centrale serviceafdelinger og de afdelinger, hvor serviceydelsen leveres, med fokus på præcision i opgavebeskrivelsen.
  • Etablering/udvikling af afregnings-/fordelingsmodel, der kan være med til at fremme opgaveflytning til serviceassistenter.
  • En fælles regional strategiplan for rekruttering og uddannelse af serviceassistenter
  • En skabelon til at sikre kvalitet og kvalitetsoplevelsen i forbindelse med overdragelse af opgaver til serviceassistenter.
  • At der sikres mulighed for vikardækning på afsnittene (især på AUH Nørrebrogade).
  • At de allerede eksisterende givne muligheder for kommunikation vedr. transport af patienter til operationer (såsom CETREA-skærme) udnyttes optimalt og ensartet.
  • At mellemrengøringer imellem operationer udføres ensartet og primært af serviceassistenter.

Tabel 1: Samlet potentiale ved både direkte sammenligning og gennemsnitsberegninger

Note: Idet tidsforbruget for serviceopgaverne er opgjort via samtaler med serviceassistenterne på de 7 afsnit, hvor serviceassistenterne har estimeret tid brugt på serviceopgaver på afsnittene, er der i denne tabel indikeret et spænd på +/- 12 %, idet vurderingen af tid er behæftet med usikkerhed. Idet der på hospitalerne efterfølgende har været mulighed for at gennemgå vurderingerne er usikkerheden er mindsket, hvorfor konklusionerne omhandler de egentlige beregnede timer årligt. Ift. kolonnerne i tabellen indeholdende +/- 12 % skal der være opmærksomhed på, at det samlede potentiale ("timer årligt, beregnet") for det enkelte afsnit indeholder både opgaver indenfor opmålt rengøring og serviceopgaver. De +/- 12 % tillægges kun tidsforbruget på serviceopgaverne. Derfor vil de opgjorte potentialer i +/- 12 % kolonnerne ikke kunne findes ved at tage 12 % af værdien for det samlede potentiale.  

Som det ses af vedhæftede udkastet til sagsfremstillingen til regionsrådet, forventes det, at der til regionsrådet indstilles;

-      at analysens konklusioner vedr. kvalitet, fleksibilitet og det påviste økonomiske optimeringspotentiale på de 7 afsnit,  tages til efterretning.

-      at anbefalingerne ift. overordnede og konkrete tiltag tages til efterretning.

-      at hospitalerne arbejder videre lokalt med at ressourceoptimere indenfor serviceassistentområdet ved blandt andet at benytte de anviste metoder i analysen.

Rapporten har haft følgende proces:

• 11. januar - Styregruppemøde
• 24. januar - Lederforum for Økonomi
• 1. februar - RMU

Dertil forventes det at følgende mødefora præsenteres for rapporten fremadrettet:

• 18. april - Forretningsudvalget
• 26. April - Regionsrådet 
   

RMU er tidligere orienteret om opstarten af arbejdet med analysen af ressourceoptimering af serviceassistentområdet på mødet 11. september 2017. 

Ole Thomsen præsenterede resultaterne af analysen af ressourceoptimering af service-assistentområdet.

De slides, som blev anvendt i forbindelse med præsentationen, er vedlagt referatet som bilag.

De enkelte ledelsesrepræsentanter for hospitalerne redegjorde kort for, hvad de arbejder med hver især i henhold til analysens resultater.

Hospitalsenheden Horsens har centraliseret serviceassistentområdet. Servicechefen stiller sig hele tiden til rådighed overfor de enkelte afdelinger. Det har været nødvendigt at definere snitflader. Det giver god mening at arbejde videre med serviceassistentkon-ceptet.  

Hospitalsenhed Midt er i gang med at centralisere serviceassistentområdet med respekt for, at der er særlige kvalifikationer knyttet til klinikken samtidig med, at der er brug for fleksibilitet. Der er fire matrikler, og på Hammel Neuroklinik og Regionshospitalet Silkeborg centraliserer man ikke på samme måde. Der er en god proces i gang med at lave samarbejdsaftaler med alle afdelinger.

Hospitalsenheden Vest har også centraliseret serviceassistentområdet. Man er på vej mod DNV Gødstrup og skal have lavet nye samarbejdsaftaler. Der vil blive set på, om nogle opgaver kan ligge bedre end de gør nu. Der skal være en lønsomhedskultur om-kring kerneopgaven.

Regionshospitalet Randers har i 2017 gennemgået arbejdsbeskrivelserne og ser frem til en regional strategi for uddannelse og rekruttering.

Aarhus Universitetshospital er i gang med en stor ændring på serviceområdet, og de mangler at integrere Klinisk Logistik.

I psykiatrien har rengøringen været udliciteret de sidste 40 år. De køber ydelser på de andre hospitaler.

Opsummering af bemærkninger fra mødedeltagerne:

• Det blev fra medarbejderside konstateret, at det er positivt med nye kompetencer gennem opgaveflytning. Det er en grundmodel, som også kan benyttes til andre områder fx i administrationen.

• Det blev endvidere fra medarbejderside konstateret, at der har været et rigtig godt samarbejde omkring analysen. Den bliver spændende med den regionale strategi omkring kompetenceudvikling.

• Der blev fra medarbejderside givet udtryk for, at det har været en god proces, og at det er godt, at kvaliteten har været det øverste pejlemærke. Det er nogle opgaver, som er så specialiserede, at man fortsat kan mangle vikarer - fx forberedelse af lejring til forskellige operationer.

• Det blev fra medarbejderside bemærket, at den løn, som indgår i analysen for social- og sundhedsassistenter, må være inklusiv aften- og nattillæg, da det fremgår, at en social- og sundhedsassistent er 24 pct. dyrere end en serviceassistent. Der blev opfordret til at tjekke op på tallet, inden analysen går videre til politikerne, da det umiddelbart ikke ser rigtigt ud i forhold til løntrinene i overenskomsten.  

• Det blev fra medarbejderside konstateret, at serviceassistenter er lige så meget under pres som alle andre. Man bør være opmærksom på, at der også skal være plads til at lave de grundlæggende opgaver.

• Det blev fra ledelsesside bemærket, at en større organisering af serviceassistent-området giver bedre muligheder for at undgå ensidigt gentaget arbejde (EGA).

• Det blev fra medarbejderside bemærket, at analysen blev lavet for at undersøge mulighederne for konkurrenceudsætning. Vi ved ikke, hvad der vil ske politisk på sigt. Hvis der laves meget opgaveflytning, kan det blive svært at outsource.

• Ole Thomsen sagde afslutningsvist, at det er oplevelsen, at analysen har været god for hospitalerne. I styregruppen har man lovet hinanden, at der fortsat skal være blik på de gode ideer – i øjeblikket er der fokus på arbejdsmiljøet.  

Konklusion

Orienteringen om resultaterne af analysen af ressourceoptimering af serviceassistentom-rådet blev taget til efterretning.

Koncern HR har efterfølgende set på lønomkostningsniveauet for social- og sundhedsas-sistenterne og serviceassistenter. I serviceassistentanalysen på side 49 er der en oversigt over procentuel lønforskel, hvoraf det fremgår, at en serviceassistent er 24 pct. billigere end en social- og sundhedsassistent på Hospitalsenheden Vest. Der er tale om gen-nemsnitsberegninger på baggrund af det reelle løn- og stillingsforbrug i 2016 (dvs. der indgår tillæg, overarbejde osv.). Sammenligner man social- og sundhedsassistenter og serviceassistenter og ser bort fra deres arbejdstidsbestemte tillæg, så er forskellen i den gennemsnitlige timeløn i Region Midtjylland kun 5 kr. Hvis man tager de samme fag-grupper inklusiv særydelser er forskellen 21 kr. Forskellen på de 21 kr. dækker over, at flere social- og sundhedsassistenter arbejder mere på skæve tidspunkter (aften, nat og weekend) end serviceassistenterne. Fx ydes der pleje om natten, hvorimod man ikke gør rent om natten.   

Regionsrådet vil blive gjort opmærksom på ovenstående i forbindelse med den politiske behandling.

• Kort version af rapport
• Rapport
• Bruttoliste_opgaver
• Kommissorium
• Udkast til sagsfremstilling til regionsrådet
• Slides Analyse af serviceassistentområdet

Der vil blive holdt et kort oplæg om status for samarbejdet med frivillige i Region Midtjylland og om hvorfor og hvordan Region Midtjylland samarbejder med Aarhus Kommune om afviklingen af Europæisk Frivillighovedstad 2018, der sætter fokus på fejring og udvikling af frivillighed og samskabelse.

Der vil blive holdt et kort oplæg om status for samarbejdet med frivillige i Region Midtjylland og de regionale perspektiver i forbindelse med Europæisk Frivillighovedstad 2018.

Aarhus Kommune og Region Midtjylland samarbejder om afviklingen af Frivillighovedstad 2018 i samspil med bl.a. frivilligcentre, frivillige foreninger og andre kommuner i regionen. Tilgangen til afviklingen er, at det er en "åben begivenhed", hvor alle som ønsker det, kan benytte lejligheden til at fejre, anerkende og udvide frivillige fællesskaber samt afprøve nye muligheder for at udvikle velfærd, gennem samskabelse med frivillige og andre interessenter.

Oplægget vil fokusere på: 

• Status for og erfaringer fra samspillet med frivillige på Region Midtjyllands institutioner, og hvordan der arbejdes med udviklingen af samarbejdet, med afsæt i den strategi og de principper, som er vedtaget af regionsrådet og RMU (www.frivillig.rm.dk) 

• Hvad betyder det at være frivillighovedstad, og hvorfor deltager Region Midtjylland i samarbejdet? Eksempler på temaer og potentialer i forhold til forebyggelse og fremme fysisk og mental sundhed samt regional udvikling.

I forlængelse af oplægget vil der være mulighed for spørgsmål og kommentarer.

Jakob Olesen holdt et kort oplæg om status for samarbejdet med frivillige i Region Midtjylland og de regionale perspektiver i forbindelse med Europæisk Frivillighovedstad 2018 med særlig fokus på de dokumenterede positive effekter af frivilligt arbejde i for-hold til fysisk og mental sundhed mv.

De slides, som blev anvendt i forbindelse med oplægget, er vedlagt referatet som bilag.

Opsummering af bemærkninger fra mødedeltagerne:

• Hvor går snitfladen mellem pårørende og frivillige? Vi har brug for at aktivere dem og overvejer at dagsordenssætte en informationskampagne. Grænsen er flydende og ikke entydig, og det varierer om de pårørende har lyst til og mulighed for at engagere sig frivilligt eller opfatter sig som ufrivilligt frivillige. Mange har lyst til at engagere sig, og I alle patientforeninger er der mange frivillige pårørende.

• Foreningsdanmark er fantastisk, men det er vigtigt at være opmærksom på afgrænsningerne omkring frivilligt arbejde, og hvad man med rimelighed kan forvente af de pårørende. Fx i forhold til at skulle passe sine forældre, mens de er på sygehuset og samtidigt være på arbejdsmarkedet. Det er altid bekymrende, når politikere siger, at dette område skal udbygges og systematiseres.

• Frivillige er dem, der gør det, fordi de har lyst til det. Pårørende kan være ufrivilligt frivillige. De to ting skal man ikke blande sammen.  

• Der er etiske overvejelser – ønsker patienten hjælp fx at blive passet af sine børn? Der findes mange undersøgelser herom, som man med fordel kan dykke ned i. En-mandsstuerne giver nye muligheder.

• Der er også etik i, om fx socialpsykiatriske patienter kun kan komme ud og gå en tur, hvis der er frivillige som vil gå med.    

Konklusion

Orienteringen blev taget til efterretning. Emnet vil blive sat på dagsordenen igen senere. (o)

• Slides Frivillighovedstad 2018

Koncern HR har lavet en oversigt over, hvordan de personalepolitiske puljer har været anvendt i 2017 samt hvordan puljerne prioriteres i 2018.

Koncern HR har lavet en oversigt over, hvordan de personalepolitiske puljer har været anvendt i 2017 samt hvordan puljerne prioriteres i 2018.  

Prioriteringerne for 2018 har været drøftet på Lederforum for HR på deres møde den 14. december 2017

Det overordnede formål med de personalepolitiske puljer er at sikre, at Region Midtjylland ved konkrete aktiviteter kan skabe forudsætningerne for, at regionen vedvarende kan rekruttere, udvikle og fastholde dygtige og engagerede medarbejdere i et sundt og udviklende arbejdsmiljø.

De personalepolitiske puljer fordeler sig på: Personalepolitiske initiativer, Mangfoldighedsindsats, Personalepsykologordning, Det Sociale Kapitel, Organisationsudvikling, Lederudvikling, Trivselsundersøgelser og ledelses-evaluering (TULE-dialoger), seniorpulje, MED-Uddannelse, Centrale arbejdsmiljøaktiviteter samt Rekruttering.

I budget 2018 for Region Midtjylland er der afsat budget til en række personalepolitiske puljer for et samlet beløb på 21,130 mio. kr. i 2018.

Koncern HR varetager administrationen af de personalepolitiske puljer.

Vedlagt en uddybning af puljerne og fordelingen af budget 2018 samt overblik over forbruget i 2017.

Orienteringen om de personalepolitiske puljer blev taget til efterretning.

• Forbrug på de personalepolitiske puljer i 2015 2016 2017
• Fordeling af budget personalepolitiske puljer 2018
• Oversigt over personale politiske puljer for 2018

Mødeafviklingen drøftes med henblik på videreformidling af relevante informationer fra mødet til HMU´ene mv. De foreløbige punkter til kommende RMU-møder er oplistet i sagsfremstillingen.

Det drøftes, hvilke informationer fra mødet RMU ønsker at videreformidle til HMU´ene, Midtnyt mv.

Der er foreløbig følgende emner udover de faste punkter på de kommende RMU-møder:

• Præsentation og drøftelse af sygefraværsstatistik og andre udvalgte personalestatistikker fra Personaleredegørelse 2016 (april-mødet)
• Anvendelsen af brugergrupper på indkøbsområdet - udvikling og erfaring (april-mødet)

Det blev aftalt, at der skal kommunikeres om følgende fra dagens møde:

Orientering til HMU'ene:

• Der var en temadrøftelse om stigende aktivitet, overbelægning og genindlæggelser. Der er generel høj aktivitet og særligt pres på akutte indlæggelser i øjeblikket. Der er stor fluktuation i antallet af patienter hen over året, og belægningssituationen varierer meget dynamisk og til tider uforudsigeligt. Som beskrevet i referatet arbejder hospitalerne målrettet med at forebygge og håndtere overbelægning, både lokalt på det enkelte hospital og på tværs af hospitaler og kommuner, og også sammenhængen i forhold til trivsel og arbejdsmiljø er i fokus.

• RMU blev orienteret om regnskab 2017. Planen for medarbejderinddragelse i budgettet meldes først ud senere, da den eventuelt skal tilrettes i forhold til nogle ønsker fra politikere og medarbejderrepræsentanter.

• RMU blev præsenteret for og kommenterede analysen af ressourceoptimering af serviceassistentområdet. Det forventes, at regionsrådet bliver præsenteret for rapporten 26. april 2018. Det blev aftalt at følge op på et konkret spørgsmål til de anførte beregninger.

• Der blev redegjort for sagen omkring de nye PVK'er (perifert venekateter/drop), og kommunikationen herom blev drøftet. Både medarbejderrepræsentanter og ledelsen understregede, at problemerne med implementeringen af produktet ikke tilskrives personalet.

Konklusion

Der kommunikeres til HMU'ene om de aftalte hovedbudskaber fra dagens møde.

Orienteringen om foreløbige punkter til kommende RMU-møder blev taget til efterretning.

Der er siden sidste RMU-møde 4. december 2017 sendt følgende orienteringsmails til RMU:

• Orientering om Nordisk Forum for Forflytningspris i 2017.

De nye PVK'er

Mødedeltagerne drøftede forløbet omkring de nye PKV'er, som har vist sig ikke at fungere i virkelighedens verden, herunder den kommunikation som bl.a. har fundet sted på AUH's intranet under "Ordet er frit". Jacob Stengaard Madsen gav udtryk for, at det er ærgerligt, at vi ikke fik kommunikeret tydeligt nok, at det ikke handler om medarbejdernes dygtighed.

Det blev fra medarbejderside bemærket, at spørgsmålet om vægtningen mellem økonomi og funktionalitet 60/40 står tilbage. Lederforum for Økonomi har lavet en evaluering. Fremadrettet bør vi overveje, om en besparelse på én mio. kr. er værd at gå efter i situation som denne med et produkt, der bruges af så mange. Både medarbejderrepræsentanter og ledelsen understregede, at problemerne med implementeringen af produktet ikke tilskrives personalet.

Kørselsapp

Der er lavet en kørselsapp benævnt ”midtØS-appen”. Der blev fra medarbejderside spurgt til, om det forventes, at medarbejderne benytter deres private smartphones her-til? Jørn Mørup forklarede, at det er et tilbud, som man kan vælge at benytte eller lade være. Det er ikke noget, som medarbejderne kan pålægges at bruge. Det er fortsat muligt at indberette kørsel via ØS Indsigt. midtØS-appen er implementeret i administrationen.

Den nye dataforordning

Den nye dataforordning omkring Privacy Impact Assessments beskriver indgående i for-hold til patienter, men intet i forhold til medarbejderne. Jakob Olesen bemærkede, at Koncern HR i samarbejde med Regionssekretariatet er i gang med at undersøge området. Der er forskellige hensyn i forhold til patienter og medarbejdere. RMU orienteres, når der foreligger en nærmere afklaring.

(o)

Ingen bemærkninger.