Dagsordner-referater

Ledersiden

Pernille Blach Hansen (regionsdirektør), Ole Thomsen (koncerndirektør), Anders Kjærulff (koncerndirktør), Lisbeth Holsteen Jessen (hospitalsdirektør, Regionshospitalet Horsens), Poul Michaelsen (hospitalsdirektør, Hospitalsenheden Vest), Claus Brøckner Nielsen, lægefaglig direktør, Hospitalsenhed Midt), Kim Kofod Hansen (udviklingsdirektør, Regional Udvikling), Poul Blaaberg (hospitalsdirektør, Aarhus Universitetshospital), Tina Ebler (direktør, Psykiatri og Social), Lone Winther Jensen (lægefaglig direktør, Regionshospitalet Randers), Nina D. Søndergaard (oversygeplejerske, Regionshospitalet Randers), Ditte Hughes, (afdelingschef, Koncern HR), Jørn Mørup (afdelingschef, Koncern HR), Jakob Olesen, (sekretariatschef, Koncern HR, Stab), Rachel Mortensen, (HR-konsulent, Koncern HR, Stab).

Medarbejdersiden

Anja Laursen (kredsformand, DSR), Jette Ohlsen (sektorformand, FOA, Aarhus), Karin Vestergaard (regionsformand, Dbio), Nethe Lunden (faglig sekretær, 3F), Rene Lodal Christensen (socialpædagog, Granbakken), Jette Nielsen (regionsformand, KOST), Heidi Glud Christensen (SOSU, FOA, Regionshospitalet Randers), Helle Larson (civilingeniør, IDA, Regional Udvikling), Laila Garsdal Petersen (sygeplejerske, DSR, Hospitalsenheden Vest), Jens Krag, (plejer, FOA, Psykiatri & Social), Helle Engelsen (sygeplejerske, Regionshospitalet Viborg), Jacob Preben Gøtzsche (intensivsygeplejerske, Aarhus Universitetshospital), Lene Thorbjørnsen (bioanalytiker, Dbio, Hospitalsenhed Midt), Christine Kroer Nielsen (læge, AUH), Henrik Ørskov (sygeplejerske, DSR, Psykiatri og Social), Mette Højbjerg Skjødt (lægesekretær, Regionshospitalet Viborg), Helle Maibritt Jørgensen (telefonist, Aarhus Universitetshospital), Peter Hansen (fuldmægtig, Regionshuset Viborg), Rose-Marie Mollerup (psykolog, Risskov), Kirsten Hansen (sygeplejerske, Aarhus Universitetshospital), Ole Echers (konsulent, Regionssekretariatet), Morten Krogh Christiansen (reservelæge, Regionshospitalet Horsens).

Afbud før mødet

Christina Thisted-Høeg (radiograf, RAR, Hospitalsenhed Midt),

Ledersiden

Pernille Blach Hansen (regionsdirektør), Ole Thomsen (koncerndirektør), Anders Kjærulff (koncerndirktør), Lisbeth Holsteen Jessen (hospitalsdirektør, Regionshospitalet Horsens), Poul Michaelsen (hospitalsdirektør, Hospitalsenheden Vest), Claus Brøckner Nielsen, lægefaglig direktør, Hospitalsenhed Midt), Kim Kofod Hansen (udviklingsdirektør, Regional Udvikling), Poul Blaaberg (hospitalsdirektør, Aarhus Universitetshospital), Tina Ebler (direktør, Psykiatri og Social), Lone Winther Jensen (lægefaglig direktør, Regionshospitalet Randers), Nina D. Søndergaard (oversygeplejerske, Regionshospitalet Randers), Ditte Hughes, (afdelingschef, Koncern HR), Jørn Mørup (afdelingschef, Koncern HR), Jakob Olesen, (sekretariatschef, Koncern HR, Stab), Rachel Mortensen, (HR-konsulent, Koncern HR, Stab).

Medarbejdersiden

Anja Laursen (kredsformand, DSR), Jette Ohlsen (sektorformand, FOA, Aarhus), Karin Vestergaard (regionsformand, Dbio), Nethe Lunden (faglig sekretær, 3F), Rene Lodal Christensen (socialpædagog, Granbakken), Jette Nielsen (regionsformand, KOST), Heidi Glud Christensen (SOSU, FOA, Regionshospitalet Randers), Helle Larson (civilingeniør, IDA, Regional Udvikling), Laila Garsdal Petersen (sygeplejerske, DSR, Hospitalsenheden Vest), Jens Krag, (plejer, FOA, Psykiatri & Social), Helle Engelsen (sygeplejerske, Regionshospitalet Viborg), Jacob Preben Gøtzsche (intensivsygeplejerske, Aarhus Universitetshospital), Lene Thorbjørnsen (bioanalytiker, Dbio, Hospitalsenhed Midt), Christine Kroer Nielsen (læge, AUH), Henrik Ørskov (sygeplejerske, DSR, Psykiatri og Social), Mette Højbjerg Skjødt (lægesekretær, Regionshospitalet Viborg), Helle Maibritt Jørgensen (telefonist, Aarhus Universitetshospital), Peter Hansen (fuldmægtig, Regionshuset Viborg), Rose-Marie Mollerup (psykolog, Risskov), Kirsten Hansen (sygeplejerske, Aarhus Universitetshospital), Ole Echers (konsulent, Regionssekretariatet), Morten Krogh Christiansen (reservelæge, Regionshospitalet Horsens).

Afbud 19. maj: 

Christine Kroer Nielsen (læge, AUH).

Afbud 26. maj (hvor mødet blev fortsat):

Poul Blaaberg (hospitalsdirektør, Aarhus Universitetshospital), Kim Kofod Hansen (udviklingsdirektør, Regional Udvikling), Morten Krogh Christiansen (reservelæge, Regionshospitalet Horsens), Kirsten Hansen (sygeplejerske, Aarhus Universitetshospital), Rose-Marie Mollerup (psykolog, Risskov), Laila Garsdal Petersen (sygeplejerske, DSR, Hospitalsenheden Vest), Christine Kroer Nielsen (læge, AUH), Jette Ohlsen (sektorformand, FOA, Aarhus) forlod mødet kl. kl. 13.00. 

Dagsorden godkendes.

Dagsorden godkendes.

Dagsordenen blev godkendt.  

Der blev indledningsvist drøftet en fælles udtalelse fra formandskabet i RMU.

Pernille Blach Hansen orienterede om, at formandsskabet for RMU i fællesskab har udformet en fælles udtalelse og fået offentliggjort en pressemeddelelse med fokus på retten til at ytre sig i regionen (vedlagt). Pressemeddelelsen er udsendt på baggrund af den debat og de bekymringer, der har floreret på de sociale medier og i pressen samt i de to konkrete henvendelser, som er fremsendt til bl.a. RMU.

Det fremgår bl.a. af udtalelsen, at formandskabet på baggrund af de konkrete sager vil foreslå RMU, at alle arbejdspladser i Region Midtjylland i løbet af de næste 6 måneder skal evaluere samarbejdet og dialogen i hverdagen. Det vil være oplagt, at dette kommer til at indgå som en del af den planlagte evaluering af MEDaftalen. Det foreslås, at formandskabet senere drøfter processen. Der foreslås endvidere, at der lægges op til et eventuelt fællesmøde med forretningsudvalget i juni.

Opsummering af bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

• Der blev fra både medarbejder- og ledelsesrepræsentanter bredt udtrykt opbak-ning til udtalelsen og tilfredshed med, at formandsskabet havde fået udsendt pressemeddelelsen.

• Der blev udtrykt bekymring for, om de konkret sager er udtryk for, at MEDsyste-met ikke fungerer optimalt alle steder. Vigtigheden i, at MEDsystemet også for-holder sig til henvendelser, der kommer med kort varsel, blev understreget, således at MEDsystemets styrke ikke bliver undermineret.

• Der var enighed om, at det er godt med en evaluering af MEDsystemet og få set på, hvor der eventuelt er forbedringspotentialer. Det blev endvidere tilkendegivet, at det er vigtigt, når der skal evalueres på samarbejdet, at det er tydeligt, hvad MEDsystemet kan anvendes til.

• Det blev pointeret, at det er svært at finde frem til oplysningerne om MEDsyste-met på hjemmesiden, og det vil være oplagt, at gøre det mere tilgængelig for alle, så man også på den måde kan være med til at sprede kendskabet til MED-systemets rolle.

• Der blev fremsat forslag om, at det eventuelt igen bliver drøftet, om der i regionen er behov for, at der etableres en whistleblower ordning. Hertil blev der udtrykt bred enighed om, at der ikke er ønsker om en whistleblower ordning i regionen. Sådanne ordningerne opfattes af mange som værende noget, der ikke bygger på tillid og som ikke styrker samarbejdet, hvilket er det, der arbejdes for i MEDsystemet og bredt i regionen.

• Det blev drøftet, om det foreslåede møde med forretningsudvalget burde udskydes til efter sommerferien.

Konklusion

Der vil blive iværksat en evaluering af samarbejdet og dialogen i hverdagen på regionens arbejdspladser. RMU-formandsskabet udarbejder et forslag til en procesplan.

Formandsskabet drøfter på baggrund af input fra mødedeltagerne om fællesmødet med forretningsudvalget skal afvikles i juni eller senere i evalueringsprocessen.

(Der er efterfølgende fulgt op med svar på henvendelserne til RMU og regionsrådet).

Der orienteres indledningsvist kort om status vedrørende den generelle situation omkring COVID-19. Efterfølgende vil der være dialog om, hvordan medarbejdere og ledere har oplevet den hidtidige periode med COVID-19. Mødedeltagerne bedes forud for mødet reflektere over, hvordan de har oplevet perioden, fx med hensyn til betydningen for patientforhold, arbejdsmiljø, nye arbejdsformer mv.

Direktionen vil indledningsvist give en kort orientering om status vedrørende den generelle situation omkring COVID-19 med særlig fokus på somatikken, Psykiatri og Social, præhospital, stabe og fællesfunktioner, herunder status for den gradvise øgning af aktiviteter i sundhedsvæsenet.

Efterfølgende vil der være gensidig dialog om, hvordan medarbejdere og ledere har oplevet at være en del af organisationen i den hidtidige periode med COVID-19. Mødedeltagerne bedes forud for mødet reflektere over, hvordan de har oplevet perioden fx med hensyn til betydningen for patientforhold, arbejdsmiljø, nye arbejdsformer mv.

Der kan henvises til Region Midtjyllands hjemmeside, som dagligt opdateres med bl.a. antal indlagte med COVID-19 på regionens hospitaler, antal ansatte med bekræftet COVID-19 mv: www.rm.dk

Link til læringsportal, som samler undervisningsmateriale, der understøtter kompetenceudvikling af sundhedsfagligt personale under COVID-19:
https://www.rm.dk/om-os/organisation/center-for-e-laering/kurser/hjemmedier-med-laringsindhold/covid19undervisningsmateriale

Links til Koncern HR's hjemmeside og FAQ om medarbejderforhold vedr. COVID-19:

https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/lon--og-personaleforhold/retningslinjer/medarbejderforhold-i-forbindelse-med-coronavirus/

https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/lon--og-personaleforhold/retningslinjer/medarbejderforhold-i-forbindelse-med-coronavirus/faq/   

Punktet blev udsat til et ekstraordinært møde, som efterfølgende blev afviklet 26. maj  

Behandlingen af punktet er refereret her.

Det blev indledningsvist gjort opmærksom på, at medarbejdersiden i HMU for Psykiatri og Social om formiddagen var blevet bekendt med, at der pågår en proces vedr. eventuelt fordeling af medarbejdere i administrationen og HR i forhold til den ny organisering af Psykiatri og Social. Det undrer meget, da det endnu ikke er politisk vedtaget, hvilket ønskes drøftet.

Tine Ebler forklarede, at de i samråd med bl.a. Koncern HR har valgt at opstarte proces-sen af hensyn til de berørte medarbejdere, så de ikke skal gå for længe i usikkerhed – og de forberedende processer er naturligvis med tydeligt forbehold for, at regionsrådet vedtager forslaget til en ny organisering. Det er meget længe at skulle vente med at starte processen op fra høringsmaterialet blev sendt ud indtil slutningen af juni, hvor det behandles i regionsrådet. Det har været drøftet i LMU i administrationen, som er den eneste afdeling, der bliver berørt af opsplitningen rent personalemæssigt, og det drejer sig om i størrelsesordenen 10 medarbejdere. LMU har ønsket, at processen kører nu for at minimere usikkerheden. I HMU mente nogen, at processen var forceret. Derfor har man skrevet i materialet, at adskillelsen – hvis den bliver godkendt - træder i kraft 1. juli, men med tre måneders overgangsperiode netop for ikke at forcere processen.

Det blev fra medarbejderside udtrykt stor forundring over, at emnet var på RMU-dagsordenen for en uge siden, og at ingen havde nævnt, at processen var igangsat.

Det blev endvidere fra medarbejderside bemærket, at det er vigtigt, at medarbejderne  kan få fat i deres tillidsrepræsentant og organisation, når de får at vide, hvor de fremover skal være. Det kan være vanskeligt i forcerede processer og særligt i den nuværen-de situation med COVID-19.

Pernille Blach Hansen konstaterede, at man undrer sig over den igangsatte proces, før den politiske beslutning er truffet. I stedet for at bruge hele den afsatte tid på at drøfte dette vender ledelsen tilbage til RMU med en skriftlig tilbagemelding.   

Herefter fulgte drøftelsen af COVID-19.

Direktionen orienterede indledningsvist kort om seneste nyt:

Den seneste tid har været præget af en del samarbejde med kommunerne og almen praksis omkring, hvem der skal testes, og hvad de praktiserende læger skal gøre. Hver gang Sundhedsstyrelsen har skriftet retning, har det givet anledning til nye drøftelser. Samarbejdet har været aftagende, idet de færre COVID-19-indlagte bevirker, at kommunerne skal hjemtage færre.

Værnemiddellagrene er fyldt godt op.

Der er arbejdet meget med at få etableret de hvide test-telte. Der er løbende udfordringer med at følge op på statens beslutninger om, hvem der skal testes. Længden af køer-ne til test-teltene varierer meget, men det forventes at finde et naturligt leje. I øjeblikket er der tilstrækkelig kapacitet, som beror på en kæmpe indsats fra bl.a. mikrobiologisk afdeling på Aarhus Universitetshospital. Den næste store udfordring er, hvordan vi kommer tilbage tæt på det normale niveau hvad angår almindelige akutte og planlagte patienter. I øjeblikket bruges der rigtig mange ressourcer på patienter, som kunne være COVID-19-smittede.

Herefter fulgte en drøftelse af, hvordan mødedeltagerne har oplevet den hidtidige periode med COVID-19.  

Opsummering af bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

• I forhold til genåbning, så undrer det, at man på hospitalerne kan blive indkaldt til personalemøder med 25 deltagere fra klinikken, mens man i regionshusene opfordrer til, at mange arbejder hjemme, og der er restriktioner med hensyn til at mødes.

• Det er rigtig set, at der er anlagt en forsigtighedstilgang i regionshusene, hvor der er lagt op til at de opgaver, der kan løses hjemmefra, fortsat løses på den måde. Der blev afviklet et ret stort politisk møde for 1 1/2 uge siden med den korrekte afstand og håndhygiejneforanstaltninger. Svend Ellermann-Eriksen har udtalt, at han vil være tryg ved et 20-personers møde med kritisk vigtige personer, hvis de følger reglerne om afstand og hygiejne mv.

• Betyder det, at vi igen kan få møder med fx HR-afdelingen i Regionshuset? Ja, det kan man, hvis man overholder reglerne om, hvor mange der må være i mø-delokalerne mv. Lederne i regionshusene planlægger med, at der må være ca. 1/3 af medarbejderne på arbejde med fysisk fremmøde ad gangen, så man er der på skift – også i kantinen.  

• Der har netop været afholdt møde i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling, hvor der var stor opbakning til den plan, der er lavet for at komme til-bage. Hjemmearbejde har fungeret godt, og der er virkelig blevet arbejdet meget. Der er ingen grund til at holde møder med 25, hvis det ikke er nødvendigt. Der må appelleres til, at vi også fremover vurderer, hvad der er fornuftigt.  

• Nogle steder har de, som konkret har passet covid-patienter, et stort behov for at "blive samlet op". Ikke blot individuelt, men i fællesskab med dem, som de har arbejdet sammen med under covidkrisen, da de har stået i nogle faglige meget udfordrende situationer. Der er lige fra starten blevet meldt nogle fine tilbud ud fra regionen om bl.a. debriefing. Nu hvor mange er kommet tilbage til de afdelin-ger, hvor de oprindeligt var ansat, bliver dette efterlyst igen. Måske skal der igen gøres opmærksom på nogle af de gode tilbud fra regionen, så de kan genbesøges. Der er i øvrigt gode erfaringer i regionen omkring debriefing i fællesskab med TR, MED-system, AMIR og ledelser. Der er også behov for opsamling i MED-systemet.

• Mange medarbejdere har behov for ro i forhold til at komme tilbage til en hverdag. Alle har været berørt, og alle har gjort deres bedste. Selvom intentionen har været, at flytningerne skulle ske med mest mulig medinddragelse og indflydelse, så er det ikke altid sket. Det gør, at nogle medarbejdere har været voldsomt trykket. Der er bekymring for arbejdsmiljøet, når vi nu skal til at indhente aflysningerne som følge af corona-krisen. Kan arbejdsglæden fortsat bestå? Vi er alle-rede nu presset i forhold til at få arbejdsplaner til at hænge sammen og også i forhold til at få ansat erfarne sygeplejersker.  

• Der blev udtrykt ros til hospitalsguideordningen og samarbejdet om denne. I begyndelsen var man som hospitalsguide bange for at få virus med hjem, men efterfølgende står man tilbage med en oplevelse af at have været med til at gøre en stor forskel. Forhåbentligt har vi hjulpet med til at få borgerne til at forstå budskabet om at spritte hænder og holde afstand - og forhåbentligt vil det fort-sætte.   

• Der er tilbagemeldinger fra medarbejdere om bekymring over, at hospitalsguideordningen er lukket ned. Lige pludselig kommer der rigtig mange mennesker, og de overholder ikke altid afstandskrav mv. Medarbejderne kommer til at "agere politibetjente" i venteværelserne, og det giver nogle udfordringer.  

• Der er tilbagemeldinger om, at det har været frustrerende, at retningslinjerne for brug af værnemidler ikke er blevet efterlevet på samme måde, og at der kommer forskellige tilbagemeldinger fra hygiejneorganisationer på de forskellige hospitalsenheder. Der kan også være forskellige meldinger fra den samme hygiejneorganisation på samme hospitalsenhed.

• Nogle medarbejdere er blevet rigtig presset af coronasituationen, hvilket gør, at arbejdsmiljøet også bliver presset i forhold til tolerancen og rummeligheden overfor kolleger. Nogle af vores sårbare ansatte, der selv er i risikogruppen, og som ikke arbejder i områder med risiko for smitte, oplever at få kommentarer med på vejen om, at det måske er selvforskyldt, hvis man er i risikogruppen pga højt BMI. Det er et symptom på, at arbejdsmiljøet virkelig er presset nogle steder.

• Nogle synes, at det har været rigtig spændende at få nogle nye opgaver, mens andre bare gerne vil blive ved deres sædvanelige opgaver. Uforudsigeligheden opleves af nogen som en virkelig stor belastning.

• Fælleserklæringen og forståelsen af den - frustration frem og tilbage om, hvad der gælder for Danske Regioner, og hvad der gælder for Region Midtjylland - fylder fortsat. Hvornår er det normal dagligdag, og hvornår er det ikke? Vi har forskellige synspunkter, men der er ikke tvivl om, at det frustrerer. Det, at man ved, hvad man skal og evt. stå til rådighed for, at man har mulighed for selv at byde ind, opleve sine faglige kompetencer og være så tryg som muligt, mangler fortsat. Som noget positivt kan fremhæves Regionshospitalet Horsens som et godt eksempel på, hvordan man har været i drøftelse med de ansatte individuelt og frivilligt om deres ønsker og behov, hvilket har været med til at imødekomme og forebygge mange frustrationer.  

• Alle har lært at spritte hænder og holde afstand. Ser man på bybilledet i Aarhus de seneste dage, hvor der er åbnet mere op, så er der mange eksempler på, at det hurtigt skrider. Det kunne være en god idé at fortælle og kommunikere tydeligt til vores patienter og pårørende om, hvad forventningerne er, når de kommer ind på hospitalerne.

• Det er en bekymring, vi alle deler. Vi har masser af informationsmateriale, men vi kommer ikke udenom den personlige kontakt. I arbejdsmiljøsammenhæng har vi kaldt det 3-meter-reglen. Det er vi nødt til at tage på os i forhold til patienterne. Vores personale kan om nogen stå på et fagligt fundament. Vi skal i øvrigt give rum til efterrefleksioner på hospitalerne og i de enkelte afdelinger samt i HMU og LMU'erne. Vi skal have snakket om, hvad det er vi har oplevet.  

• Er det ikke nu inden sommerferien, at vi bør se på, hvordan et eventuelt beredskab kan se ud i tilfælde af en 2. bølge, og hvem der kunne tænke sig at byde ind på opgaven? Der følger kompetenceudvikling med, og mange har sagt, at havde de bare fået lidt mere af det, så ville de bedre have kunnet klare situationen, da de stod i det.

• Hospitalerne arbejder med, hvordan vi kan gøre os klar til en 2. bølge. Vi ved ikke, om den kommer, men vi skal være forberedt på det. Med hensyn til kompetenceudvikling og -vedligeholdelse, så arbejdes der på regionalt niveau med det. Vi har også drøftelser om, hvordan vi tackler, hvis vi får en klynge af smitte et sted. På de forskellige matrikler er man i gang med at planlægge alt dette.   

• Det her er helt essentielt, og derfor er det vigtigt at komme i dialog om, hvem der har lyst til og interesse i at indgå i en eventuel 2. bølge. Da vi startede var der ingen vej udenom, men nu har vi tiden og muligheden for at involvere de ansatte og de faglige organisationer. En stor og varm opfordring til, at vi ikke bliver for firkantede i, hvad man mener at kunne. Vi ved, at vi skal stille med et beredskab på 1100 senge på landsplan.

Pernille Blach Hansen samlede afslutningsvist op på drøftelsen og takkede for input. Den uforudsigelighed, der har været de seneste måneder, har udfordret os alle. Nogle trives med spændende nye og meget udfordrende opgaver, mens andre synes, at det har været svært og meget uforudsigeligt. Ingen tvivl om, at det har været en periode, som har presset os rigtig meget. Der er også sket meget godt, og vi er lykkedes med rigtig man-ge gode ting. Der er leveret en imponerende indsats i en svær tid.

Det er rigtigt, at der er noget, som vi skal have samlet op. Der er afdelinger og medar-bejdere, som har været ramt forskelligt – nogle er slidte, andre ikke så meget. Måske er det nu, hvor man får mærket efter, at det står klart, at man har brug for hjælp. De tilbud, som Koncern HR sendte ud i starten af conorakrisen, skal genudsendes.

Retningslinjer og værnemidler har fyldt rigtig meget - og indkøb af værnemidler har været et udfordrende kardinalpunkt, både i forhold til at skaffe nok rettidigt og i forhold at blive så samstemte som muligt på tværs af afdelinger, matrikler, regioner og sektorer, så vi bruger de samme retningslinjer og værnemidler til de samme ting.

Det er godt for os alle, at der er sommerferie inden længe, for der er mange, der træn-ger til det. Vi skal have lavet nogle planer for, hvordan vi på den lange bane kommer tilbage til almindelig aktivitet og få indhentet noget af det, som vi er kommet bagud med. Hospitalsguideordningen er et rigtig godt eksempel på, at vi kan hjælpe hinanden i Region Midtjylland. Et rigtig godt initiativ, hvor mange har hjulpet. Vi må løbende holde øje med at se, hvordan det går.

Konklusion

Orienteringen om status blev taget til efterretning og det blev drøftet, hvordan medar-bejdere og ledere har oplevet den hidtidige periode med COVID-19. Erfaringer vil blive taget med i det videre arbejde og i forhold til de videre evalueringer.

Direktionen har den 19. marts 2020 sendt et forslag om en ændret organisering af psykiatri- og socialområdet i Region Midtjylland til intern høring i MED-systemet i Psykiatri og Social.

Direktionen har på baggrund af henvendelser fra medarbejderrepræsentanter i RMU besluttet, at forslaget skal drøftes i RMU.

Direktionen vil efter høringsprocessen tage stilling til forelæggelsen af forslaget til godkendelse i regionsrådet.

Direktionen har fremlagt et forslag til en ændret organisering af psykiatri- og socialområdet i Region Midtjylland, der indebærer en opdeling af Psykiatri og Social i to selvstændige driftsområder.

Det overordnede mål med forslaget er at styrke den ledelsesmæssige fokusering og særlige faglige profil på de to områder til gavn for patienter, beboere og brugere.

Etableringen af to selvstændige driftsområder vil betyde, at der opnås en højere grad af ledelsesmæssig fokusering i hvert af de to områder med henblik på bedre at kunne udvikle områderne i overensstemmelse med nye krav og muligheder til gavn for regionens borgere.

Et selvstændigt socialområde vil styrke identiteten af det regionale socialområde i Region Midtjylland internt og eksternt. Herunder bidrage til en større synlighed af området i forhold det politiske system, kommunale samarbejdspartnere mm. Den faglige ledelse på socialområdet styrkes bl.a. i forbindelse med ansættelse af en faglig vicedirektør. Socialområdet vil stå som en fagligt stærkere enhed i samarbejdet med kommunerne, hvorved indsatsen overfor de borgere, der har behov for en specialiseret social indsats, styrkes.

Et selvstændigt psykiatriområde vil intensivere arbejdet med at styrke psykiatrien i regionen og udbygge samarbejdet med kommuner, praktiserende læger og somatik med et stærkere ledelsesfokus og en tydeligere hospitalsprofil i forhold til eksterne parter.

Konkret indebærer forslaget følgende:

• Driftsområdet Psykiatri og Social nedlægges og erstattes af to nye driftsområder
  - Socialområdet i Region Midtjylland
  - Psykiatrihospitalet i Region Midtjylland

• Opdelingen får som udgangspunkt ikke betydning for antallet af psykiatriske afdelinger i psykiatrien og specialområder på socialområdet.

• Opdelingen får ikke konsekvenser for de samarbejder, der er omkring fælles patienter på tværs af psykiatrien og socialområdet. Samarbejdet med de somatiske hospitaler, kommuner og andre eksterne aktører både i forhold til psykiatri og social skal fortsætte ad den positive vej, som allerede er etableret.

• Den overordnede ledelse af Socialområdet i Region Midtjylland vil fremadrettet bestå af en socialdirektør, som referer til koncerndirektionen. Til at understøtte socialdirektøren oprettes en ny stilling som vicedirektør.  

• Socialdirektøren skal hurtigst muligt og senest seks måneder efter regionsrådets beslutning fremlægge en udviklingsplan for organisering og drift af socialområdet for direktionen med afsæt i målbilledet for Socialområdet.

• Den overordnede ledelse af Psykiatrihospitalet i Region Midtjylland vil fremadrettet varetages af en hospitalsledelse bestående af en direktør for psykiatrien, en lægefaglig direktør og en sygeplejefaglig direktør.

• Den fælles administration for Psykiatri og Social nedlægges, og der etableres to selvstændige stabe: Psykiatrihospitalets Stab og Socialområdets Stab, idet hvert driftsområde skal have sin egen administrative understøttelse for at sikre tilstrækkeligt fagligt og ledelsesmæssigt fokus.

• Der vil fortsat være en række administrative funktioner, som varetages samlet for Socialområdet og Psykiatrihospitalet af hensyn til den administrativt faglige bæredygtighed, herunder fastholdelse af særlige faglige ekspertmiljøer.

• Forslaget om etablering af to selvstændige driftsområder for henholdsvis Psykiatrihospitalet og Socialområdet er økonomisk neutralt og skal ske inden for de nuværende økonomiske rammer for Psykiatri og Social.

I forhold til MED-strukturen indebærer forslaget, at det nuværende HMU for Psykiatri og Social foreslås nedlagt og erstattet et HMU for Psykiatrihospitalet og et HMU for Socialområdet. Nedlæggelsen af det nuværende HMU for Psykiatri og Social og oprettelsen af to nye HMU'er vil i henhold til MED- og Arbejdsmiljøaftalen skulle godkendes af RMU.

Ligeledes vil LMU for administrationen for Psykiatri og Social skulle nedlægges og erstattes af et LMU for Psykiatrihospitalets Stab og et LMU for Socialområdets Stab.

Delingen af administrationen for psykiatri og Social vil få tilsvarende betydning for arbejdsmiljøorganisationen, der ligeledes vil blive opdelt i to organisationer.

Forslaget til ny organisering af Psykiatri og Social er nærmere beskrevet i det vedlagte høringsmateriale.

Høring af forslaget

Direktionen har den 19. marts 2020 sendt forslaget til intern høring i MED-systemet i Psykiatri og Social.

Der er indkommet interne høringssvar fra HMU for Psykiatri og Social og fra LMU'erne i Psykiatri og Social (vedlagt høringssvar fra HMU). Herudover er der modtaget høringssvar fra Dansk Sygeplejeråd, Socialpædagogerne Østjylland og Midt- og Vestjylland og Fag og Arbejde (vedlagt).

Direktionen har på baggrund af henvendelser fra medarbejderrepræsentanter i RMU besluttet, at forslaget skal drøftes i RMU.

Proces

Forslaget om ny organisering af psykiatri- og socialområdet i Region Midtjylland skal forelægges til politisk beslutning.

Den endelige beslutning vedrørende opdeling af Psykiatri og Social i to driftsområder forventes truffet på regionsrådets møde den 24. juni 2020.

Opdelingen kan herefter formelt træde i kraft pr. 1. juli 2020.

Der vil efterfølgende være en overgangsperiode i forhold til at få den endelige organisering af de to stabe på plads.

Såfremt forslaget om opdeling vedtages af regionsrådet vil der blive arbejdet videre med et forslag om etablering af to HMU'er, som senere vil blive forelagt for RMU.

Koncerndirektør Anders Kjærulff vil på mødet indledningsvist kort orientere om forslaget til den ændrede organisering af Psykiatri og Social.

Anders Kjærulff orienterede indledningsvist om, at der overordnet er opbakning til forslaget om den ændrede organisering af Psykiatri og Social, og at der lægges op til øget fokus på det socialfaglige arbejde. I høringssvarene fra de sundhedsfaglige organisationer er der en særlig opmærksomhed på den sundhedsfaglige tyngde, og på hvilket niveau ledelsen med den sundhedsfaglige baggrund vil indgå i den nye organisering.

Det er vigtig at få løftet det socialfaglige område. Der er opmærksomhed fra en række tilsyn (socialtilsynet, styrelsen for patientsikkerhed, arbejdstilsyn mv), og der er også opmærksomhed på det pres, mange medarbejdere oplever. Det blev understreget, at den sundhedsfaglige indsats skal være godt integreret med øget og skærpet opmærksomhed på sundhedsperspektivet – altså, at det sundhedsfaglige fokus har betydning for indsatsen på socialområdet. De seneste år har der været øget opmærksomhed på de sundhedsfaglige kompetencer, og antallet af ansatte med sundhedsfaglig baggrund er det seneste år steget med ca. 40 medarbejdere.

Bemærkninger fra Styrelsen for Patientsikkerhed, som har givet udtrykt for få eller mo-derate problemer, ændrer ikke på behovet for, at man stadig har et stærk sundhedsfag-ligt fokus.

Opsummering af bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

• Der blev fra medarbejderside givet udtryk for tilslutning til styrkelsen af socialområdet, men at der mangler en sundhedsfaglig profil i den foreslåede ledelse. De to profiler, som er skitseret, dækker ikke et sundhedsfagligt fokus. Det bør overvejes at udvide den nye socialledelse med en sundhedsfaglig leder på samme niveau, som den øvrige ledelse.

• Oplægget er ikke i tråd med de ledelsesmæssige principper, der i øvrigt er fremherskende i Region Midtjylland, om ligeværdig ledelse.

• Der blev orienteret om baggrunden for indplaceringen af den sundhedsfaglige ledelse, og at det skal ses som en vigtig udviklingsfunktion. Det blev nævnt, at man ikke helt kan sidestille den foreslåede ledelseskonstruktion med andre ledel-sesstrukturer i organisationen. Det blev i forlængelse heraf bemærket, at det ikke kun handler om at lede nedad, men om en kvalificeret ledelsesstruktur og ligeværdighed.

• Der blev udtrykt bekymring for, om det gode samarbejde på arbejdsmiljøområdet i Psykiatri og Social ville lide skade af opsplitningen i søjler. Der har været arbejdet hårdt på at binde dette samarbejde sammen. Noget risikerer at gå tabt.

• Opsplitningen medfører samlet set en større ledelse og en opdeling af administrationen. Kan det ske indenfor egne økonomiske rammer? Vil der blive tilført midler i processen, eller vil der ske personalereduktioner?

• Det blev svaret, at det er muligt at gennemføre organisationsændringen indenfor de nuværende økonomiske rammer. Der er ledige stillinger og et overhead på socialområdet, som ikke er anvendt. Hele processen har været drøftet og kommenteret i de interne samarbejdsfora, og der er ikke planer om at reducere det tværgående samarbejde.

• Det blev bemærket, at områderne  Psykiatri og Social siden regionens start har udviklet sig på en måde, så det fagligt set ikke længere vil give mening at drive dem sammen.

Konklusion

RMU drøftede forslaget om en ændret organisering af psykiatri- og socialområdet i Region Midtjylland. De bemærkninger, der fremkom på mødet om det sundhedsfaglige og ligeværdigheden i ledelse gør, at direktionen drøfter forslaget igen på baggrund af disse input – herunder gør sig flere overvejelser om fordele og ulemper ved den foreslåede ledelsesstruktur.

Direktionen drøfter en eventuel revideret ledelsesmodel og orienterer RMU-formandsskabet inden sagen behandles politisk.

Direktionen indstiller en model for organisationsændring til det politiske niveau. De bemærkninger, som er fremkommet i høringen, inkl. bemærkningerne fra RMU, går videre med indstillingen til forretningsudvalget. Det forventes at blive på mødet 24. juni 2020.

Når regionsrådet har truffet beslutning, skal der udarbejdes en model for processen om-kring tilretning af MEDsystemet. Her foreslås det fra medarbejderside at anvende modellen omtalt i et af høringssvarene. Der skitseres  et forslag, som drøftes i RMU-formandsskabet.

• Forslag til fremtidig organisering af psykiatrien og socialområdet i Region Midtjylland
• Høringssvar fra HMU for Psykiatri og Social - ny organisering i Psykiatri og Social
• Høringssvar DSR - ny organisering i Psykiatri og Social
• Høringssvar Socialpædagogerne Midtjylland og Midt- og Vestjylland - ny organisering i Psykiatri og Social
• Høringssvar, FOA

Der vil blive givet en kort orientering om status og den videre proces i forhold til budget 2020/2021, og der vil være mulighed for at komme med input.

Koncerndirektør Anders Kjærulff vil give en kort orientering om status og den videre proces i forhold til budget 2020/2021, og der vil være mulighed for at komme med foreløbige input hertil.

Anders Kjærulff orienterede kort om status og den videre proces i forhold til budget 2020/2021. Processen er i gang, og de planlagte møder fremgår af procesplanen. Der har været en god dialog i regionsrådet vedrørende budgetsynspunkter og investeringsplanen vedrørende bygninger, renovering, IT og Medicoteknik. Økonomiaftalen med regeringen forventes på plads medio juni – arbejdet er allerede godt i gang. Det foreligger endnu ikke noget om, hvordan covid-udgifter vil blive dækket.

Budgetprocessen vil følge samme plan som tidligere. Det vil blive tilstræbt at give HMU'-erne og RMU rimelige tidsfrister med hensyn til høringssvar, men det må forventes, at høringsfristerne også  i år kan blive meget pressede.

Trivselsundersøgelse og Ledelsesevaluering (TULE) samt Arbejdspladsvurdering (APV) 2018/2019 fremlægges til orientering. Som følge af den nuværende situation med COVID-19 foreslås perioden for TULE/APV ændret, så alle arbejdspladser i Region Midtjylland gennemfører i 2021. Der laves en fælles temperaturmåling med få udvalgte spørgsmål i slutningen af 2020 for at følge op på trivsel i den nuværende situation.

RMU besluttede på mødet den 29. januar 2016, at alle arbejdspladser i Region Midtjylland skal gennemføre Trivselsundersøgelse og Ledelsesevaluering (TULE) hvert andet år, og at TULE og Arbejdspladsvurdering (APV) kan gennemføres samtidigt.

TULE er gennemført i hele regionen i perioden fra september 2018 til november 2019. I samme periode er der lavet APV-kortlægning.

Der er udsendt i alt 27.510 TULE-spørgeskemaer i perioden. Svarprocenten er 71 %, hvilket er det samme som i sidste TULE-runde 2016/2017.

Der er lavet i alt 1.269 afsnitsrapporter. Desuden er der udarbejdet 145 afdelings- og hospitalsrapporter.

Der vedlægges et notat om TULE/APV 2018/2019 med fremhævelse af nogle af resultaterne.

Udsættelse af næste TULE og APV
Næste TULE og APV er planlagt til gennemførelse i hele Region Midtjylland i perioden august 2020 til juli 2021.

TULE-planlægningen på de enkelte enheder går i gang ca. ½ år før selve afviklingen – det vil sige for nogle i foråret 2020.

Da regionens arbejdspladser i foråret 2020 har oplevet en særlig belastning på baggrund af COVID-19 og den begyndende afvikling af ventelister, har direktionen besluttet, at den oprindelige plan for afvikling af TULE/APV bliver rykket.

Aarhus Universitetshospital har tidligere fået godkendt en udskydelse til perioden august til december 2021. Direktionen har i den forbindelse tilkendegivet, at Aarhus Universitetshospital skal tilbage i "rullet" med de øvrige enheder i Region Midtjylland. Ved en udsættelse til 2021 skubbes "rullet", og det opnås fremadrettet, at alle arbejdspladser gennemfører i samme år.

Valg til arbejdsmiljøorganisationen skal være afsluttet senest den 15. januar 2021, og det vurderes ikke at have betydning for udskydelsen.

Med en udskydelse vil Region Midtjylland fortsat overholde Arbejdsmiljøloven i forhold til, at APV skal gennemføres mindst hvert 3. år. Endvidere har alle mulighed for løbende at oprette en APV-sag i ArbejdsMiljøSystemet. Dertil kommer APV'er ved væsentlige ændringer af rammer/arbejdsprocesser, jf. nedenfor.

Fokus på medarbejdernes trivsel i mellemtiden

Den normale 2-årige kadence mellem undersøgelserne vil blive udvidet til 2 ½ år.

For at sikre data på trivsel i mellemperioden, har direktionen besluttet, at der skal laves en fælles temperaturmåling i slutningen af 2020 baseret på få udvalgte spørgsmål. Det forberedende arbejde pågår i øjeblikket.

Der kan i øvrigt i perioden mellem TULE afvikling arbejdes med medarbejdernes trivsel på andre måder:

I forhold til at understøtte trivsel anbefaler Koncern HR, at ledere i Region Midtjylland, indtil næste TULE/APV afvikles, fokuserer på det, man allerede gør og ved virker. Den allervigtigste faktor er her nærværende ledelse, da det sætter fokus på samarbejdet om arbejdsopgaven, og på at lykkes sammen. Løbende fokus på trivsel i den daglige dialog giver mulighed for at følge op på og understøtte trivslen.

Det vil også være muligt at følge op på trivsel gennem APV, hvor den enkelte arbejdsplads kan igangsætte en måling, ligesom den enkelte medarbejder altid vil kunne udfylde en APV i forhold til trivsel.

Endelig gøres der opmærksom på, at der skal gennemføres APV inden for de 3 første måneder efter indflytning og ibrugtagning af nye/ændrede rammer eller væsentlig ændring af arbejdsprocesser. For at understøtte dette arbejde er der udviklet forskellige enkle metoder, der kan anvendes af arbejdsmiljøgrupperne. APV-systemet anvendes til den videre sagsbehandling.

Fra det uge 22, vil der også være mulighed for lokalt at afvikle TULE spotmålinger med afsæt i egen lokal spørgeramme (afsæt i TULE-spørgsmålene, en spørgsmålsbank med supplerende trivselskategorier eller lokalt udarbejdede spørgsmål).

I forbindelse med COVID-19 har Koncern HR – i form af information pr. mail til hospitalsenhederne, RMU og på hjemmesiden – samlet forskellige muligheder for hjælp og støtte – samt gode råd. Materialet vil også være klar til brug efter tiden med COVID-19 - https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/udvikling/covid-19/

Punktet blev udsat til et ekstraordinært møde, som blev afviklet  26. maj.

Behandlingen af punktet er refereret her.

Pernille Blach Hansen henviste til resultaterne af TULE 2018/2019 i sagsfremstillingen. Arbejdspladserne er lidt i utakt med hensyn til, hvornår de afvikler TULE, og man har ledelsesmæssigt haft et ønske om at få det tilpasset, så rullet kører mere afstemt, og vi er i stand til at trække koncerntallene på et meningsfuldt tidspunkt. Direktionen har drøftet det og er kommet frem til, at det er hensigtsmæssigt at ændre kadencen, så alle arbejdspladser kører TULE i 2021.

Det er imidlertid for længe at vente med at tage temperaturen på organisationen til 2021, særligt fordi vi i foråret har været igennem situationen med COVID-19. Det foreslås derfor, at vi laver en "TULE-light" i efteråret som en mindre proces og med færre spørgsmål, så vi får "taget temperaturen" og får en aktuel status på alle arbejdspladser. I 2021 gennemføres det større TULE-forløb, så alle rammer nogenlunde det samme tidspunkt, og vi dermed kan sende landstal til Danske Regioner og trække Region Midtjylland tallene på et meningsfyldt tidspunkt.     

Opsummering af bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

• TULE-processerne har ofte været langstrakte på grund af behovet for efterfølgen-de konsulenthjælp. Vil der være nok konsulentbistand til rådighed, hvis vi alle kører i 2021?

• Ditte Hughes svarede, at der helt klart vil være konsulentbistand til rådighed, og det er aftalt i RMU, at der maksimalt må være tre måneder fra det tidspunkt, hvor man svarer på TULE til man har dialogen om resultatet, så en del handler også om planlægning. Koncern HR appellerer til, at man samtidig med planlægning af, hvornår man ønsker at gennemføre TULE også planlægger sin opfølgning. Det bør tænkes i en sammenhæng.

• Det er en god idé med en lightudgave af TULE her i efteråret. Det kan holdes op imod den fælles erklæring, som formandskabet udsendte om, at alle arbejdspladser i Region Midtjylland i løbet af de næste 6 måneder skal evaluere samarbejdet og dialogen i hverdagen. Vi kan herved se, om det ekstra fokus på samarbejde og dialog har virkning i de forskellige LMU'er og HMU'er.

• Ditte Hughes orienterede om, at der i uge 22 vil være mulighed for at afvikle en TULE-spotmåling, hvis den enkelte arbejdsplads ønsker det. Det er noget andet end TULE-lightmålingen, som skal laves i hele organisationen. Der er mulighed for at gøre begge dele. Derudover er der altid mulighed for at lave løbende APV i  de enkelte afdelinger.

• Hvis man kobler covid-situationen sammen med en TULE-light og en APV, så kan man også binde nogle sløjfer i forhold til at få gennemarbejdet, hvordan det har været i forbindelse med covid-situationen. Signalværdien i, at der skal køre en proces i efteråret er rigtig god i forhold til medarbejderne i stedet for blot at ud-sætte TULE til 2021.   

• Der blev fra Kost og Ernæringsforbundets side spurgt til, om der kan laves en ka-tegori, så deres medlemmer kan se sig selv i materialet. De står i dag blot under servicepersonale. Ditte Hughes svarede, at de valgte kategorier er aftalt tværregionalt på landsplan, så det er formentligt vanskeligt. Hun vil undersøge mulighe-derne og vende tilbage med et svar.

• Pernille Blach Hansen takkede for input og for, at deltagerne havde haft mulighed for at prioritere den ekstra time til at mødes.   

Konklusion

Orienteringen om resultaterne af TULE/APV 2018/2019 og ændring af afviklingen, så alle arbejdspladser gennemfører TULE/APV i 2021 blev taget til efterretning.

• Notat om TULE og APV
• TULE_hele_regionen_scorer_fordelt_på_køn_alder_stilling_2018-19
• Hele_regionen_19-12-2019_2018, 2019
• Regionernes-faelles-trivselsmaalingsrapport-fra-januar-2017
• Oversigt over APV-sager i hele RM - 2018-2019

Region Midtjylland har ultimo marts afsluttet samarbejdet med EG Silkeborg Data omkring implementering af EG Optima, idet regionen pt. ikke har kunnet godkende systemet til brug på grund af et antal væsentlige fejl og mangler. EG Silkeborg Data fortsætter med at levere regionens løn- og personaleadministrative system. Der skal gennemføres et fornyet udbud og indkøb af en løsning til arbejdsplanlægning. Indtil da fortsætter Region Midtjyllands arbejdspladser med at bruge "Tjenestetid".

Der vil på mødet blive givet en kort orientering om status, og hvad der skal ske fremadrettet.

Region Midtjylland måtte ultimo marts afslutte samarbejdet med EG Silkeborg Data omkring implementering af EG Optima som nyt arbejdsplanlægningssystem. Region Midtjylland har ikke kunnet godkende systemet til brug på nuværende tidspunkt, idet test af systemet har vist, at der var et antal væsentlige fejl og mangler, som var nødvendige at udbedre før systemet kunne tages i brug (bl.a. vedrørende muligheden for at bytte vagter, et højt antal klik og for lange svartider).

EG Silkeborg Data fortsætter med, som i dag, at levere regionens løn- og personaleadministrative system.  

Region Midtjylland skal gennemføre et fornyet udbud og indkøb af en løsning til arbejdsplanlægning. Indtil det nye indkøb er på plads, fortsætter Region Midtjyllands arbejdspladser med at bruge "Tjenestetid" som arbejdsplanlægningssystem.

Der er kommunikeret uddybende om ovenstående på intranettet:

http://intranet.rm.dk/kommunikation/udgivelser/midt-info/nyheder-2020/april20/implementering-af-nyt-arbejdsplanlagningssystem-skudt-til-hjorne/

Afdelingschef i Koncern HR Løn og Personale Jørn Mørup vil på mødet give en kort orientering om status, og hvad der skal ske fremadrettet.

Jørn Mørup orienterede kort om opsigelsen af kontrakten med EG Silkeborg Data vedrørende arbejdsplanlægningssystemet EG Optima.

Regionen blev stillet et fuldt udviklet system i udsigt. Men der var alt for mange fejl og mangler, og de midler, der var sat af til ændringsønsker indenfor reglerne i udbudslovgivningen, rakte ikke.

Systemet skulle have været i gang 1. januar 2020. Da det tidspunkt nærmerede sig den kontraktmæssigt grænse for at komme ud af aftalen, blev beslutningen om opsigelse af kontrakten truffet. Sikker drift har været altafgørende.

EG Silkeborg Data fortsætter med at levere regionens løn- og personaleadministrative system.

Regionen fortsætter uændret med den nuværende leverandør af vagtplansystem 'Tjene-stetid'. Indenfor den nærmeste periode indgås en ny aftale for de næste 2 år med dette system.

I den kommende periode skal der gennemføre et fornyet udbud og indkøb af arbejdsplansystem, som skal være klar til drift ultimo 2022. Det kommende udbud afgør, hvad der skal køres videre med. Det er ikke udelukket, at det kunne blive Optima. Systemet er godt – det er bare ikke tilstrækkelig færdigudviklet på nuværende tidspunkt.

Beslutningen blev anerkendt med henvisning til prioriteringen af sikker drift.

Konklusion

Orienteringen om opsigelse af kontrakt vedrørende arbejdsplanlægningssystemet EG Optima blev taget til efterretning.

• Implementering af nyt arbejdsplanlægningssystem skudt til hjørne

Der gives på mødet en kort status vedrørende anmeldelse af smitte med COVID-19.

Der kan henvises til mailen "Det er nu muligt at anmelde COVID-19 smitte via Arbejdsmiljøsystemet", som blev sendt til RMU den 29. april 2020.

Link til Region Midtjyllands hjemmeside, hvor man kan læse nærmere om anmeldelse af smitte med CIVID-19: https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/fysisk-arbejdsmiljo/arbejdsmiljo-og-covid-19/anmeldelse-af-smitte-med-covid-19-som-arbejdsskade/

Der var ikke bemærkninger til dette punkt.