Dagsordner-referater

Dagsorden og referat af RMU-mødet den 18. december 2020 godkendes.

Dagsorden godkendes og referat af det ordinære møde den 18. december 2020 godkendes. Referat af RMU-mødet er vedlagt.

Det blev aftalt, at dagsordenspunkt 7 om Arbejdsmiljøkonference 2021 skulle behandles før punkt 6 vedrørende økonomi af hensyn til økonomidirektør Mette Jensens deltagelse.

Det blev bemærket fra medarbejderside, at COVID-19 fylder meget på dagsordenerne, og at der også må være bud på nogle strategiske drøftelser i RMU i 2021. Der blev henvist til oplistningen af kommende punkter under punkt 8 samt døgnseminaret i september, hvor der er mere tid til strategiske drøftelser. Formandskabet er altid åbne for input, og der blev opfordret til at melde ind, hvis der er forslag om yderligere punkter.

Dagsorden og referat af det ordinære videomøde 18. december 2020 blev godkendt.

• RMU referat 181220 endeligt

Der gives indledningsvist en orientering om seneste nyt med hensyn til den aktuelle situation omkring COVID-19. Der vil være mulighed for at kommentere og drøfte aktuelle problemstillinger.

Direktionen orienterer indledningsvist om status vedrørende den aktuelle situationen omkring COVID-19, herunder de aktuelle smittetal, vaccination mv. Vicedirektør Ditte Hughes og vicedirektør Jørn Mørup orienterer om seneste nyt vedrørende personaleforhold. Der vil være mulighed for, at RMU på mødet kan kommentere/drøfte aktuelle problemstillinger.

Der blev holdt tre oplæg om status vedr. covid-situationen efterfulgt af spørgsmål efter hvert oplæg.

A. Aktivitet og vacciner

Aktivitet

Ole Thomsen orienterede om, at der pt. er relativt få indlagte. Det er drøftet, hvad det giver anledning til i forhold til planlagt aktivitet. Hospitalerne er forsigtige og efterlyser en prognose fra Sundhedsstyrelsen om en eventuel 3. bølge, men det er ikke muligt at få konkrete meldinger fra Sundhedsstyrelsen udover, at de tror, at en 3. bølge vil toppe i slutningen af marts. Derfor er der talt med hospitalerne om at hæve aktiviteten lidt i de kommende uger. Der tales om yderligere behandlingsgaranti den 1. marts. Det vil vi i givet fald ikke kunne leve op til, men borgerne har ret til at søge privat aktivitet.

Vacciner

Vacciner fylder meget. Mange borgere forstår ikke prioriteringerne, og oplysninger om antallet af vaccinedoser har skriftet meget. I uge 7 kommer der godt 40.000 doser til Region Midtjylland. Halvdelen af de vacciner, vi får fra uge 7, er AstraZeneca. Det er vacciner, som foreløbigt skal bruges til medarbejdere. Over de næste par uger får vi i størrelsesordenen 15.000 doser til regionalt ansatte medarbejdere, så vi kommer meget længere med at vaccinere medarbejdere de næste to uger. Pt er ca. 7.500 regionale medarbejdere vaccineret, og vi kommer op over 20.000 de næste to uger. Det er rigtig godt. Når vaccinationen af de ældste borgere er færdig træder almen praksis ud af ordningen, og så skal vi som region tage over med medarbejdere fra vaccinations-jobbanken og finde ikke-kommunale lokaliteter til det. Det bliver formentligt omkring 1. marts.

Spørgsmål og bemærkninger:

• Psykiatrien ligger på sidstepladsen i forhold til at få tildelt vacciner til frontpersonale. Kan det uddybes, hvordan man laver fordelingen på tværs af afdelinger? Fordelingen er lavet efter, hvor mange akutte patienter, man kan forvente at få pr enhed. Psykiatrien har meldt halvdelen af personalet ind som frontmedarbejdere, hvilket svarer til indmeldingen fra Regionshospitalet Randers, og det hænger ikke sammen med, hvor mange covid-patienter, man får. Det drøftes pt., om den foreliggende fordeling skal fastholdes de næste to uger, da vi til den tid er ved at have vaccineret alle relevante medarbejdere.

• Grunden til, at psykiatrien bliver lidt insisterende er, at de intet kan aflyse på deres sengeafdelinger samtidig med, at de har skullet opretholde behandlingsgarantien. Det er betryggende, at alle skulle blive vaccineret indenfor de næste to uger.

• Kommer Region Midtjylland til at lave en udmelding i forhold til kvaliteten af vacciner? Det kunne være fint med en deklaration fra Lars Østergaard eller en tilsvarende om kvaliteten af AstraZenica vaccinen. Det er vigtigt, at vi betrygger hinanden i, at vaccinen er god. Til orientering er der efterfølgende lagt info på Koncern-intranettet, jf. mail til RMU af 17. februar 2021. Der er også udsendt en pressemeddelelse om status for vaccination mod COVID-19 i uge 6.
  
  Link til Koncern-intra: http://intranet.rm.dk/kommunikation/udgivelser-og-medier/midt-info/nyheder-2021/februar21/vacciner-pa-vej-til-medarbejdere-med-patientkontakt-pa-hospitalerne/
  
  Link pressemeddelelse: https://www.rm.dk/om-os/aktuelt/nyheder/nyheder-2021/februar-21/status-for-vaccination-mod-covid-19-i-region-midtjylland-uge-6/

• Det er vigtigt at informere personalet rigtig godt om prioriteringen, og hvorfor nogen får før andre. Hvad med dem, som siger nej tak til vaccination såvel ældre som unge? Vi kan ikke gøre noget ved, hvis folk siger nej, uanset om det er borgere eller ansatte.

• AstraZenica vaccinens beskyttelse ligger på niveau med influenzavacciner og beskytter lige så godt mod indlæggelse på et hospital. Den varer formentligt længere, og det er en kendt måde, som den er produceret på. På Regionshospitalet Randers er det under 10 senge, som normalt er belagt med elektiv kirurgi, resten er akut, og vi skal fortsat behandle cancer, som vi altid har gjort.

• Vi skal vi huske, at ingen vaccine beskytter 100 pct. Der er dilemmaet med mutationer, og det vil fortsætte, indtil der kommer en balance. Influenzavacciner dækker mellem 50-70 pct., og AstraZenica vaccinen dækker 66 pct. ifølge et stort studie. Den er kun testet for personer mellem 18-55 år. Der er ingen, der får svære indlæggelseskrævende sygdom af COVID-19, når man har fået AstraZenica. Der er lidt mindre effekt for dem, som får milde til moderate symptomer, men den beskytter lige så godt mod alvorlig sygdom.

• Fantastisk, at vi netop i dag har fået at vide, at vi får så mange medarbejdere vaccineret de næste to uger.

B. Værnemidler og test

Værnemidler

Anders Kjærulff orienterede om uklarheden for brugen af værnemidler og ønsket om at få dem testet for forskellige kemikalier. Der har drøftelser herom på tværs af de fem regioner, og vi har også set på det internt i Fysisk Arbejdsmiljø, Koncern Kvalitet og Indkøb og Medicoteknik. En af udfordringerne ved at teste for kemiske stoffer er, at der er ca. 260 kemiske stoffer, man kan teste for. Det kan dermed være svært at være sikker på, at man rammer rigtigt. Den strategi, som vi benytter er at forsøge med et nyt værnemiddel, hvis det første generer (substitution).

Som resultat af etableringen af den nye Styrelse for forsyningssikkerhed bliver alle værnemidler fremadrettet indkøbt nationalt med to nationale lagre, hvorefter regioner og kommuner er forpligtet til at indkøbe derfra. Vi er meget opmærksomme på, at det kliniknære vægtes højt ved indkøb, og der er forskellige varegrupper på hylderne, så man kan lave substitution. Der er stor respekt og bekymring for de meldinger, der kommer omkring brugen af værnemidler, og Fysisk Arbejdsmiljø er dybt engageret i det.

Test

Hen i december blev der lavet et nødudbud, hvor fire leverandører, bl.a. SOS International, fik opgaven med at lave test på af borgere på plejecentre mv. Vi blev af staten pålagt et hurtigt udbud igen med start 1. februar. Det var en underleverandør til SOS International, Medicals Nordic, som havde problemer i forhold til deres datasikkerhed. Vi har haft flere runder med dem, hvor de bedyrede, at de godt kunne rette op på problemerne, men det endte ud i, at vi opsagde kontrakten 7. februar. Sideløbende har vi lavet aftale med Falck om, at de skal overtage tre regioner. Der er lavet et virkelig flot stykke arbejde af vores indkøbere, som fortjener et kæmpe skulderklap.

Spørgsmål og bemærkninger:

• Region Midtjylland skulle efter sigende være den eneste region, der har valgt at anvise, at det er den enkelte ansatte, der skal vurdere, om man kan bære maskerne i mere end tre timer modsat tidligere, hvor det var en helt klar anbefaling, at man maksimalt skulle bruge FFP3-maskerne i 3 timer. Det er særdeles uheldigt. Heldigvis forlyder det, at det ikke er sådan, at det bliver håndteret ude på arbejdspladserne. Der tilstræber man alle steder, at det maksimalt er 3 timer. Det er bare meget uheldigt, at vi har fået meldt sådan ud i vores retningslinjer. Det kan efterlade et stort individuelt pres på den enkelte, som vi som arbejdsplads bør ændre tilgang til i lighed med de andre regioner. Anders Kjærulff var ikke bekendt med dette. Det vil blive undersøgt, hvorefter der vendes tilbage til RMU.

C. Personaleforhold – vaccinerede medarbejdere og efterlønsmodtagere

Vaccinerede medarbejdere

Jørn Mørup orienterede om, at vi begynder at have medarbejdere, som har fået 1. og 2. vaccine. Det betyder imidlertid ikke, at man er "home-safe", hvis man har en nær kontakt, som er smittet. Ingen vacciner dækker 100 pct., og dernæst er det ikke afklaret, om man som vaccineret kan være smittebærer. Man er således omfattet af de samme restriktioner som hidtil. Om der kommer andre udmeldinger fra Sundhedsstyrelsen, når vi kommer længere frem i vaccinationsgraden, vides ikke.

Efterlønsmodtagere, som medvirker ved vaccination

Koncern HR har fået spørgsmål fra noget af vaccinepersonalet om, hvorvidt deres ef-terløn vil blive påvirket af, at de medvirker ved vaccinationsopgaver, og om det eventuelt er noget, som man vil kunne se bort fra, da det er led i en samfundsnyttig opgave. Vi har spurgt Styrelsen for arbejdsmarked og rekruttering. Det kan man ifølge dem ikke se bort fra, og det kan få indflydelse på de berørtes efterløn. Den enkelte skal selv være opmærksom på, hvor mange timer man må have.

Generelle spørgsmål og bemærkninger:

• Regionen har et fint tilbud om debriefing til ansatte, men der er fortsat udfordringer med at få medarbejderne til at trække på det. Der blev appelleret til, at man gør mere for at få det naturligt integreret i hverdagen. Der efterlyses fortsat udredning til det personale, som måtte være smittet med COVID-19 med hensyn til senfølger. Det er politisk, men RMU bør også efterlyse det. Det er udfordringer med håndtering af afstandskrav på de 2 meter på arbejdspladserne fx ved afvikling af frokostpauser, afstand ved rapportgivning mv.

• Der er ikke et særligt medarbejderspor omkring senfølger. De skal omkring deres egen læge og henvises til senfølgeklinikken. AUH har fået penge til en klinik, og de er gået i gang. Tilbuddet er tilgængeligt, men der er ikke et specifikt medarbejderspor.

• Enig i, at man som personale ikke kan stilles anderledes end borgerne, men husker drøftelsen om, at netop fordi der var så mange smittede frontmedarbejdere, så blev det særligt vigtigt at få presset på for udredningsmuligheder. Det er jo arbejdsgivers ansvar at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Kan vi lave et fælles pres for, at der sker mere og hurtigere?

• Forstår ærgrelse over, at der ikke sker nok. For få uger siden, var vi uklare på, om AUH kunne få nogle penge til klinikken. Almen praksis har måske også været i tvivl om, hvorvidt der er en kanal. Emnet vil blive taget med til krisestabsmøde, hvor almen praksis er med, så vi sikrer, at de ved, at tilbuddet er der. AUH er tilfreds med, at der er kommet penge, og det er kørt ganske godt i gang.

• Den systematiske registrering af potentiel arbejdsskade som følge af COVID-19 fungerer fint.
  Link til anmeldelse om smitte med COVID-19:
  https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/fysisk-arbejdsmiljo/arbejdsmiljo-og-covid-19/

• Vores mellemledergruppe er gjort opmærksom på at huske på tilbuddene fra foråret, herunder også debriefing. 2-meter reglen har været maksimalt udfordrende og er håndteret i to spor. 1) Det er sværest, når man skal spise, da man ikke kan have mundbind på. Pladserne er reduceret i spisestuerne, åbningstiden er yderligere åbnet i kantinen, der er opfordret til at holde pause på skift mv. 2) Vi laver en del konferencer mv. på video, og mange steder sidder man på kontorerne med mundbind på. Vi er ikke i tvivl om, at det er belastende at have mundbind på i mange timer. Det er det nødvendiges kunst.

• Det psykosociale beredskab tager vi med tilbage til Koncern HR for at se, hvor meget det bliver brugt, og om det eventuelt kan tænkes på en anden måde. Enig i, at det ikke bliver mindre vigtigt at passe på hinanden og have tilbud, som tiden går.

• Der er stor forskel på, hvordan man tilgår de indgåede beredskabsaftaler på hospitalerne, og det er ærgerligt. Medarbejderne snakker meget sammen på tværs, og de kan ikke forstå, at der er så stor forskel på, hvornår man vil aktivere aftalerne. TR er på overarbejde for at forklare det. Når vi har lavet en overordnet regional aftale, så undrer det, at der er så stor forskel i måden at bruge den på.

• Med hensyn til beredskabsaftalerne skal man være opmærksom på, at hospitalerne har været meget forskelligt belastet. I sidste uge stoppede beredskabsaftalen på intensiv i Horsens. Det er forskelligt, hvordan man er organiseret, og hvor stor covid-belastningen har været.

• Vi får fortsat mange tilbagemeldinger i forhold til brugen af mundbind. Særligt fordi afstandskravet på 2 meter ikke overholdes, og derfor bruger mange mundbind hele arbejdsdagen. Medarbejderne bør gøres mere opmærksomme på inspirationsportalen for arbejdsmiljø på regionens hjemmeside, da den indeholder rigtig meget god viden.

• God opmærksomhed, vi tager den med tilbage til Fysisk Arbejdsmiljø og ser, om der er yderligere vi skal supplere med af information.

Link til inspirationsportal for arbejdsmiljø: https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/fysisk-arbejdsmiljo/inspirationsportal-for-arbejdsmiljo/

Konklusion

Orienteringen om status vedrørende den aktuelle situation omkring COVID-19 blev taget til efterretning, og RMU drøftede aktuelle problemstillinger.

Sygefraværsdata viser, at der samlet set på Region Midtjyllands arbejdspladser er sket en mindre stigning i sygefraværet i 2020. I starten af 2020 faldt fraværet, men det steg igen i marts og april. Siden maj 2020 har det samlede sygefravær ligget ca. på niveau med de samme måneder i 2019. Der er sket et fald i sygefravær under 7 dage, mens sygefravær over 7 dage er steget. Der er lavet registreringer af COVID-19 relateret sygefravær, og opgørelser viser en "2. bølge", der ikke har så højt topniveau som 1. bølge, men den er mere langvarig.

Der lægges op til at de præsenterede sygefraværsdata drøftes med fokus på betydningen af COVID-19.

Mere uddybende data vedrørende sygefravær vil blive præsenteret og analyseret i Region Midtjyllands personaleredegørelse for 2020.

Der er iværksat fire store sygefraværsprojekter med støtte fra Ledelses- og kompetencereformens pulje vedr. sygefravær på offentlige arbejdspladser. RMU orienteres nærmere om projekterne og erfaringerne senere.

Sygefravær

I henhold til Region Midtjyllands overordnede sygefraværspolitik "Roller og ansvar i forbindelse med sygefravær i Region Midtjylland" skal MEDudvalg på alle niveauer mindst én gang årligt drøfte status vedrørende sygefraværsstatistik. Sygefraværspolitikken beskriver endvidere, at indsatserne for at forebygge og følge op på sygefravær er lokalt forankret og tager afsæt i de lokale politikker/retningslinjer.

Det er aftalt med RMU-formandskabet, at der på dette møde lægges op til en kort drøftelse af sygefraværets udvikling i 2020 med fokus på covid-relateret fravær.

De nyeste sygefraværsdata viser - ikke overraskende set i lyset af COVID-19 - at der set over de seneste 12 måneder, samlet set på Region Midtjyllands arbejdspladser, er sket en mindre stigning i sygefraværet. De overordnede data vedr. sygefraværets udvikling fremgår af vedlagte bilag. (Mere detaljerede sygefraværsdata for både hele regionen og hvert HMU-områder kan ses i BI Fokusrapporten om sygefravær https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/statistik-analyse-og-bi-rapporter/Fokus-sygefravaer/. Sygefraværets fordeling inden for de forskellige områder, faggrupper, alder og køn mv. præsenteres og analyseres i Region Midtjyllands personaleredegørelse for 2020).

Som det fremgår af det vedlagte bilag, var der i starten af 2020 et begyndende fald i sygefraværet, som indeholdt et fald i korttidsfraværet og en stigning i langtidsfraværet. I marts og april 2020 skete der en stigning i sygefraværet, som skal ses i sammenhæng med COVID-19-epidemien. Siden maj 2020 har det samlede sygefravær ligget ca. på niveau med de samme måneder i 2019, dog med en lille stigning i december. Der er sket et fald i det helt korte sygefravær (1-7 dage), mens alt fravær på mere end 7 dage er steget, set i forhold til fraværet 13-24 måneder tilbage. Tallene viser, at COVID-19 sygefravær primært har påvirket korttidssygefraværet, især under de to bølger. De første 3 måneder af 2020 var der en stigning i langtidsfraværet. Siden april har langtidsfraværet været på samme niveau som 2019.

Alderskategorien + 60 år har højest sygefravær. En af forklaringerne er, at tilbagetrækningsreformen medfører, at flere bliver på arbejdsmarkedet i længere tid. Mulighederne for selv at trække sig ud af arbejdsmarkedet er reduceret, idet både efterløns- og pensionsalderen gradvis er og fortsat bliver hævet, samtidig med at færre er omfattet af efterlønsordningen. Den nye lempeligere seniorpension til personer med mindre end 6 år til folkepensionsalderen, som har væsentlig nedsat arbejdsevne pga. sygdom og/eller nedslidning, benyttes i stigende grad, men vil dog oftest først komme i anvendelse efter længerevarende sygdom.

Covid-19 sygefravær i 2020

Diagrammet nedenfor omfatter registreringer af medarbejdere som er sygemeldt, fordi de er konstateret smittet med COVID-19 (eller som har været syg eller haft symptomer, hvor der er en formodning om, at det skyldes COVID-19). Diagrammet viser, at den igangværende 2. bølge i 2020 ikke nåede et så højt topniveau som 1. bølge, men at den er mere langvarig.

Tallene i diagrammet er opgjort i procent, udregnet som antallet af registrerede covid-19-sygefraværstimer i en periode divideret med summen af præsterede normtimer (fremmøde og fravær) i samme periode. COVID-19 sygefraværet indgår som en delmængde af det samlede sygefravær i Region Midtjylland (det er registreret på de samme sygefraværsårsager som øvrig sygefravær i Region Midtjylland, men tilføjet en "tjenestekodemarkering").

Hovedbudskaber fra HR-/Personalecheferne

Koncern HR og de lokale HR-/personalechefer drøfter løbende sygefraværets udvikling og de forebyggende og opfølgende tiltag, der iværksættes lokalt og regionalt i forhold hertil. I forbindelse med den seneste drøftelse i januar 2021 blev følgende generelt fremhævet:

• 2020 har været et helt atypisk år, hvor mange forhold og modsatrettede tendenser har påvirket udviklingen i sygefraværet og de opgjorte tal. Derfor skal man også være meget forsigtig med at tolke for meget på tallene og udviklingen i 2020.
• De mange covid-relaterede opgaver, ændringer af opgave-/vagttyper, stigende grad af uforudsigelighed og forsigtighedsprincipper vurderes at have medført højere sygefravær.
• Der er generelt fokus på forebyggelse af sygefravær og systematik omkring opfølgningen.

Pulje til sygefravær på offentlige arbejdspladser

Fire hospitaler, inkl. Psykiatrien og socialområdet, har søgt og fået bevilget midler til sygefraværsprojekter fra Ledelse- og kompetencereformens pulje til sygefravær på offentlige arbejdspladser. Det vil blive sikret videndeling fra projekterne på tværs af regionens arbejdspladser via eksisterende fora, som bl.a. RMU, arbejdsmiljøkoordinatorerne og HR-/personalechefkredsen. RMU orienteres senere om projekterne og erfaringerne.

Jakob Olesen orienterede om, at formandskabet har aftalt, at der på dagens møde var en kortere dialog om sygefravær end ellers med særlig fokus på COVID-19, og at RMU senere vil få præsenteret mere detaljerede tal omkring sygefravær.

Med hensyn til det samlede sygefravær for 2020 inkl. covid-fraværet, så ligger det nogenlunde på niveau med 2019. COVID-19 har naturligvis haft en stor betydning, men man skal passe på ikke at udtale sig for kategorisk om, hvad der ligger bag tallene, og hvilke tendenser der har peget i forskellig retning. COVID-19 har betydet stigende sygefravær, og omvendt har de almindelige influenzaer ikke slået igennem på samme måde i 2020. Man kan følge bølgerne med covid-relateret fravær. Der er ca. 27.000 af de ansatte, som er testet, og omkring 1.500 har været testet positive. Det fordeler sig jævnt udover hospitalerne, men ikke jævnt ud over afdelingerne. Hvor meget COVID-19 har fyldt har således været meget varierende.

Det har været drøftet, hvad gør vi for dem, der er ramt af COVID-19 både i forhold til at hjælpe dem godt tilbage og få det registreret som arbejdsskade mv. Der er stor opmærksomhed herpå også blandt HR-cheferne.

I forhold til det øvrige sygefravær var der, inden vi blev ramt af COVID-19, igangsat fire store sygefraværsprojekter, der gennemføres med støtte fra Ledelses- og kompetencereformens pulje vedrørende sygefravær. Dem vi vil vende tilbage med information om senere på året.

Spørgsmål og bemærkninger:

• Vi er fortsat meget udfordret på de ansattes alder, og vi skal have en drøftelse af livsfasepolitikken i forhold til både rekruttering og fastholdelse. Det er aftalt i formandskabet, at det skal drøftes på et senere møde.

• Vi skal være opmærksomme på, at når vi faktisk lykkes med at få medarbejderne til at blive længere, først og fremmest som følge af, at pensionsalderen udskydes, så vil der alt andet lige komme mere sygefravær i denne gruppe, da de har større risiko for at blive ramt af længerevarende sygefravær.

• Når seniorordninger nævnes, så kunne vi også interessere os for nærværet. Vi blev i Koncernledelsen orienteret om, at vores direktion i 2021 bl.a. vil have fokus på fremtidens gode arbejdsplads. Det handler om den tid, hvor vi er til stede på arbejdspladsen, og hvordan det bliver et godt og attraktivt arbejdsmiljø for os. Sygefravær er måske en negation af det, men de to dagsordener hænger alligevel tæt sammen.

• Der savnes en beskrivelse af, hvordan sygefraværet opgøres. Det vil blive tyde-liggjort i det materiale, som RMU bliver præsenteret for næste gang.

• Hvordan registreres "covid-obs" (dvs. hjemme indtil negativ test foreligger) i sygefraværsstatistikken? Hvis den ansatte har en realistisk formodning om, at sygefraværet skyldes smitte med COVID-19, så regnes sygefraværet for at opfylde kravet om uarbejdsdygtighed på grund af egen sygdom, og det opfylder kravene om dagpengerefusion fra dag 1. Dette fravær indgår i statistikken som sygefravær pga. COVID-19. Hvis det ved test bliver konstateret, at den ansatte ikke er syg pga. smitte med COVID-19, vil der fra testresultatet foreligger ikke længere være en realistisk formodning for, at sygefraværet skyldes COVID-19. Dermed vil der fra dette tidspunkt ikke længere være ret til refusion, og fra dette tidspunkt indgår det ikke længere i statistikken som COVID-19 sygefravær, men som almindelig sygefravær. I takt med, at det hurtigere og hurtigere har været muligt at få svar vedr. COVID-19-test, så formodes gråzonen mht. covid-obs fravær at være blevet mindre.

• Det kunne også være spændende med en opgørelse over, hvor mange dage de ansatte har været hjemsendt, hvis det fx er den britiske variant med 14 dages hjemsendelse. Det er covid-relateret fravær, de ansatte er bare ikke syge selv. Der vil blive set på, hvad der er muligt.

• Selvom administrative medarbejdere bliver sendt hjem i 14 dage, så arbejder de fortsat. De bør ikke tælles med i tallene over medarbejdere, der ikke kan arbejde.

Konklusion

RMU drøftede status vedrørende sygefraværet med fokus på betydningen af COVID-19. RMU får på et senere tidspunkt mere uddybende data vedrørende sygefravær og en orientering om de fire store sygefraværsprojekter.

• Overblik over sygefraværet i Region Midtjylland 2020 sammenlignet med 2019

Der orienteres på mødet om den økonomiske status i Region Midtjylland med fokus på regnskab 2020. Derudover lægges der op til, at RMU godkender forslag til proces for medarbejderinddragelse i budgetlægningen for budget 2022 (vedlagt).

Regnskab 2020

Region Midtjyllands og dermed hospitalernes økonomi har været stærkt præget af, at skulle håndtere COVID-19 i løbet af 2020. Regeringen og Danske Regioner indgik den 26. marts 2020 en aftale hvor det fremgik, at parterne var enige om, at der skulle tages de nødvendige skridt for at bekæmpe den sundhedsmæssige krise, der følger af COVID-19. Regeringen tilkendegav samtidig, at den vil sikre, at der er finansiering i regionerne til den ekstraordinære indsats til COVID-19-relaterede tiltag. Dette blev bekræftet i økonomiaftalen for 2021 mellem regeringen og Danske Regioner i juni 2020. Herudover måtte den ekstraordinære indsats med håndteringen af COVID-19 ikke fortrænge øvrige udgifter på sundhedsområdet i 2020.

Region Midtjylland har allerede fået dækket en række COVID-19 relaterede udgifter til. bl.a. testcentre, indkøb at værnemidler mv. Herudover udestår en række øvrige COVID-19 udgifter som endnu ikke er kompenseret af staten og som dermed påvirker regnskabsresultatet for 2020. Region Midtjyllands regnskabsresultat for sundhedsområdet i 2020 er et nettomerforbrug på 421,8 mio. kr. Resultatet samt fordelingen på de forskellige områder er vist i nedenstående tabel.

Økonomistyringen i 2020 har været udfordret som følge af COVID-19. For at sikre den bedst mulige økonomistyring blev hospitalernes budgetter tilpasset i forbindelse med økonomirapporteringen pr. 31. august 2020, således at hospitalernes forventede afvigelse pr. 31. august (mer- eller mindreforbrug) blev overført til kommende år. Derudover er der er i årets løb givet tillægsbevillinger til afholdelse af hospitalernes COVID-19 udgifter, der er baseret på bedste skøn. Niveauet er behæftet med usikkerhed, bl.a. fordi udviklingen i pandemien for resten af året ikke var kendt ved tildelingen af bevillingerne. På baggrund heraf er overførselssagen 2020-2021 og frem for hospitalerne (med enkelte undtagelser) i praksis gennemført, og det forudsættes således, at hospitalernes afvigelser i regnskab 2020 er ændringer i hospitalernes nettomerudgifter til COVID-19. Der kan både være tale om ændringer i de direkte COVID-19 relaterede udgifter og ændringer i hospitalets almindelige drift som følge af udviklingen i COVID-19 - herunder regeringens nedlukning af samfundet.

Tillægsbevillingerne til afholdelse af hospitalernes COVID-19 udgifter er afholdt fra en pulje under fællesudgifter og -indtægter og er forklaringen på områdets merforbrug. Derudover er der en række mer- og mindreforbrug af varierende størrelse på de enkelte områder under fællesudgifter og -indtægter. Der er bl.a. mindreforbrug vedr. Hospitalsmedicin, bløderpatienter og respiratorbehandling i eget hjem, mens der er medforbrug vedr. Samhandel og behandling på privathospitaler.

Praksissektoren har et mindreforbrug primært pga. reduceret aktivitet som følge af COVID-19, mens der er et merforbrug på tilskudsmedicin. Merforbruget på tilskudsmedicin svarer ca. til det der har været forventet og indarbejdet i økonomirapporteringen pr. 31. oktober som følge af stigende priser og mængder på den udleverede medicin.

Merforbruget på servicefunktioner skyldes primært indkøb af medicin til lager samt indkøb af værnemidler.

Proces for medarbejderinddragelse i forbindelse med budget 2022

Der lægges op til, at RMU godkender forslag til processen for medarbejderinddragelse i budgetlægningen som beskrevet i vedlagte procesplan for behandling af budget 2022. Processen for medarbejderinddragelse er fastholdt fra budget 2021. Der tages forbehold for regionsrådets godkendelse af forslag til tidsplan for dialog og inddragelse af MED-systemet. Regionsrådet behandler forslag til processen for medarbejderinddragelse i forbindelse med den politiske budgetvejledning på regionsrådsmødet i marts 2021.

Økonomidirektør Mette Jensen præsenterede kort den økonomiske status for regionen med fokus på regnskab 2020. Det udgiftsbaserede regnskab for sundhedsområdet viser et merforbrug på 422 mio. kr. Det ville normalt være meget bekymrende, men 2020 var et helt særligt år på grund af COVID-19. Budgetloven er sat ud af spil, så der er ingen "straf" på vej til regionerne.

Regnskabsresultatet for de enkelte hospitaler viser i år ikke så klart et billede, idet hospitalerne har fået bevilget midler både til at håndtere COVID-19 og den udskudte aktivitet, der på et tidspunkt var mulighed for at tage ind. Derudover har de haft mulighed for at give en vurdering af, hvad der ville komme af periodeforskydninger, og de penge er blevet overført. Hospitalernes resultat hænger således tæt sammen med vores bundlinjeresultat. Det har været en samlet opgave som region at komme igennem 2020 på fornuftig vis.

Ser vi på alle COVID-19 udgifter har vi brugt 1,43 mia. kr. Der er lagt mange skøn ind, da man ikke laver minut-registrering af, hvornår man passer henholdsvis en covid- og en "almindelig" patient. Vi har allerede fået 698 mio. kr. fra staten. Tilbage mangler vi 773,8 mio. kr. Staten vil kompensere os for nettomerudgifter. Vi må forvente, at staten modregner områder med mindreudgifter, når vi skal have de sidste penge. Det er ikke fastlagt, hvornår vi får de sidste penge, men det er sandsynligt, at det senest bliver ved økonomiforhandlingerne. Det er heller ikke fastlagt, hvordan vi bliver kompenseret i 2021, men det forlyder, at det vil blive på samme måde som i 2020.

Regnskabsresultatet for de tre områder er kort fortalt, at sundhedsområdet har et samlet merforbrug -421,8 mio. kr. Socialområdet kommer ud med et mindreforbrug 1,9 mio. kr. inkl. feriepenge, og Regional Udvikling har et merforbrug på -0,2 mio. kr.

Mette Jensen redegjorde herefter for forslag til proces for medarbejderinddragelse i budgetlægningen for 2022, som til forveksling ligner processen for 2021. RMU og HMU skulle have de samme muligheder for at afgive bemærkninger til budgettet, som de plejer.

De slides, som Mette Jensen brugte i forbindelse med præsentationen, er vedlagt som bilag.

Opsummering af bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

• På socialområdet står der noget om feriepenge. Hvad betyder feriepenge i for-hold til de øvrige områder? Feriepenge står ved socialområdet, fordi socialområdet skal gå i nul, og feriepenge derfor skal indregnes i taksterne. Da regionerne blev dannet, havde vi en forventning om, at feriepengene ville gå i nul over tid på socialområdet, men det har de vist sig ikke helt at gøre. Med den seneste ændring med feriepengene er det et fokusområde, som der skal ses på. Det er derfor vi er tydelige med, hvornår vi taler om inklusiv og eksklusiv feriepengene.
  
  Feriepengene fungerer ved, at der henholdsvis hensættes midler, mens den enkelte medarbejder optjener ferie og frigives midler, når medarbejderen holder ferie. Da der kan være udsving i eksempelvis, hvor meget ferie der bliver afholdt i de enkelte regnskabsår, eller medarbejdere der rejser og derfor skal have feriekort udbetalt, kan regnskabsresultatet variere fra år til år. I forbindelse med indefrysningen af feriepenge har der været en ekstraordinær stor regnskabspåvirkning i 2020 på feriepengene.

• Det er svært at se, hvordan det skal være fysisk muligt for RMU at lave supplerende høringssvar med den nuværende tidsplan for høringsprocessen. Det er desuden svært at forberede sig til RMU-mødet og stille kvalificerede spørgsmål til økonomi ud fra de vedlagte bilag. Det er for lidt materiale, der kommer ud med dagsordenen. Med hensyn til for lidt materiale, så er spritnyt. Det blev først færdiggjort i fredags, og der kan godt komme ændringer, hvis revisionen finder fejl. Det er en mulighed, at regnskabet kan komme på RMU, når det forelægges regionsrådet, hvor vi har flere forklaringer og mere materiale. Mette Jensen ville gå tilbage og se, om der evt. kunne findes lidt mere tid i forhold til afgivelse af supplerende høringssvar. Fristen for supplerende høringssvar fra medarbejdersiden i RMU er efterfølgende rykket fra den 1. september kl. 12.00 til den 3. september kl. 12.00.

• Det er svært at gennemskue "covid-pengene". De aftaler, der er indgået på tværs af regionerne i forhold til 2020, 2021 og beredskabsaftaler, er udgifterne hertil regnet med eller ej? Det er også svært at gennemskue resultatet for hospitalerne. Hvordan og hvor registreres lønningerne, og er de med i disse beløb? Alt tælles med i de 1,4 mia. kr. – også hvad vi har købt ind til lager og de andre regioner. Vi har fået refunderet 658 mio. kr. fra staten. I de 773,8 mio. kr., som det har kostet Region Midtjylland, indgår også lønkroner, værnemidler mv. Nogle hospitaler ser ud til at gå i nul, men man skal huske, at alle hospitaler har fået ekstra penge tildelt ud fra deres forventning om, hvad COVID-19 ville koste. Det var i efteråret, og dengang kunne ingen forudsige, hvordan covid ville udvikle sig resten af året. Derfor bør det ses under et. Alle lønkroner er registret på de enkelte hospitaler, og det er forsøgt at skønne, hvor mange af lønkronerne, der er gået til covid.

• Er det I forventer at få retur fra staten de 422 mio. kr. eller de godt 773,8 mio. kr.? I forhold til tilskudsmedicin står der i dagsordensteksten, at der har været forventet stigende medicinpriser, men det står der ikke i den korrigerede tabel. Kan det ikke forudsiges lidt bedre, det er jo en stor post på 70 mio. kr.? Vi regner med at få de netto 422 mio. kr. i kompensation fra staten. Tilskudsmedicin har en stor afvigelse på 69 mio. kr., hvilket vi godt har kunnet se, som året er gået. Vi kunne godt have rettet op undervejs, men det ville sløre økonomistyringen, når regnskabsresultatet gøres op, og så ville det være svært at sige, hvad afvigelsen er udtryk for. Vi har vidst det og samlet penge sammen undervejs. Det står på kontoren fællesudgifter og indtægter. På den måde er der lidt teknik bag tallene.

• Kan de penge, som vi har sparet på vores Arbejdsmiljøkonference i 2020 bruges på noget andet, fx at AMIR'er får iPads? De midler vil indgå i afregningen til staten. I kompensationssammenhæng er det ligegyldigt, hvordan vi har placeret vores budgetpenge. Det er i forhold til vores samlede økonomiramme holdt op imod alle de penge vi har brugt, at staten vil kompensere os.

Konklusion

Orienteringen om den økonomiske status blev taget til efterretning. Der ses på tidsplanen for medarbejderinddragelse igen, og næstformandskabet kontaktes med hensyn til at få den endelig på plads.

Fristen for supplerende høringssvar fra medarbejdersiden i RMU er efterfølgende rykket fra den 1. september kl. 12.00 til den 3. september kl. 12.00.

• Forslag til tidsplan for dialog og inddragelse af MED systemet
• Plancher medarbejderinddragelse budget 2022
• Plancher vedr. regnskab 2020 og proces for medarbejderinddragelse budget 2022 v/Mette Jensen

Arbejdsmiljøkonferencen 2020 blev på grund af COVID-19 erstattet af "Inspirationsportal for Arbejdsmiljø".

Arbejdsmiljøkonference 2021 er i planlægningsfasen, og der lægges op til, at den skal planlægges som et digitalt arrangement.

"Inspirationsportal for Arbejdsmiljø", som på grund af COVID-19 trådte i stedet for den fysiske arbejdsmiljøkonference i 2020, er blevet positivt evalueret, og der er stadig aktivitet på portalen.

På baggrund af den aktuelle situation med COVID-19 lægges der op til, at en arbejdsmiljøkonference med fysisk fremmøde i 2021 skal erstattes af et digitalt arrangement. Erfaringer med deltagelse i digitale konferencer i 2020 viser, at et arrangement med fysisk fremmøde bliver en succes ud fra kriterier, som ikke kan overføres 1:1 til et digitalt arrangement. Der er gode erfaringer med at afholde digitale events omhandlende arbejdsmiljø i for eksempel Region Nordjylland og Hospitalsenheden Vest. I 2020 blev Innovationsdagen i Region Midtjylland ligeledes afholdt digitalt med succes. Der er således flere erfaringer at trække på og lade sig inspirere af i forhold til at afholde et digitalt arrangement i stedet for en arbejdsmiljøkonference med fysisk fremmøde i 2021.

Koncern HR, Arbejdsmiljø foreslår, at to medlemmer fra RMU deltager i et indledende møde medio februar for at bidrage til at afstemme retning for indhold og form af et arbejdsmiljøarrangement i 2021.

Pernille Blach Hansen orienterede om, at RMU-formandskabet var blevet enige om at lægge op til en digital arbejdsmiljøkonferencen i 2021. På ledelsessidens formøde var der lidt delte meninger om, hvorvidt det er en god eller dårlig idé, så det ville være fint med en drøftelse heraf på mødet.

Opsummering af bemærkninger og spørgsmål fra mødedeltagerne:

• Der var også forskellige indspark på medarbejdersidens formøde. Der er ingen tvivl om, at det at have en arbejdsmiljøkonference er en begivenhed, som arbejdsmiljøorganisationen på tværs af regionen ser meget frem til. En balance mellem at mødes, høre oplæg og have fælles læring af at være i samme rum. Vi har lært meget godt af at holde videomøder og være digitale, men en arbejdsmiljøkonference, hvor der er tale om en fælles læring, det egner den digitale platform sig ikke til. Det sundhedsmæssige forsvarlige i at mødes fysisk skal naturligvis være helt på plads. Vi taler om en konference den 14. oktober, og begynder vi allerede de næste 14 dage at se ind i muligheder for, at personalet begynder at kunne blive vaccineret, så er det voldsomt allerede nu at lægge os fast på en digital arbejdsmiljøkonference. Et forslag kunne være at lave en plan A) med en fysisk konference, og hvis det ikke kan lade sig gøre, en plan B) med en digital konference. Hvis vi ender med plan B), bør vi sikre os, at vi på tværs af Region Midtjylland reelt har mulighed til at deltage på den elektroniske platform. Mange arbejdsmiljøgrupper har i dagligdagen ikke mulighed for at træde ind i den digitale verden.

• En digital konference kan være ok for RMU og HMU'erne, men vores AMIR-kolleger i klinikken har ikke adgang til "rooms". Bekymring er, at vi reelt kommer til at afskære mange for at være med. Vi kan heller ikke lave workshops. Der er således mange udfordringer med at lave det digitalt. I øvrigt er man ikke er så let at kalde på arbejde, når man sidder i bussen på vej til Herning, som hvis man sidder i et rum ved siden af. Som AMIR oplever vi lige nu, at planlægning med en dag om arbejdsmiljø hurtigt bliver skubbet til side, hvis der er mange patienter på afdelingen.

• Hvis det bliver en virtuel arbejdsmiljøkonference, må vi ligge til grund for den resterende debat på indeværende møde, at der skal findes en løsning, så alle medarbejdere kan deltage enten på enkeltskærm eller sammen med nogen. Det kan blive besværligt med workshops, men det må vi finde ud af.

• Medarbejdersiden har udpeget Kirsten Hansen og Ole Echers til at deltage i arbejdsgruppens indledende planlægningsmøde. Hvis det bliver en digital arbejdsmiljøkonference, foreslås det, at det ikke nødvendigvis bliver i "rooms". Der er erfaring med afvikling af digitale konferencer og grupperum i DSR med mange deltagere, hvilket Kirsten Hansen kan bringe med ind i arbejdsgruppen.

• Erfaringerne fra Hospitalsenhedens Vests arbejdsmiljødag i november, som blev gennemførte virtuelt, er rigtig gode. Det skyldes, at vi mødtes i vores lokale arbejdsmiljøgrupper, og ikke sad enkeltvist. Hvis vi tilgår konferencen som enkeltindivider, så er der ingen fælles refleksioner, og så forsvinder viden fra dagen som dug for solen. Hvis man derimod sidder sammen er der mulighed for at drøfte, hvordan man vil omsætte det i en lokal praksis. Hvis det bliver en virtuel konference, kræver det nøje overvejelser om pædagogik og didaktik, og hvordan man konkret organiserer sig.

• Det er vigtigt at afholde en arbejdsmiljøkonference, og en fysisk konference er langt at foretrække. Hvor lang tid kan vi skyde beslutningen? Kan vi fx skyde det en måned, hvor vi evt. har lidt bedre overblik over, hvordan situationen ser ud?

• Pernille Blach Hansen konstaterede, at hun selv sad med samme tanke. Hvad er vores bagkant i forhold til at beslutte, om det skal være en fysisk eller virtuel konference for stadig at kunne få noget planlagt ordentligt. Kan vi starte med at forholde os til indhold og lægge os fast på den endelig form, når vi er kommet lidt længere hen?

• Jakob Olesen svarede, at han ikke kunne udtale sig kategorisk i forhold til planlægning af konferencen, men tænker, at der må være lidt snor i forhold til formen. Vi må tage det med tilbage og konstatere, at der er nedsat en arbejdsgruppe, vi hører de perspektiver, der er bragt op på mødet og ser, om vi ikke kan købe os lidt mere tid i forhold til formen.

• Vi har ikke forholdt os til indhold, men det ville være mærkeligt, hvis covid ikke komme til at fylde på en eller anden måde. Det, at vi har været tvunget ind i nye måder at arbejde på, og hvad det har gjort ved vores arbejdsmiljø. Det bliver en arbejdsform, som vi kommer til at tage med ind i fremtiden. Gad vide, om det i sig selv kunne være et selvstændigt tema – at det gør noget ved vores måde at være sammen på og vores arbejdsmiljø?

• Pernille Blach Hansen samlede herefter op på drøftelsen. Stemningen er, at flest har udtrykt, at de gerne vil have en fysisk arbejdsmiljøkonference i 2021, hvis det er muligt. Vi forsøger at trække den endelige beslutning med henblik på, om det skal være fysisk eller virtuelt og ser, hvor meget tid, som vi kan købe os. Vi sætter arbejdsgruppen i gang med at drøfte indhold - eller hvad det giver mening, at de begynder at drøfte, og så ser vi, om vi kan vente til et senere RMU-møde med en endelig beslutning. Hvis det ikke kan lade sig gøre, var der tilslutning til, at RMU-formandskabet træffer beslutning.

Konklusion

Kirsten Hansen og Ole Echers blev udpeget til at deltage som RMU-medlemmer i arbejdsgruppens indledende planlægningsmøde om arbejdsmiljøkonferencen i 2021. Beslutningen om formen – fysisk eller virtuel konference – forsøges udskudt. Hvis det ikke kan lade sig gøre, træffer RMU-formandskabet beslutning.

Mødeafviklingen drøftes med henblik på videreformidling af relevante informationer fra mødet til HMU´erne mv. De foreløbige punkter til kommende RMU-møder er oplistet i sagsfremstillingen.

Det drøftes, hvilke informationer fra mødet RMU ønsker at videreformidle til HMU´erne, MidtNyt mv.

Der foreligger foreløbigt følgende forslag til emner/dagsordenspunkter til de kommende RMU-møder:

• Status vedrørende vakancer og flere sygeplejersker (april-mødet)
• Evaluering af dialog og samarbejde - opsamling på tilbagemeldinger fra HMU'erne mv (april-mødet/når vi igen kan mødes fysisk)
• Resultat af Trivselsmåling efter året 2020 (april-mødet/når vi igen kan mødes fysisk)
• Delpolitik om vold, krænkende handlinger herunder seksuel chikane og sexisme (april-mødet/når vi igen kan mødes fysisk)
• Lokal udmøntning af infektionshygiejniske tiltag på rengøringsområdet i forbindelse med COVID-19 (april-mødet/når vi igen kan mødes fysisk)
• Status vedrørende indgåelse af senioraftaler (døgnseminar 2021)
• Temadrøftelse om psykiatrien (forslag til døgnseminar 2020, som blev aflyst)
• RMU's rolle i forhold til arbejdsmiljøindsatsen (forslag til døgnseminar 2020, som blev aflyst)
• Eventuel temadrøftelse om god ledelse inkl. faglig ledelse (forslag til døgnseminar 2020, som blev aflyst)
• Udvalgte temaer vedr. transformation af sundhedsvæsenet

Emner til kommende møder opdateres løbende i RMU's opgaveoversigt.

Der kommunikeres om følgende fra dagens møde:

• Der blev orienteret om, at der er mange vacciner på vej til vaccination af ansatte i løbet af de kommende uger. Der blev henvist til info på portalen på hjemmesiden om brug af mundbind, tilbud om debriefing mv. Der blev ligeledes henvist til registrering af arbejdsskade som følge af COVID-19 og tilbud fra klinikken på AUH vedrørende senfølger.
  
  Link til inspirationsportal for arbejdsmiljø/COVID-19:
  https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/fysisk-arbejdsmiljo/inspirationsportal-for-arbejdsmiljo/covid-19/
  
  Link til brug af værnemidler (mundbind) og anmeldelse om smitte med COVID-19:
  https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/fysisk-arbejdsmiljo/arbejdsmiljo-og-covid-19/
  
  Link til psykologisk førstehjælp, debriefing og defusing:
  https://www.rm.dk/om-os/organisation/koncern-hr/uddannelse-udvikling-og-arbejdsmiljo/udvikling/covid-19/krisehandtering-i-forbindelse-med-covid-19/

• Der blev nedsat en arbejdsgruppe vedrørende Arbejdsmiljøkonference 2021, der skal drøfte indhold og form. RMU tager på et senere tidspunkt beslutning om konferencens form.

• Der blev gennemgået og orienteret om forventningerne til regnskab 2020 og forventningerne til refusion fra staten medhensyn til covid-relaterede udgifter (plancher er vedlagt som bilag). De endelige og mere detaljerede regnskabstal vil blive præsenteret for regionsrådet senere.

• Forslag til tidsplan for dialog og inddragelse af MEDsystemet i budgetprocessen blev drøftet. Der vil blive forsøgt at få lidt mere tid til, at medarbejdersiden i RMU kan lave et eventuelt supplerende høringssvar i forlængelse af, at HMU-høringssvarene er kommet ind. Fristen for supplerende høringssvar fra medarbejdersiden i RMU er efterfølgende rykket fra den 1. september kl. 12.00 til den 3. september kl. 12.00.

• Valg af nye MEDudvalg træder i kraft pr. 1. april. Der blev takket for indsatsen og samarbejdet i denne valgperiode.

Konklusion

Der kommunikeres til HMU'erne om hovedbudskaber fra dagens møde. Orienteringen om foreløbige punkter til kommende RMU-møder blev taget til efterretning.

• Mødeplan RMU 2021

Fra medarbejderside blev det oplyst, at de anbefaler Peder Bang, Regional Udvikling, TR for DJØF og 2. næstformand for HMU for fællesfunktioner, som MEDunderviser til MEDuddannelsen.